Провита. Тренинго-консалтинговое внедрение Битрикс24

Кейс о том, как при помощи CRM Битрикс24 накопить и грамотно использовать опыт внедренных проектов в новых сделках по продаже и установке высокотехнологичного оборудования для получения технических газов.

1. Краткая информация о клиенте
Провита – научно-производственная компания, является ведущей компанией на рынке стран СНГ в сфере разработки и изготовления оборудования для очистки и разделения многокомпонентных газовых смесей методом «короткоцикловой безнагревной адсорбции (КБА)». Специалисты компании успешно занимаются исследованиями и разработками в этой области с 1975-ого года. За это время был накоплен богатейший опыт в создании промышленных установок адсорбционного типа, было разработано и поставлено заказчикам свыше 1150 станций по выделению азота или кислорода из воздуха.

2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент.
Компания занимается производством, продажей, а также обслуживанием специальных промышленных установок по получению технических газов, которые используются в различных сферах: от промышленности до медицины. Является владельцем сайта с каталогом продукции и перечнем услуг, отвечает за качество обслуживания установленного оборудования, участвует в тендерах.
Обратились с классической историей: отсутствием какой-либо CRM-системы, но присутствием Excel-таблиц клиентских баз и личных планировщиков у менеджеров. Да, есть некий стабильный канал входящих обращений с сайта на почту компании, но никакой привязки и контроля в CRM нет.

3. Процесс внедрения, особенности проекта
Заказчик работает в двух направлениях: продажи - новым и существующим клиентам, и сервис – обслуживание по виду регулярных сделок. Фактически клиенты общие, но бизнес-процессы разные. На Тренинго-консалтинговом запуске начали построение системы работы с Лидами. Наметили шаги по подключению телефонии, и входящих обращений с сайта, почты, мессенджеров социальных сетей.
Без сложностей не обошлось. Коробочная версия на собственном сервере в закрытой инфраструктуре без доступа «снаружи». При разворачивании стандартных инструментов требовались специфичные настройки, что тормозило процесс. Кроме того, отсутствия доступа через интернет к серверу сделало невозможным использование мобильных приложений без установки VPN на телефоны, да и на домашних ПК для работы с порталом пришлось настраивать VPN.
Новые Лиды в CRM-системе распределяются на руководителей направлений продаж (Сервис, Продажи). Руководитель отдела перенаправляет Лида на ответственного и дальше мониторит, как ответственный с ним работает. Сделки по направлениях: продажи и сервис, разделены правами доступа между сотрудниками, чтобы они не пересекались.
В CRM для связи воронок продаж и услуг были настроены туннели. Если происходит сделка по продаже оборудования, то с высокой долей вероятности отделу сервиса необходимо будет обслуживать данное оборудование. А значит, продать услугу установки и обслуживания специалистами на объекте.
В этом процессе нам помогает туннель, который на определенном этапе воронки («договор заключается»), копирует Сделку из воронки Продаж в воронку Сервис. Далее подключаются ответственные к продаже услуг.
Еще одной интересной задачей можно отметить: сегментацию карточек Компаний по городам, регионам и федеральным округам. Для чего это нужно?
Например, менеджер едет в командировку (Федеральный округ). И выбирает его по фильтру на портале, смотрит какие еще регулярные клиенты есть в этом ФО для посещения.
Также справочник Компаний используется для понимания, какие клиенты есть в данной области, какое оборудование у них установлено, и что можно похожее предложить новеньким. А еще лучше отправить на встречу-презентацию, чтобы вживую показать уже реализованный проект.
Мы произвели перенос данных из excel-файлов в битрикс. Но и тут не обошлось без сложностей. Пришлось вручную разделять контакты и компании. Были контакты без указания компаний. В excel приходилось прописывать формулы, чтобы заполнять данные с логическими связями.

4. Работа с решением. Достигнутые результаты
Перенесли контрагентов из Excel-баз в Битрикс;
интеграция с программой Seldon, «затаскивание» тендеров в CRM.
интеграция со СБИС, для автоматизации взаимодействия по тендерам.
Оцифровали все каналы коммуникаций;
Интеграция с сайтом. У клиента сайт на CMS 1C-Битрикс, поэтому сделали CRM-формы с тегами персонализации, установили на сайт. В зависимости от того с какой страницы произошло заполнение формы клиентом, автоматически корректируется название Лида в CRM.

5.Преимущества от внедрения 
Мы провели авторский курс по внедрению Битрикс24 «Тренинго-консалтинговый запуск». Курс состоит из трех занятий по три часа, в рамках которых разобрали весь функционал Битрикс24, выбрали оптимальные сценарии работы, подходящие для компании клиента, вместе настроили Битрикс24. Теперь клиент знает, как работает рабочий инструмент, почему настроен именно так, и при возникновении потребности во внесении изменений в настройки системы, он может самостоятельно реализовать базовые задачи. 

6. Примеры использования.
теперь менеджеры по продажам больше не используют таблички Excel , а ведут клиентов в Битрикс 24, это сокращает трудозатраты и время работы.
Сотрудники отдела тендеров теперь видят все сделки сразу в Битрикс24, нет необходимости переносить из одной программы в другую.

7. Отзыв клиента:
Теперь наши сотрудники тратят  намного меньше времени на обработку заказов. Я, как руководитель отдела продаж, теперь вижу полную историю заказа, мне нравится фильтровать заказы и отслеживать изменения. Мне стало легче контролировать эффективность работы менеджеров. Кроме того, незначительно , но увеличилось количество продаж, мы связываем это с внедрением CRM, менеджеры быстрее обрабатывают информацию и переходят к следующему клиенту.
Руководитель отдела продаж