Автоматизация Битрикс24 для Всероссийского форума «Здравница»

Начать бесплатно
Партнеры
ПУСК
Автоматизация Битрикс24 для Всероссийского форума «Здравница»

Автоматизация Битрикс24 для Всероссийского форума «Здравница»

Автоматизация Битрикс24 для Всероссийского форума «Здравница»

О компании

В целях развития санаторно-курортного комплекса России ежегодно на протяжении 13 лет проводится форум «Здравница». Форум проходит при поддержке правительства и министерства здравоохранения РФ. В рамках мероприятия ведутся научно-практические семинары, лекции, тренинги и мастер-классы.

Руководитель форума обратилась к нам летом 2019 года с целью автоматизировать процесс работы с заявками. Требовалась новая система для обработки и фиксации потока обращений клиентов, т.к. число заявок на участие в форуме росло. Для обработки сделок вручную не хватало персонала. Заявки поступали на сайт, далее информация заносилась в 1С. Если заявка повторная, менеджер вручную классифицировал ее как вторичную и фиксировал в 1С, проверяя соответствие внесённых данных.

Для минимизации ручной работы менеджеров и построения автоматической цепочки ведения участников форума выбран корпоративный портал на базе Битрикс24. Установлена коробочная версия системы с расчетом, что потребуются индивидуальные доработки функционала.

Выполненные работы

В кейсе расскажем о некоторых особенностях настройки портала Здравница:

  • Классификация лидов на этапе заявки
  • Проверка обращений на уникальность
  • Быстрая обработка заказа за счет шаблонов документов
  • Аналитика по счетам
  • Сегментация базы
  • Отчет по доп. оборудованию


Настройка CRM-формы


Мы создали форму, поля для заполнения которой отличаются, в зависимости от выбранной зоны ответственности клиента (физическое и юридическое лицо).

Подобная автоматизация сразу сортирует поступающие с сайта заявки, квалифицируя лидов по их принадлежности к типу участия (один участник или организация). Заполненные клиентом сведения из формы автоматически попадают в карточку CRM в виде нового или повторного лида, способствуя росту продаж в компании. 

Проверка лидов на уникальность


Мы создали обработчик события, который:

  1. проверяет по всем компаниям в справочнике «Компании» есть ли организация с таким же ИНН. Если совпадение обнаружено, то найденная компания прикрепляется к лиду (лид при этом повторный);
  2. проверяет по всем контактам в справочнике «Контакты», есть ли клиент с идентичными ФИО, телефоном и почтовым ящиком.


Если совпадение обнаружено, то найденный контакт прикрепляется к лиду (лид при этом повторный).
Подобная доработка дает возможность не прибегать к штатному Контролю дублей, а проверять лид на уникальность в момент создания. Таким образом, автоматизация помогает менеджерам не тратить время на обогащение карточки лида и ручной поиск совпадений. 

Шаблоны документов


Для сокращения времени работы менеджера с документами было решено использовать шаблоны Битрикс24. Для автоматической генерации мы загрузили в систему следующие документы:

  • 3 типа договора
  • Счет-фактура
  • Бланк акта


Нужный документ формируется менеджером из карточки CRM меньше чем за минуту и уже содержит данные из сделки. При необходимости можно экспортировать файл сразу с печатью и подписью компании.

Отчет по оплаченным счетам


Для контроля над оплаченными счетами руководство Всероссийского Форума «Здравница» хотело видеть отчеты по оплаченным счетам в разрезе на каждого сотрудника организации. Мы собрали отчет «Оплаченные счета» через встроенный конструктор отчетов Битрикс24. Дополнительно использовали 2 поля для удобства сортировки: Контакт и Ответственный. 

Благодаря созданному отчету руководитель Форума может отслеживать этапы оплаты и эффективность работы каждого менеджера. 

Отчет по участникам


Информация по участникам Форума хранится не только в карточках сделок, но и в связанных списках, для удобства работы менеджеров. Анализ участников, их сортировку по нужным критериям можно выполнить разными способами, меняя фильтры и срезы по необходимым данным. Однако отсортировать данные, находящиеся в двух разных местах – в Сделках и Списках штатными средствами Битрикс24 нельзя.

Единственное решение – разработать собственный сводный отчет над сущностями: сделка и связанный список.

Поля для отчета собирались следующим образом:

  • Поле ФИО участника. Данные берутся из полей «Фамилия», «Имя», «Отчество» из списка «Список Участников».
  • Название компании. Данные берутся из поля «Название компании» в Сделке.
  • Отчет по дополнительному оборудованию и организациям


Контролировать оплаченные организацией счета можно, не только при помощи штатных отчетов, как мы писали выше, но и более детализировано. Следующей доработкой на портале Всероссийского Форума «Здравница» стал отчет по оплате, который показывает связь счета со сделкой и типом платежа. 

Для дальнейшего анализа сформулированной отчетности мы добавили возможность фильтровать информацию и выгружать получившиеся данные в Excel.Подобный отчет помогает контролировать выставленные счета и степень их оплаты, не прибегая к ручному перебору каждого счета. 

Итоги


В кейсе описана часть решений, реализованных на портале Всероссийского Форума «Здравница». 

Помимо выполненных доработок мы помогли:

  • Обучить сотрудников «Здравницы» работе с CRM
  • Сопроводить работу администратора портала со стороны заказчика
  • Оказать поддержку пользователей в Skype


Настройки, которые были сделаны на портале Форума, не только облегчили работу менеджеров по сортировке поступающих заявок, но и автоматизировали сбор отчетности по уже сформированным сделкам.
Автоматизация Битрикс24 для Всероссийского форума «Здравница»
Золотой
Лидер продаж
2021 год: 1-е место по Битрикс24 в регионе Центральный ФО (коробочная версия)
2021 год: 8-е место по Битрикс24 в общем зачете (коробочная версия)
2020 год: 1-е место по Битрикс24 в регионе Центральный ФО (коробочная версия)
2020 год: 1-е место по Битрикс24 в регионе Центральный ФО (облачная версия)
2019 год: 2-е место по Битрикс24 в общем зачете (коробочная версия)
2019 год: 1-е место по Битрикс24 в регионе Центральный ФО (коробочная версия)
2019 год: 1-е место по Битрикс24 в регионе Центральный ФО (облачная версия)
2018 год: 9-е место по Битрикс24 в общем зачете (коробочная версия)
2018 год: 1-е место по Битрикс24 в регионе Центральный ФО (коробочная версия)
2018 год: 1-е место по Битрикс24 в регионе Центральный ФО (облачная версия)
2018 год: Лучший креативный кейс Битрикс24
2017 год: 1-е место по Битрикс24 в регионе Центральный ФО
2017 год: 1-е место по Битрикс24 в регионе Центральный ФО (коробочная версия)
Офис
Обнинск
Готов приехать
Москва
Калуга
Интернет магазин + CRM
CRM
Бизнес-процессы
Битрикс24: Коробочная версия
Интеграция с 1С
Крупные корпоративные внедрения
♦ Занимаемся только Битрикс24: внедряем, дорабатываем, обучаем и поддерживаем.
♦ Специализируемся на коробочной версии продукта. Глубокие компетенции сотрудников позволяют решать любую задачу в этой сфере.
♦ Являемся лидером продаж продукта на рынке ЦФО.
♦ Высший статус партнерства позволяет работать на выгодных для вас условиях.
♦ Предлагаем лучшее соотношение цены и качества. Производство, аренда и прочие расходы у нас региональные.
♦ Своя техническая поддержка Битрикс24. Время реакции на ваше обращение к нам не превышает 2х минут. Работаем с использованием соглашения SLA.
♦ В штате 30 сотрудников: разработчики, бизнес-аналитики, специалисты внедрения и технической поддержки – все имеют обязательную сертификацию по продукту и работают в нашем офисе.
Получить консультацию
Показать контакты

Адрес Калужская обл., г. Обнинск, ул. Университетская, д. 2, офисы 346 и 328

Телефон +7(495)118-39-18

По Битрикс24 звоните: +7(495)118-39-18, +7(906)644-04-00

E-mail: 24@i-pusk.ru

Специализация
системная интеграция
консалтинг
бизнес-консалтинг
поставка и внедрение ПО
ИТ-аутсорсинг
обучение