Настройка коробочной версии Битрикс24 для общественной организации

Начать бесплатно
Партнеры
ПУСК
Настройка коробочной версии Битрикс24 для общественной организации

Настройка коробочной версии Битрикс24 для общественной организации

Настройка коробочной версии Битрикс24 для общественной организации

Краткая информация о клиенте

Международный союз немецкой культуры – общественная организация немцев России, основанная в 1991 году. Объединяет более 450 центров немецкой культуры, центров встреч, общественных организаций немцев России. Реализует более 500 федеральных, региональных и местных проектов ежегодно. Входит с 1992 г. в состав Межправительственной российско-германской комиссии.

Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?

До внедрения Битрикс24 процесс обработки новых клиентов был не систематизирован - лиды могли поступать через сайт, почту или телефон. Для хранения и классификации клиентов было решено установить CRM-систему. Свой выбор куратор МСНК остановил на Битрикс24. 

Сотрудники компании установили бесплатный тариф и тестировали функциональные возможности Битрикс. В процессе самостоятельного изучения инструментов системы пришли к выводу, что требуется помощь в настройке некоторых модулей и обучении сотрудников.

Задачи:

  1. Консультация по покупке домена и подключению SMTP
  2. Разворот коробочной версии Битрикс24 на сервере клиента
  3. Установка SSL-сертификата
  4. Приглашение сотрудников на портал, построение структуры компании
  5. Настройка CRM: создание воронок продаж по направлениям работ
  6. Настройка карточек сущностей: Сделки, Контакта и Компании
  7. Перенос базы контрагентов из облачного портала с сохранением привязки
  8. Добавление пользовательских полей и списков
  9. Интеграция с почтовым сервисом. Разработка инструкции для сотрудников
  10. Первичное обучение сотрудников работе в коробочной версии системы
  11. Автоматизация: построение бизнес-процессов для упрощения работы менеджеров
  12. Загрузка шаблонов документов

Процесс внедрения.

Внедрение происходило поэтапно и включало в себя 4 этапа. Рассмотрим каждый из них подробнее.

Работа с решением. Достигнутые результаты.

Этап 1. Разворот коробочной версии и настройка структуры компании

После приобретения коробочной версии Битрикс24, мы приступили к развороту портала на сервер. Стандартно данный этап работ включает в себя пять обязательных шагов:

  1. Установка корпоративного портала
  2. Исправление возможных ошибок и оптимизация
  3. Установка SSL-сертификата для безопасного подключения
  4. Установка тестового контура для тестирования будущих обновлений и доработок
  5. Исправление возможных ошибок и оптимизация тестового портала

Наши специалисты развернули рабочий портал и настроили его для дальнейших действий. Далее сделали бэкап корпоративного портала и установили тестовый контур.

Этап 1.2. Структура компании

Следующий этап настройки портала – создание структуры компании и приглашение сотрудников в систему. Куратор компании прислал нам диаграмму иерархии, согласно которой мы составили схему организации.

Далее мы добавили в систему сотрудников, заполнив следующие поля:

  • ФИО

  • Должность

  • E-mail

  • Связь с отделом

Для каждого пользователя мы сгенерировали пароль для доступа в систему. По итогу реализации составили Excel-файл со всеми сотрудниками и доступами в их Личный кабинет.

Этап 2. Настройка CRM

Третий этап настройки портала мы разделили на шесть шагов:

  1. Создание воронок продаж по направлениям работ
  2. Настройка карточек сущностей: Сделки, Контакта и Компании
  3. Перенос базы контрагентов из облачного портала с сохранением привязки
  4. Добавление пользовательских полей и списков
  5. Первичное обучение сотрудников работе в системе
  6. Загрузка шаблонов документов

Мы настроили CRM под логику работы организации. Менеджеры МСНК начали работу в новой системе с привычными этапами ведения клиента.

Дополнительно наши специалисты провели обучение сотрудников основным вопросам: Живая лента, Чат и задачи, Воронки и туннели продаж.

Этап 3. Интеграция с почтовым сервисом

Следующий этап настроек – интеграция с почтовым сервисом. Для сотрудников компании подключение почты было приоритетной задачей, после настройки CRM. В организации есть выделенный почтовый сервер.

Мы подключили почтовые ящики сотрудников. Разработали инструкцию для дальнейшей самостоятельной настройки. Связали почтовые ящики некоторых сотрудников в CRM (создание лидов из входящих писем).

После интеграции портала и почтового сервиса скорость обработки заявок повысилась на 20%. 

Этап 4. Автоматизация процессов компании

Заключительный этап настроек по проекту МСНК – автоматизация рутинных процессов на портале.

Мы реализовали четыре бизнес-процесса, упрощающих работу менеджеров в системе:

  1. Заполнение анкеты участником по внешней ссылке, при помощи CRM-формы

  2. Передача E-mail, адреса и региона контакта в связанный элемент

  3. Согласование договоров с контрагентом (юридическое лицо)

  4. Перенос поля из карточки Контакта в реквизиты, для корректного заполнения шаблона документа "Бухгалтерский список"

Благодаря настроенным бизнес-процессам часть задач и действий, не требующих участия менеджеров, выполняется автоматически.

Преимущества от внедрения

Благодаря выполненным настройкам, общественная организация Международный союз немецкой культуры:

  • Получила работающую систему, упрощающую обработку заявок
  • Хранит все данные клиентов в единой информационной среде Битрикс24
  • Обрабатывает поступающие письма в рамках CRM, новые лиды не теряются
  • Сортирует все сделки по стадиям, что упрощает их обработку

Мы продолжаем сотрудничество с представителями МСНК. Ежемесячно выполняем регламентные работы по обновлению портала. Впереди – завершающий этап настройки Битрикс24, включающий в себя сложную автоматизацию с доработками системы.

Примеры использования системы в рабочих ситуациях отдела

На данный момент портал активно используется не только отделом продаж, но и бухгалтерией - согласование договоров с юристами и руководством теперь проходит быстрее, благодаря настроенной системе документооборота внутри Битрикс24.

Отзыв заказчика о проделанной работе

"На данный момент у нас завершено 4 этапа реализации. Сотрудники компании ПУСК уже составили план на 5 этап и согласовали с нами предварительные трудозатраты. Планируем обязательно завершить последний этап работ!"

Настройка коробочной версии Битрикс24 для общественной организации
Золотой
Лидер продаж
2021 год: 1-е место по Битрикс24 в регионе Центральный ФО (коробочная версия)
2021 год: 8-е место по Битрикс24 в общем зачете (коробочная версия)
2020 год: 1-е место по Битрикс24 в регионе Центральный ФО (коробочная версия)
2020 год: 1-е место по Битрикс24 в регионе Центральный ФО (облачная версия)
2019 год: 2-е место по Битрикс24 в общем зачете (коробочная версия)
2019 год: 1-е место по Битрикс24 в регионе Центральный ФО (коробочная версия)
2019 год: 1-е место по Битрикс24 в регионе Центральный ФО (облачная версия)
2018 год: 9-е место по Битрикс24 в общем зачете (коробочная версия)
2018 год: 1-е место по Битрикс24 в регионе Центральный ФО (коробочная версия)
2018 год: 1-е место по Битрикс24 в регионе Центральный ФО (облачная версия)
2018 год: Лучший креативный кейс Битрикс24
2017 год: 1-е место по Битрикс24 в регионе Центральный ФО
2017 год: 1-е место по Битрикс24 в регионе Центральный ФО (коробочная версия)
Офис
Обнинск
Готов приехать
Москва
Калуга
Интернет магазин + CRM
CRM
Бизнес-процессы
Битрикс24: Коробочная версия
Интеграция с 1С
Крупные корпоративные внедрения
♦ Занимаемся только Битрикс24: внедряем, дорабатываем, обучаем и поддерживаем.
♦ Специализируемся на коробочной версии продукта. Глубокие компетенции сотрудников позволяют решать любую задачу в этой сфере.
♦ Являемся лидером продаж продукта на рынке ЦФО.
♦ Высший статус партнерства позволяет работать на выгодных для вас условиях.
♦ Предлагаем лучшее соотношение цены и качества. Производство, аренда и прочие расходы у нас региональные.
♦ Своя техническая поддержка Битрикс24. Время реакции на ваше обращение к нам не превышает 2х минут. Работаем с использованием соглашения SLA.
♦ В штате 30 сотрудников: разработчики, бизнес-аналитики, специалисты внедрения и технической поддержки – все имеют обязательную сертификацию по продукту и работают в нашем офисе.
Получить консультацию
Показать контакты

Адрес Калужская обл., г. Обнинск, ул. Университетская, д. 2, офисы 346 и 328

Телефон +7(495)118-39-18

По Битрикс24 звоните: +7(495)118-39-18, +7(906)644-04-00

E-mail: 24@i-pusk.ru

Специализация
системная интеграция
консалтинг
бизнес-консалтинг
поставка и внедрение ПО
ИТ-аутсорсинг
обучение