Внедрение и настройка Битрикс24

1.Краткая информация о клиенте

ООО «ПК Генерация» – многопрофильная компания, которая с 2013 года предлагает качественное и безопасное сырье для металлургических заводов, комбинатов, частных предприятий или небольших цехов.

На момент реализации проекта в компании насчитывалось 5 сотрудников.

2.Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?

До обращения компания не пользовалась CRM-системами. Клиент обратился с запросом на внедрение Битрикс24, итогом которого стало бы автоматическое заполнение документов, автоматическая рассылка писем и заявок, полная база контрагентов, управление задачами и другое.

3.Процесс внедрения, особенности проекта

В процессе работы над проектом был описан процесс «продажа/закупка». Создано около 20 шаблонов автозаполняемых документов.

Основная сложность в настройке сделок состояла в том, что в сделке участвуют как покупатель, так и продавец. Так же присутствует третья сущность в виде транспортной компании, однако для нее были созданы отдельные воронки. В них логист работает по предоставлению транспорта. На определенном этапе для логиста создается задание по поиску транспортной компании для осуществления доставки определенного товара.

Еще одной особенность стало то, что клиент является и покупателем, и поставщиком. Но основным клиентом, который приносит деньги, все же является покупатель, так как именно он приносит прибыль. Сумма сделок считается по продаже покупателю.

Так же был создан экономический расчёт. Это процесс, который автоматически рассчитывает прибыльность сделки, исходя из определенных параметров. Были созданы 2 экономических расчета — планируемый и фактический.

На стадиях сделки были реализованы процессы согласования. Практически на каждой стадии необходимо согласовать переход на следующую с коммерческим директором. В некоторых случаях переход согласовывается генеральным директором. Завершение сделки также контролируется коммерческим директором — ему ставится задача о согласовании завершения сделки. Еще одним контролирующим моментом является условие, при котором сделка не может быть закрыта, если к ней не приложены подписанные закрывающие документы.

Созданы отчёты — по фактическим и планируемым отгрузкам. Фильтр позволяет выводить данные за определенный период и по определенному сотруднику.

На входящие и исходящие звонки создаются лиды. По ним руководитель может сформировать необходимые ему отчеты — по пропущенным вызовам, входящим и исходящим звонкам. Также установлено приложение «Статистика звонков».

Создан шаблон e-mail рассылки по сегментам с возможностью прикрепления вложенного файла.

4.Достигнутые результаты

Итогом работы стало обучение работе в Битрикс24 всех сотрудников компании. Помимо стандартных моментов, сотрудники были обучены работе с календарем для контроля сроков оплат от покупателей. После обучения внесены контрольные корректировки и сейчас сотрудники приступили к работе. Внедрение помогло автоматизировать многие процессы в компании — к примеру, до установки Битрикс24 данные, которые сейчас формируются в отчете по отгрузкам, контролировались в Excel. Создание лидов позволяет руководителю контролировать все звонки, а приложение «Статистика контроля» дает возможность быстро получить информацию по определенному сотруднику.