Производство входных дверей, лестниц "Полимерстройсервис"

Краткая информация о клиенте

Компания ЗАО "Полимерстройсервис" создана в 1992 году в городе Кострома. 

Основное направление деятельности – оказание услуг по изготовлению и установке стальных дверей и металлоконструкций.

Пользователями портала являются 68 сотрудников компании

География деятельности компании – Центральный Федеральный Округ. Постоянные представительства компании работают в городах: Ярославль и Кострома.

Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?

Учитывая количество сотрудников и необходимость охватить и автоматизировать работу всех имеющихся отделов компании, с учетом их специфики - в компании три отдела продаж разного профиля, свое производство и служба сервиса, было принято решение использовать Битрикс24. 

Процесс внедрения, особенности проекта

Было принято решение настраивать автоматизацию постепенно, по мере убывания приоритета - в первую очередь была автоматизирована работа трех отделов продаж. Затем, был настроен переход сделок из воронок Продаж в Производство, для которого также были выстроены бизнес-процессы. 

Далее, была внедрена воронка Сервис, для сервисной службы. И в завершение - воронка Рекламации, которая является универсальной и позволяет охватить возникающие рекламации всех отделов. Помимо различий в работе отделов продаж, в компании был сложный и долгий процесс производства, в ходе которого было много взаимосвязанных факторов, которые в свою очередь порождают множество подпроцессов.

Со всеми отделами проводилось обучение, на котором подробно был разобран процесс работы в воронках, предназначенных для них, а также подготовлены текстовые и видео-инструкции для всех отделов и служб. Кроме того, с ключевыми сотрудниками были проведены персональные обучения по работе в системе и контролю работы подчиненных. И дополнительно были созданы чаты поддержки, для ответов на вопросы сотрудников.

Сотрудники активно пользуются порталом, вскоре планируется продолжение проекта для выполнения следующего этапа настройки.

Больше всего внимания и сил было уделено процессу автоматизации производства. Для того, чтобы отстроить процесс были задействованы практически все возможности Битрикс24, в частности, несколько видов бизнес-процессов, роботы, списки и т.д. 

Работа с решением. Достигнутые результаты

В основном сотрудники работают в разделах CRM-Сделки, Задачи, Списки

Полностью автоматизированы процессы продаж, производства и сервиса. Любой заказ можно отследить - по каким этапам он прошел, на какой стадии находится сейчас и что еще предстоит сделать. Во всех воронках, на всех этапах сотрудники получают автоматические задачи, которые им необходимо выполнить по сделке.

С помощью Бизнес-процессов и роботов настроены сценарии прохождения сделки в зависимости от заполняемых данных, типов заказа и работ, которые необходимо выполнить - система сама ведет сотрудника по нужным этапам, а настроенные проверки позволяют не допустить ошибок пользователей.

С использованием списков настроено формирование сменных заданий, которые автоматически записываются, а затем распределяются между сотрудниками.

Т.к. в компании большой штат сотрудников разных профессий и квалификаций, все обучения и инструкции были максимально подробными, учитывающими все ситуации, которые могут возникнуть и содержащими описание этих ситуаций и ответы на любые вопросы. 

Преимущества от внедрения

Отстроенная система позволила автоматизировать параллельное выполнение различных видов работ и выстроить их корректный порядок, что позволяет избежать ошибок при выполнении заказа, а также регулировать загрузку исполнителей.

Коллектив стал работать эффективнее, т.к. вся необходимая информация автоматически группируется и передается нужным исполнителям. 

А система контроля загрузки исполнителей позволила избежать переработок, что также позитивно сказалось на сотрудниках и их мотивации.