Балтийская Аудиторская Компания

Город / филиалы: г. Санкт-Петербург
Сфера деятельности: Финансовые услуги
Число сотрудников: 10-20

Представители компании посетили официальный сайт invo.group, оставили заявку. После общения с менеджерами INVO Group компания стала нашим клиентом. Клиент уже являлся пользователем Битрикс24. 

Компания оказывает аудиторские, бухгалтерские и юридические услуги, а также услуги по налоговому консультированию, финансовому анализу и экспертизе.

Сотрудники клиента испытывали сложности с контролем дебиторской задолженности, своевременным выставлением счетов и актов (и, соответственно, отслеживанием получения оплат и подписанных экземпляров документов). Ситуация осложнялась большой клиентской базой компании.
 
Запрос руководства заключался в максимальной автоматизации всех вышеперечисленных процессов, минимизации рутинной работы и человеческого фактора. Поэтому клиенту нужны были такие инструменты, как CRM, настройка простой автоматизации (автоматическая отправка email по шаблону клиенту, автоматическое создание задачи/дела для сотрудника и т. д.). 

Были выполнены следующие работы:

• Стартовая настройка портала Битрикс24 (до 10-ти сотрудников, одно направление/воронок сделок)
• Настройка шаблонов email писем/шаблонов задач в CRM .
• Настройка шаблона печатной формы документов
• Настройка бизнес-процесса «Повторные сделки»
• Настройка реестра БП (счетов выставлено - счетов оплачено, актов выставлено - получено подписанных актов).

Как уже упоминалось, у компании обширная клиентская база. По роду своей деятельности сотрудники должны в конце каждого месяца выставлять клиентам счета, отслеживать получение оплаты, а также выставлять акты выполненных работ и контролировать получение подписанных экземпляров. Из-за больших масштабов они  периодически забывали выставить счет/своевременно запросить подписанный акт. Плюс из-за больших объемов «ручного» труда (самому сформировать счет, самому написать письмо) много рабочего времени тратилось неэффективно.
Настройка прошла в плановом режиме. Клиент приобрел наши учебные курсы «Администратор Облачного портала Битрикс24» и «Пользователь Битрикс24».

Работа с решением

Компания ведет работу в CRM-системе Битрикс24. Со слов клиента, поначалу было встречено сопротивление со стороны сотрудников, но в итоге вопрос был решен. Во время взятия обратной связи оценили этот как эпизод как вполне нормальную человеческую реакцию на любые нововведения.
Работа сотрудников компании стала более автоматизированной. Контроль оплат и актов, документооборот в целом стали гораздо более упорядоченными. Сейчас все происходит так:
- создан лид — ответственный получает через 2 часа задачу
- 25 числа каждого месяца формируется и отправляется клиенту счет
- счет отправлен — бухгалтер получает задачу на контроль получения оплаты и т.д.
Все процессы легко отследить, руководству в любой момент доступно наглядное изображение текущего положения дел.
Высвободившееся от рутинных операций время теперь тратится на другие задачи, так что в целом можно отметить 

Итоги и отзыв

Компания INVO Group получила обратную связь — 10 баллов из 10 возможных.

Оценка работы сотрудников
Бизнес-аналитик — 10 из 10
Менеджер отдела сопровождения — 10 из 10

«Отмечу готовность пойти навстречу, отзывчивость и оперативность. По обучению все отлично. Касательно технологии внедрения — сложно представить какую-то другую. 
Поначалу при переходе на новую систему было сопротивление сотрудников. Но это вполне нормальная человеческая реакция относительно любого нововведения. И этот вопрос решили».