Внедрение портала в агентстве МедиаПрайс (Профи-Коммуникации)

Агентство Media Price (компания ООО «Профи-Коммуникации») основано в 1998 году. Основной услугой агентства является профессиональное управление медийными бюджетами клиентов. Все решения построены на изучении бизнеса клиентов, маркетинговом анализе.

Необходимость внедрения, задачи клиента:

Агентство пришло к нам с запросом по автоматизации своей основной деятельности.

В компании есть ряд разрозненных отделов с довольно большим количеством менеджеров. Каждый отдел живет своей жизнью. На момент обращения все менеджеры фиксировали свою деятельность как придется – кто в блокноте, кто в Excel-таблице, кто как-то еще. Соответственно, у руководства компании и отделов не было никакой возможности хоть как-то контролировать деятельность своих сотрудников и ее результаты, а также понимать, что вообще в компании происходит.

Налицо классическая проблема сохранения инвестиций (когда менеджер в любой момент может встать и уйти, прихватив с собой все свои наработки и клиентов).

Отсутствие возможности финансово просчитать стоимость участка процесса с момента первого запроса клиента до момента контрактования.

Особенности внедрения:

Сама работа по внедрению портала Битрикс24 содержала в данном проекте большое количество часов консалтинга и обучения. Так происходило по той причине, что руководители направлений совершенно не представляли, что именно у них происходит и как. Для прояснения этого вопроса мы подробно беседовали с руководителями каждого направления деятельности. Руководители направлений самостоятельно формализовать собственную деятельность не могли. Приходилось всячески этому помогать и способствовать.

Работы, достигнутые результаты, преимущества от внедрения.

В результате приходилось проводить многочасовые обучающие сессии с менеджерами отдельных направлений (все они пытались высказывать разнообразные и очень разрозненные мнения относительно того, как хотят видеть то или иное в продукте). Такие сессии, к сожалению, не отличались конструктивностью. Но мы с нашей стороны пытались сделать хотя бы это, привести людей к единому мнению и, самое главное, к результату.

В ходе проекта

- был произведен импорт данных по сделкам контрагентов,

- настроены отдельные воронки продаж для каждого из направлений деятельности,

- настроены группы прав и рабочие группы отдельных направлений деятельности,

- настроены структуры формализованного хранения документов по деятельности отдельных направлений,

- для каждого направления заведены характерные этапы жизненного цикла сделок,

- была выполнена доработка штатного функционала интерфейса Битрикса в плане показа Справки на каждом этапе жизненного цикла сделки сотрудникам (касательно регламента – что же сотрудник на данном этапе сделки должен сделать),

Была выполнена автоматизация движения сделок по этапам.

Во-первых, это запрет для сделки произвольного изменения статуса (то есть запрет для менеджера произвольно менять статус сделки в один клик).

Во-вторых, были введены скрытые поля, характеризующие статус сделки: Договор согласован, Договор подписан, Счет выставлен, Деньги получены, Акты подписаны (соответственно, Сделка закрыта). Возможно, несколько иные названия, но по сути статусы по сделке были зафиксированы в виде чек-боксов. И система не позволяла менеджеру переводить сделку в финальный статус, если чек-боксы не были проставлены. Чек-боксы проставлялись отдельными бизнес-процессами при переводе сделки в тот или иной статус. Это позволило исключить неприятные ситуации, когда менеджером некачественно выполняется работа и не соблюдаются необходимые для компании этапы сделки (например, работа по клиенту уже запущена, при этом документы не получены, счет не оплачен и т.д.)

В-третьих, был разработан бизнес-процесс согласования договора.

Впечатления Заказчика, достижения, примеры работы.

Конечно, пока еще трудно говорить о каких-то глобальных изменениях. Но постепенные и небольшие, естественно, присутствуют.

Сотрудники и отделы больше не являются некоей разрозненной массой. Они объединены единым информационным и коммуникационным пространством, что значительно облегчает и ускоряет взаимодействия и решение вопросов.

Вопрос с постановкой задач и контролем их выполнения тоже постепенно входит в режим деятельности компании. Уже есть первые результаты и довольные отделы и руководители. А это немаловажно.

Выполнена серьезная работа по настройке СРМ-блока. И она постепенно внедряется в жизнь компании. Процесс непростой и не быстрый. Особенно когда людей долго не контролировали. Но в конечном итоге все замечают положительный эффект от автоматизации отдельных блоков своей работы.

Мы, со своей стороны, постараемся всячески способствовать более мягкой адаптации продукта внутри компании.