Внедрение CRM ООО «ЕВР»
О Компании: Компания ООО «ЕВР» принимает у населения и организаций все виды макулатуры и полиэтилена, а также гофрокартон, коробки из-под бананов.
Число сотрудников работающих в Битрикс24: 11 человек
Город: Краснодар.
Знакомство с Компанией ООО «ЕВР» и руководителем Эдуардом произошло по рекомендации коллеги из другой сферы бизнеса. На тот момент компания уже работала с Битрикс24, использовали только задачи. Настраивали все сами и через некоторое время портал стал больше приносить сложностей в работе, чем пользы. Проведя общение с руководителем, было принято решение о проведении полноценного внедрения Битрикс24 в компании.
В ходе аудита настроенного портала и составления технического задания были выявлены следующие задачи:
- Создать структуру организации, разграничить права доступа в CRM
- Создать единую клиентскую базу, автоматически фиксировать обращения клиентов и отображать всю историю коммуникаций
- Настроить дополнительные поля в карточке компаний для сегментации клиентов
- Выстроить работу отдела закупок для Сделок
- Настроить интеграцию с АТС Билайн.
- Проведение обучения сотрудников компании работе в Битрикс24.
- Заявка на согласование договора
- Заявка на согласование Счета
- Заявка на выдачу Денежных средств
- Реестр учета выданных денежных средств сотрудников
- Реестр учета производительности Баз
- Реестр учета подготовленного сырья к отгрузке
Решение задач выглядело следующим образом:
Первоначально была корректно выстроена структура компании, сотрудники перемещены в соответствующие отделы, настроены роли на конкретные отделы.
Для обработки входящих обращений была создана короткая воронка в лидах. В лидах происходит первичное общение с клиентом и далее Лид конвертируется в сделку.
Заказчик получает новые заявки из почты и по телефону, указанному на сайте. Была настроена интеграция с АТС Билайн для создания обращений в Битрикс24 по телефону. Была подключена общая почта, новые письма в которой так же стали создавать Лиды и на сайте был размещен виджет с онлайн-чатом и формой обратной связи. Заявки с виджета начали создавать в Битрикс24 Лиды.
Заказчик до внедрения не использовал CRM. После проведения аудита были определены 4 направления сделок:
- Закупка сырья
- Оказание услуг
- Отгрузка сырья
- Транзит
Настроена интеграция с сервисом «Мой Склад», в направлениях настроены отдельные стадии, на которых происходит автоматическое создание отгрузок в «Мой Склад».
В направлении «Отгрузка», когда сделка завершается, вес отгруженного сырья влияет на остаток переработанного сырья на базах компании.
В конце рабочего дня приемщик Базы заполняет данные, сколько сотрудник за день переработал сырья и сколько в денежном эквиваленте он заработал. Для этого учета был создан Бизнес-процесс, в который приемщик указывает данные о переработанном сырье в разрезе сотрудников переработки. Далее автоматически от стоимости за 1 кг переработанного сырья система автоматически рассчитывает стоимость ЗП сотрудника за смену.
Так же, после внесения информации в Бизнес-процесс, система в отдельно созданный реестр с Базами, суммирует вес переработанного сырья, что позволяет по каждой из Баз видеть текущую ситуацию по подготовленному сырью для отгрузки.
Был создан отдельный реестр для учета ЗП сотрудников компании. В него записи вносятся вручную и автоматически рассчитываются по переработанному сырью.
В компании сотрудники запрашивают денежные средства у руководителя, для закупки сырья, материалов и других нужд. Данный процесс был реализован в виде цепочки действий. Заявка проходит согласование у руководителя, далее Бухгалтер выдает средства и инициатор отчитывается по выданным средствам, прикрепляя закрывающие документы.
Для понимания какой объем средств у сотрудников создан отдельный реестр по учету выданных средств. После того как бухгалтером средства выданы, то в отдельном реестре у сотрудника остаток средств увеличивается. После того, как сотрудник отчитался о израсходованных средствах, в реестре у сотрудника из остатка происходит списание затраченной суммы.
Бизнес процессы по согласованию договоров и счетов с контрагентами состоят из последовательный действий по согласованию руководителем, бухгалтером, юристом. В процессах реализован механизм взятия в работу заявки, если заявки берут несколько сотрудников. Так же реализованы действия по возвращению заявки на доработку и исправление данных заявки. По каждой заявке можно определить, кто и когда ее запустил, у кого на согласовании она сейчас находится.
Обучение проводили в четыре этапа. На первых двух сотрудники ознакомились с общими возможностями Битрикс24 и CRM. Далее провели - по сценариям работы с настроенными направлениями и в конце провели обучение по настроенным бизнес процессам.
По итогам внедрения клиент получил:
- Настроенную структуру компании с отделами и правами доступа. Что позволяет во-первых видеть подчиненность сотрудников, во-вторых удобно раздавать права доступа сотрудников, просто перемещая сотрудников в нужный отдел.
- Настроенные каналы коммуникации (Телефония, Почта, Виджет на сайте), что позволило в одном месте видеть все обращения и их обрабатывать.
- Настроенную CRM систему, которая объединила в себе источники коммуникации с клиентами, а так же работу Коммерческого отдела, диспетчерского отдела и сотрудников Баз. Это позволило в одной системе вести закупки, отгрузки на заводы, не забывать о клиентах, и видеть качество работы сотрудников.
- Благодаря выполненным работам Заказчик получил проработанные алгоритмы работы с каждым направлением, что позволило меньше времени тратить на работу с клиентом.
- Благодаря механизму по учету производительности Баз, руководитель и менеджеры могут оперативно видеть информацию по количеству переработанного сырья за каждый день. Определить выполняют ли норму сотрудники переработки или нет.
- Отдельный реестр, в котором отражается сколько сырья подготовлено к отгрузке, позволяют менеджерам понимать объем, который готов к отгрузке и на основе этих данный производить отгрузки на перерабатывающие заводы.
- Процесс по согласованию выдачи денежных средств, позволили руководителю понимать, на какие цели выдаются сотрудникам средства на руки, сколько остается средств на руках у сотрудников и получать от сотрудников отчет по расходованным средствам.
- Бизнес процессы по согласованию договоров и счетов, позволили в компании выстроить понятный, прозрачный и последовательный процесс согласования. Процесс позволил хранить согласованные договора в одном месте и иметь к ним доступ из карточки компании.
- Реестр учета ЗП сотрудников позволил компании в одном месте вносить данные о том сколько сотрудники заработали за день, за месяц. Руководитель теперь может увидеть какие производятся расходы, что позволяет планировать бюджет компании.
- Благодаря четырехдневному курсу обучения, сотрудники компании обрели понимание, что такое Битрикс24, как сделать его удобней для себя, и как работать с настроенными новыми направлениями.
- Записи уроков обучения, размещены на общем диске в Битрикс24. Теперь новые сотрудники компании, перед началом работы с Битрикс24, просматривают видео-уроки, что заметно ускоряет процесс адаптации к работе в компании.
Название проекта
Внедрение CRM ООО «ЕВР»
Проект партнера
WebMens
Сфера бизнеса
Мебель, лес, деревообработка
Тип проекта
Облачный Битрикс24
Год публикации
2021
Узнать стоимость внедрения
