Автоматизация компании в сфере аутсорсинга подбора персонала

Краткая информация о клиенте.

Компания «HR-Aльянс» - аутсорсинговая компания, которая занимается подбором линейного и временного персонала любого уровня квалификации, а также руководителей среднего и высшего звена в любой сфере бизнеса по всей России.

В числе клиентов компании: OOO «Бургер Кинг», АО «Тинькофф Банк», Ozon, ПАО «Роснефть», ООО «Петрович», АО «Дикси» и многие другие компании.

Необходимость доработки Битрикс24.

Компания обратилась к нам в январе 2022 года, чтобы наладить работу для отдела продаж и маркетинга. На портале компания ведет работу по подбору кандидатов для разных компаний. Битрикс24 уже был, на портале работает 99 сотрудников.

Изначальные требования:

• Настроить воронки продаж;

• Настроить роботов;

• Интегрировать сайт с Битрикс24;

• Интегрировать сервис коллтрекинга для учёта звонков по рекламным источникам.
  

Сотрудники работали с вакансиями и резюме кандидатов в сервисе HH.ru. Данные вручную переносили на портал Битрикс24. Мы реализовали интеграцию сервиса HH.ru с Битрикс24.

• Автоматизация воронки точечного подбора: настройка воронки и карточки сделки, настройка этапов отказа;

• Интеграция заявок с сервиса HH.ru в Битрикс24.

Данные из сервиса автоматически подтягиваются в карточку сделки: ФИО, телефон, email, фото кандидата, образование, опыт работы, дополнительная информация, резюме кандидата.

Также происходит выгрузка резюме кандидата в формате PDF в Битрикс24. Резюме кандидата подгружается в карточку отдельным файлом PDF и Word, который сотрудники могут скачать на компьютер.

2. Так как компания занимается подбором персонала для разных компаний, следовательно у каждой компании есть свои требования и нюансы при приеме кандидатов на работу. Для подбора персонала в одну из компаний необходимо проверять наличие пакета документов, который зависит от гражданства кандидата.

Мы сделали бизнес-процесс, который помогает сотрудникам отслеживать наличие документов и дату истечения этих документов. Процесс помогает ничего не упустить и не забыть.

Логика и работа данного процесса:

• При переходе сделки на определённый этап запускается бизнес-процесс, который проверяет наличие документов в нужных полях в зависимости от выбранного гражданства (для каждого гражданства свой пакет документов);

• Если нет необходимых документов, сделка возвращается на предыдущую стадию.  Сотруднику автоматически приходит уведомление и ставится задача со списком документов, которых не хватает;

• Также у каждого документа есть срок действия и сотрудникам необходимо уведомлять кандидатов об их окончании, поэтому были созданы поля под сроки действия всех документов;

• Далее запускается Бизнес-процесс, который их отслеживает и за неделю до истечения того или иного документа создаёт задачу ответственному менеджеру «Запросить новые данные у кандидата».

У отдела кадров есть несколько документов, которые они заполняли всегда вручную, это документы необычного формата – документ выглядит в виде уведомления, где каждая буква должна автоматически подтягиваться в определенную ячейку.

Решение данной проблемы: на портале мы реализовали локальное приложение, которое разместили в меню сделки. Приложение, в свою очередь, берёт данные из сделки, в которой его запустили. После разбивает нужные поля по буквам и записывает в соответствующие строки шаблона (каждая буква в отдельную ячейку документа). По окончании формирования документа он сохраняется в "таймлайн" сделки.

Отдел кадров просто в восторге от того, сколько рабочего времени и ручного труда у них сократилось!

4. Так как компания в Битрикс24 ведет работу таким образом, что каждая сделка – это кандидат и ведет работу по кандидату, то для комфортной работы менеджеров на портале мы переименовали кнопку «Добавить сделку» на «Добавить кандидата».

Результаты настройки и доработки портала.

Мы доработали портал таким образом, чтобы сотрудники из разных отделов компании могли оперативно решать все задачи и продуктивно работать. Благодаря настройкам в Битрикс24:

• Стало комфортнее работать всем сотрудникам;

• Скорость обработки резюме увеличилась втрое;

• Скорость заполнения документов при трудоустройстве ускорилась в четыре раза;

• Сократилась время выполнения рутинных задач, сделки закрываются в полтора раза быстрее.
  

На сегодняшний день порталом успешно пользуются сотрудники компании «HR-Альянс».