Приемная кампания Сибгму

О заказчике

Проект был осуществлен для приемной комиссии Сибирского государственного медицинского университета. Сибирский государственный медицинский университет - высшее учебное заведение города Томска, ежегодно принимающее тысячи абитуриентов из разных городов России, а также других стран. Предлагает обучение по различным направлениям медицины, входит в топ-3 медицинских университетов России, является лидером по количеству бюджетных мест в медицинских университетах за Уралом: в 2022 году планируется принять на бюджет более 1000 абитуриентов.

Необходимость внедрения

Приемная комиссия университета нуждалась в оптимизации процесса приема абитуриентов на обучение и взаимодействия с ними, так как раньше она испытывала некоторые трудности в учете поступающих и организации всей документации. Внедрение Битрикс24 было оптимальным вариантом, ведь весь предлагаемый функционал отвечал требованиям заказчика и подходил под решение его задач. Поэтому университет обратился в "Паравеб".

Процесс внедрения

Чтобы улучшить ситуацию в приемной комиссии, мы поставили задачу настроить CRM для ЭВМ “1С-Битрикс24: Внутренний портал учебного заведения”. Хотя первоначально функционал CRM был создан для работы в сфере продаж, общения продавцов с клиентами и совершения сделок (что могло создать определенные трудности при настройке системы для образовательного учреждения), акцент был поставлен на перспективу общения с абитуриентом и сохранения истории взаимодействия с ним в системе. В процессе внедрения Битрикс24 мы прошли следующие этапы:

1. Разработка воронок в соответствии с программами обучения абитуриентов:

• Абитуриенты разных уровней образования и программ обучения: колледж, бакалавриат, магистратура, специалитет, аспирантура и ординатура)

• Ординатура, целевое обучение

• Специалитет, целевое обучение 

Распределение выполнено таким образом, потому что специфика процедуры поступления абитуриентов на разные программы обучения различается.

2. Подключение различных каналов связи заказчика с абитуриентами: мессенджеры, социальные сети, онлайн-чат и электронная почта. Получение и обработка сообщений от абитуриентов из множества разных каналов одновременно затрудняли работу менеджеров приемной комиссии и уменьшало скорость ответа на них. Чтобы абитуриенты могли быстрее получить ответ на свое сообщение, а менеджеры не путались в мессенджерах и письмах, мы внедрили все каналы связи в CRM-систему, тем самым упростив процесс коммуникации между приемной комиссией и абитуриентами. Большим плюсом является функция сохранения истории взаимодействия, которая открывает возможности анализа работы приемной комиссии и улучшения показателей эффективности.

3. Настройка чат-бота Zabotix от компании Itees. Бот позволил назначать ответственных менеджеров приемной комиссии на различные уровни образования и программы обучения, что значительно снизило нагрузку каждого менеджера и вероятность ошибок в их работе. Это гарантирует абитуриентам получение своевременного, оперативного ответа от менеджера и самой актуальной и достоверной информации. 

4. Кастомизация работы почты Битрикс24. В процессе работы было совершено подключение почты для контактов. Так как стандартная настройка протокола SMTP не подходила для заказчика, требовалась отдельная настройка. На данный момент рассылка осуществляется при помощи дополнительного функционала.

5. Настройка форм и виджетов. Мы создали формы, позволяющие направлять поток контактов с сайта в систему. Помимо этого был подключен виджет с онлайн-чатом.

Итоги

В результате внедрения системы и осуществления проекта приемная кампания медуниверситета прошла более успешно: работа менеджеров приемной комиссии была оптимизирована, а эффективность повышена, скорость обработки заявок абитуриентов увеличилась. Система позволила надежно хранить все данные о поступающих в одном месте. Абитуриенты, желающие поступить в университет, своевременно получили ответ от представителей университета и теперь являются студентами вуза.