ТОО «КАЗЭКСПОАУДИТ»

Испытательный центр «КАЗЭКСПОАУДИТ»: как реализовать большой функционал на одном портале?

Краткая информация о клиенте:

Какие задачи хотела решить компания с помощью Битрикс24?

Во многих бизнес-процессах не хватало системности и порядка. Ранее в компании не пользовались Битрикс24, но, изучив информацию и отзывы знакомых и коллег, остановили свой выбор именно на Битрикс24 как на одной из лучших CRM-систем

Из-за специфики деятельности (а именно широкого спектра оказания услуг по сертификации, декларированию и т.д.) остро встал вопрос об автоматизации по всем направлениям.

Первоначальный список необходимого функционала:

• Единая база клиентов.

• Все коммуникации между сотрудниками и с клиентами на одном портале. 

• Прозрачность и точность ведения отчетности по результатам работы с клиентами.

• Автоматизированные постановка задач и контроль сроков.

• Систематизация работы компании в целом.

Клиент долго шел к тому, чтобы внедрить CRM-систему. Функционала 1С было недостаточно для продаж и сбора аналитики.

Состав рабочей группы со стороны заказчика:

Главный специалист ОПС принимал активное участие в проектировании процессов, их корректировке и финальном согласовании работ. Начальник испытательного центра и руководитель ОПС предоставляли информацию по своим направлениям, описывали бизнес-процессы и также принимали работу после реализации всех настроек.

Уже после запуска проекта подключился новый сотрудник ОПС, активно тестировал портал и давал обратную связь своим коллегам и проектной команде.

С какими сложностями столкнулись на этапе внедрения:

Большой объем желаемого функционала потребовал больше времени, чем планировалось. Не весь объем работ удалось реализовать уже на первом этапе внедрения, но ключевые процессы уже оцифрованы и успешно используются в компании.

Что было сделано во время реализации проекта:

Любой проект мы начинаем с MVP (минимально жизнеспособный продукт), задача которого быстро внедрить самые необходимые инструменты Битрикс24, чтобы получать пользовательский опыт и на его основе планировать следующие доработки системы.

Такой подход позволяет провести стартовое внедрение относительно быстро и недорого.

В рамках MVP было принято решение реализовать следующий функционал:

Стандартные модули Битрикс24:

1.1 Настроена воронка работы с клиентами, которая позволяет разделить процесс на четкие этапы: от получения данных клиента, передачи в производство до завершения работы.

Процессы становятся понятными и прозрачными.

2. Смарт-процессы:

2.1 Настроены 11 смарт-процессов, в которых реализованы собственные сценарии производства, а в них, в свою очередь, разбиваются по специфике направления (сертификация, декларирование и т.д.).

3.1 Подключена e-mail почта, которая позволяет получать и отправлять письма прямо в Битрикс24.

4.1 Настроено 17 реестров (договоров, образцов и протоколов и т.д.) которые позволяют хранить и просматривать всю необходимую информацию в одном месте.

5.1 Настроена группа обучения.

Отдельным направлением было обучение созданию и настройке групп и проектов. Группы позволяют структурировать работу над каждым проектом внутри Битрикс24, а в рамках созданных групп можно создавать задачи, контролировать сроки, обмениваться комментариями по ходу выполнения.

6. Работа с документами:

6.1 Шаблон договора с клиентом.

6.2 Шаблон доп. соглашения.

6.3 Шаблон приложения к договору.

6.4 Шаблон акта выполненных работ.

6.5 Шаблон счета.

Шаблоны документов заполняются автоматически из карточек сделок, что помогает сильно ускорить процесс работы по ним.

7. Аналитика:

7.1 Настроен отчет просроченных сделок, который позволяет отслеживать дату начала и срок выполнения работ.

8. Облачное хранение данных:

8.1 Настроено единое хранилище данных, которое позволяет сотрудникам работать с информацией удалённо.

9. Чат и видеозвонки:

9.1 Чат позволяет сотрудникам вести рабочую переписку только на портале Битрикс24 вместо нескольких мессенджеров.

9.2 Видеозвонки позволяют сотрудникам оперативно выходить на связь через портал Битрикс24. 

Результат от внедрения:

1. Запущены бизнес-процессы, запланированные на первом этапе.

2. Сохраняется история взаимодействия с каждым клиентом и между подразделениями.

3. Автоматизированы задачи, их постановка, контроль выполнения и напоминания. Теперь сотрудники могут легко управлять своей загрузкой.

4. Настроен единый портал, реестры хранят всю необходимую информацию внутри Битрикс24.

5. Оцифрована работа компании в целом, теперь все процессы прозрачны, руководители видят актуальное состояние сделок и учитывают его при построении стратегии продаж.

Проект получился объёмным, выполнено много задач по 10 направлениям в рамках первого этапа. Несмотря на большую загрузку и со стороны интегратора, и со стороны клиента, команда добилась поставленных целей.

Оценка сотрудничества с INVO Group по 10-балльной шкале: 10

Дальнейшие планы:

Важным критерием в выборе подрядчика было обучение персонала. В дальнейшем хочется увидеть рост сотрудников внутри компании, хотелось бы автоматизировать систему поощрения специалистов, систему повышения квалификации. Этот и другой функционал хотелось бы реализовать на втором этапе внедрения Битрикс24.

Что клиенту больше всего понравилось в нашей работе:

• Компетентные бизнес-аналитики.

• Комфортная коммуникация с проектной командой.

• Обучение по работе с порталом.

• Терпение и методичность

«За всё время проекта сменилось три бизнес-аналитика, но каждый был по-своему хорош. Получилась очень слаженная работа: со всеми находили общий язык, все друг друга понимали», — отметила Олеся Белаш, главный специалист ОПС.

Что клиент рекомендует нам улучшить?