Обучение и автоматизация для компании ФЛОУПРО

О компании и её целях в Битрикс

Компания ФЛОУПРО с 2005 года – официальный представитель мировых производителей насосного оборудования для промышленных предприятий. Поставляют различные виды насосов, фильтрационного оборудования, перемешивающих устройств и комплектующих. Оказывают помощь в подборе оборудования.

Количество офисов: 1 офис в г. Москве
Число сотрудников, работающих в Битрикс24: 6
Тип лицензии Битрикс24: облачная версия – тариф CRM+

В августе 2019 года к нам обратился Генеральный директор компании ФЛОУПРО. В компании были сложности контроля рабочего процесса в период его командировок. Требовалась помощь с покупкой и настройкой инструмента, который поможет:

1. Собирать отчетность по текущему состоянию продаж в любой момент рабочего времени.
2. Наладить коммуникации между менеджерами и клиентами в одном рабочем пространстве с фиксацией диалогов.
3. Автоматизировать важные участки рабочего процесса внутри компании.

После предварительного диалога остановились на покупке тарифа CRM+, подходящего по количеству пользователей и набору включенных в него инструментов. Далее перешли к настройкам. Руководитель ФЛОУПРО попросил нас о профильном обучении их администратора портала для самостоятельных изменений в системе, включающих:

• интеграцию почты
• подключение телефонии
• настройку полей в карточке
• добавление шаблонов документов
• настройку прав
• изменение настроек карточки сделки в канбане

Из задач, которые вынесли для реализации специалистами ПУСК, остались:

1. Обучение
2. Отчеты по продажам
3. Автоматизация работы в сделках 

Для реализации проекта помимо оценки часов на озвученные работы, мы заложили время на обучение куратора и пользователей портала ФлоуПро. 

Профильное обучение куратора-администратора портала

В данном кейсе часть работ выполнена администратором портала, который ранее не имел опыта работы по настройке Битрикс24. Заказчику проекта было важно помимо готовых настроек получить еще и специалиста внутри своей компании, который:

• может сам вносить корректировки в часто меняющиеся участки системы;
• настроит отдельные модули сам, без передачи конфиденциальных данных сторонним лицам.

Мы такой подход приветствуем. Для этого у нас налажен отдельный процесс. Оказываем помощь нашим клиентам через:

1. Консультацию по настройке функционала через Открытые линии;
2. Демонстрацию и обучение по Skype;
3. Составление инструкций и руководств по подключению почты/интеграции социальных сетей/настройке сущностей и пр.

Используя предоставленные инструменты, куратору проекта ФлоуПро удалось самому сделать большую часть настроек под руководством наших специалистов.

Отчёты

Для решения проблем прозрачности продаж и получения отчетности в режиме реального времени мы использовали штатный модуль в Битрикс24. Наш специалист разработал отчет по продажам с учетом региона с основными и дополнительными полями из карточки Сделки:

• Название сделки
• Регион
• Ответственный
• Сумма
• Тип товара

В настроенном нами отчете содержатся сделки за требуемый период времени, а так же информация по ним (ответственный, сумма, тип товара). В отчете можно выводить сделки ответственных, если задать нужное значение в фильтре.

Также мы настроили доступ на чтение отчета всем сотрудникам компании ФЛОУПРО. В дальнейшем эти права можно ограничить, оставив доступ, например, только для Генерального директора или руководителей отделов.

Отчеты важны для аналитики внутренних процессов компании и продуктивности работы того или иного сотрудника.

Автоматизация рабочих процессов

Следующий этап – разработка бизнес-процессов (БП). Руководству компании ФЛОУПРО требовалось настроить автоматизацию ведения сделки от начала до конца воронки.

Составив техническое задание по предоставленной нам схеме, мы разработали сложный бизнес-процесс, позволивший автоматизировать ведение сделки от ее создания до успешного завершения и отгрузки товара.

В данном БП задействованы задания для следующих сотрудников:

• менеджера
• логиста
• бухгалтера
• технического специалиста

Логика работы БП следующая: сделка проходит путь от запроса информации у клиента до отгрузки товара и конечной оплаты счёта. В процессе продвижения сделки по воронке ведётся диалог с участниками процесса для его интерактивности.

Для реализации бизнес-процесса был использован следующий функционал Битрикс24:

1. Задачи
2. Уведомления
3. Условия
4. Циклы
5. Параллельное выполнение

Для вычисления остатка платежа по счёту мы завели отдельные поля и дополнительные бизнес-процессы.

Благодаря разработанному БП ускорилось взаимодействие между отделами. Напоминания и задачи не позволяют менеджеру и ответственным за клиента сотрудникам что-то упустить или забыть.

Например, если клиенту было отправлено коммерческое предложение, то через определённое время БП напоминает, что надо связаться с клиентом для дальнейшего продвижения сделки.

Подобное взаимодействие с поставщиками позволяет контролировать даты поставки и уложиться в сроки, обозначенные клиенту.

В БП также реализована функция отслеживания остатка по оплате независимо от типа сделки:

• 100% предоплата
• частичная предоплата
• полная постоплата (по факту поставки)

Сделка не закроется без полной оплаты по ней. Менеджер отвечает за дебиторскую задолженность.

Итоги проекта

Благодаря Битрикс24 и компетенциям специалистов ПУСК руководство ФЛОУПРО получило надежный инструмент для работы с клиентами и сотрудниками.

Основные преимущества внедрения портала:

• Руководитель контролирует рабочий процесс, даже находясь в другом городе.
• В компании не пришлось делать кадровых изменений – администратор портала получил нужные навыки для самостоятельных изменений в системе.
• Работа происходит без потерь новых клиентов и с сохранением истории отношений с текущими за счет подключенной почты и телефонии.
• Поставленные задачи выполняются точно и в срок за счет задач и уведомлений-напоминаний.
• Работа по Сделкам контролируется благодаря созданному отчёту и автоматизированной цепочке ведения проекта. 

Настройку по Битрикс24 можно сделать и самостоятельно, если работу курирует опытный специалист, готовый в любой момент подключиться и помочь. Внедрение Битрикс24 – это процессное состояние, которым вы можете управлять сами или с помощью доверенных лиц.