Интеграция почты и телефонии для отдела продаж ЭГРИ
О компании – заказчике проекта
Компания ЭГРИ –производитель корпоративной символики от буклетов до индивидуальных настольных бизнес-игр с 1992 года. Начинали как генподрядчик по созданию полиграфической продукции. С ростом оборотов и расширением рынка сбыта, дополнительно открыли рекламное агентство. Увеличивалось количество заказов, и появилась потребность внедрения CRM-системы для оптимизации коммуникаций с клиентами и контроля работы менеджеров. Заказчик выбрал Битрикс24 в качестве основной платформы, т.к. устроил функционал и стоимость тарифа.
Первоначальное внедрение портала компания ЭГРИ заказала у сторонней организации. Базовые настройки выполнены, и отношения с подрядчиком не продлились. Это частый сценарий работы небольших проектов. Многие не учитывают, что Битрикс24 нельзя настроить окончательно, это процессное состояние. Даже в малом бизнесе со временем потребуются дополнительные изменения. Меняется компания – должны меняться и процессы в портале.
Ранее через нашу компанию ЭГРИ приобретали тариф Проект+ и решили обратиться к нам за решением новых задач по порталу. Четкого технического задания на момент обращения не было, поэтому выбрали один из тарифов дополнительной услуги технической поддержки портала. В рамках него мы выполняем любые работы по Битрикс24 (настройки, консультации, автоматизации) согласно установленному объему часов, входящих в тариф.
Заказчик хотел оптимизировать процессы по работе с клиентами для повышения ключевых показателей компании:
- Нет интеграции с почтовым сервисом – письма не сохраняются в портале, история переписки с клиентом не учитывается, новые заказы заносятся в CRM в ручном режиме. Все это приводит к лишней трате времени на ручное внесение информации менеджерами, а также периодическим ошибкам ввода данных. Теряются важные контакты. Для решения проблемы требовалась интеграция 4 почтовых ящиков менеджеров отдела продаж.
- Есть задачи, которые хочется решить с помощью системы Битрикс24, но не хватает знаний для реализации. Требуется консультация и обучение по возможностям Битрикс24.
- Необходима дополнительная настройка телефонии для удаленных сотрудников, аналогично менеджерам в офисе.
Главная задача всех изменений для данного заказчика – задействовать больше инструментов Битрикс24, что позволит:
- удобно работать отделу продаж в CRM с минимальными финансовыми вложениями,
- улучшить коммуникацию с клиентами, чтобы сократить период ведения сделки – делать продажи быстрее.
Подключение почтового ящика Gmail к Битрикс24
Для начала требовалось подключить к порталу почтовые ящики 4-х сотрудников. Выполнение задачи осложнилось тем, что рабочая почта создана в Google, и при попытке подключения возникала ошибка авторизации.
Эта проблема характерна только для почты Gmail. Есть несколько способов ее решения. Мы использовали вариант с разрешением доступа приложению Битрикс24 к аккаунту на Gmail. Для этого выполняли вход от каждого сотрудника и делали соответствующую правку.
После выдачи необходимых разрешений, специалистами Google проводится проверка на их корректность и безопасность для данных пользователя, что обычно занимает до 24-х часов. В нашем случае проверка прошла успешно и нужный результат был достигнут. Заказчик получил работающую интеграцию с запрашиваемыми почтовыми ящиками. Теперь вся переписка с клиентами ЭГРИ собирается в CRM, и больше нет потери информации из-за неучтенного письма.
Настройка прав пользователей
Так как в компании ЭГРИ Битрикс24 планировался только для использования отделом продаж, то и система распределения прав несложная, заняла меньше часа. Также заказчик проекта попросил обучить его работе с настройками для дальнейшей самостоятельной реализации. Наша техподдержка провела необходимое обучение куратора портала, рассказала всё о логике предоставления прав и используемых инструментах. При необходимости заказчик сам может перенастроить права доступа для сотрудников, т.к. теперь располагает нужными навыками.
Дополнительные знания позволяют не зависеть от третьих лиц при настройке системы в случае смены сотрудников или изменения штатного расписания. Данная опция ценна не только для текущего заказчика, но и для всех, кто хочет получить максимум полезных знаний по работе с Битрикс24.
Настройка телефонии Bitrix24
Следующий блок - настройка телефонии для работы со входящими и исходящими звонками. Заказчиком проекта принято решение арендовать номер у Битрикс24. Это не сложная процедура, в ходе которой выкупается номер, и подаются документы согласно заявленному перечню. В данном случае заказчик полностью поручил нам проведение необходимых работ. Суммарно работы по настройке телефонии были реализованы в течение одного рабочего дня, и включали в себя сбор всех необходимых документов, отправку их разработчику.
Далее совместно с заказчиком мы отработали и перепроверили возможные сценарии входящего и исходящего звонка. Выполненные настройки приняты без корректировок. Теперь телефония работает согласно задуманному заказчиком сценарию, все переговоры заносятся в историю работы с клиентом. Контролировать удаленных сотрудников стало проще и удобнее.
Оставалась еще одна нерешенная проблема, которая осложняла работу менеджеров. Пользователи жаловались на низкую скорость работы через десктопное приложение Битрикс24. Оперативная проверка наших IT-специалистов показала следующее: на ноутбуках сотрудников установлено много лишних приложений, работающих в фоновом режиме и снижающих общую производительность компьютеров. Это в свою очередь сказывалось не только на работе с Битрикс24, но и других необходимых программах.
Мы провели ряд работ по очистке всех ноутбуков заказчика через удаленное подключение к рабочему столу каждого сотрудника, что помогло улучшить общую производительность компьютеров менеджеров ЭГРИ. За счет ускорения времени отклика от всех рабочих программ, общие показатели отдела стали гораздо выше:
- скорость работы менеджеров увеличилась в 2 раза, они успевают обработать больше запросов от клиентов,
- среднее время ведения сделки сократилось на 30% т.к. не нужно тратить ресурсы на поиск информации по сделке - вся переписка и звонки хранятся в карточки сущности.
В завершении работ провели подробную демонстрацию настроек и ответили на вопросы по порталу.
Достигнутые результаты
Работы, проведенные для заказчика проекта ЭГРИ, повысили общую эффективность использования портала Битрикс24:
- история переписки и звонки теперь отражаются в карточках контакта и сделки - хронология взаимоотношений прозрачная, сделку легко можно передать коллеге;
- администратор портала может вносить типовые изменения настроек самостоятельно, что повышает общую скорость принятия решений;
- скорость работы менеджеров увеличилась в 2 раза за счет улучшенной работы компьютеров персональных компьютеров;
- скорость обработки сделки выросла на 30%.
