Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования «Российский университет дружбы народов

1. Краткая информация о клиенте
РУДН – многопрофильный университет в Москве, основанный в 1960 году. РУДН участник проекта "5-100" – проект повышения конкурентоспособности российских вузов среди мировых гигантов, таких как Оксфорд, Кембридж, Гарвард и многие другие. Первый вуз России, который начал заниматься содействием трудоустройству и российских, и иностранных выпускников. В РУДН на данный момент насчитывается 21 учебный факультет. В университете развивают лабораторную базу, поощряют публикационную активность, и сам университет издает Вестник РУДН. В 2011 году РУДН занял первое место в национальном рэнкинге вузов по критерию "Международная деятельность".
В Российском университете дружбы народов работают 2800 научно-педагогических работников из 69 стран, обучается более 33 тысяч студентов, аспирантов, ординаторов и стажеров из 158 стран мира, представители около 500 народов и национальностей, в том числе свыше 1000 человек — представители Российских национальных образований и более 9 300 иностранных граждан

2. Необходимость внедрения Битрикс24. 
РУДН один из лидеров российских ВУЗов по уровню цифровизации. В университете хороша развита цифровая среда, на базе ВУЗа есть собственный МФЦ, на высшем уровне есть инструменты контроля за исполнением поручений. За настройкой Битрикс24 к нам обратился проректор РУДН по работе со студентами. Главной задачей было упорядочить работу проректора для контроля над выполнением задач, уйти от десятков бесед  в мессенджерах по его направлению в одно общее корпоративное поле. Был нужен единый удобный инструмент администрирования текущих и перспективных задач.
До обращения к нам проректор работал с Trello, но команда быстро из него выросла. Выбор в пользу Битрикс24 был сделан благодаря функционалу сервиса.
После мониторинга рынка цифровых продуктов проректор сделал выбор в пользу внедрения облачной версии Битрикс24. Чтобы организовать систему контроля исполнения задач и поручений в едином пространстве.

3. Процесс внедрения, особенности проекта
Проректор университета работал в облачной версии Битрикс24. Переход выполнили, потому что спустя время выяснилось, что в университете уже есть коробочная лицензия. Один из немаловажных плюсов коробочной версии Битрикс24 – это то, что все рабочие сведения, персональные данные и прочая информация, теперь располагается на личном сервере университета, объем хранилища регулируется без изменения коробочного решения, а благодаря открытому исходный коду портала можно внести различные изменения под нужды университета.
Администрированием портала занимается непосредственно проректор, так как это была его инициатива автоматизировать работу для собственного удобства и упрощения работы сотрудников. После обучения администрированию Битрикс24 он может самостоятельно приглашать новых пользователей на портал, строить структуру портала, создавать разделы и добавлять ответственных, выдавать доступы и настраивать "Стартовые задачи", которые автоматически ставятся каждому новому пользователю, пришедшему в систему.
Чтобы сотрудники четко понимали, что и в какой последовательности делать, как правильно работать с задачами и проектами, мы разработали регламент. Начиная с самых простых действий: как поставить задачу, добавить в неё ответственного и контролировать исполнение. Подчиненные с помощью регламента могут корректировать свою работу и обратиться к нему, как к шаблону для дальнейших действий.
Всем сотрудникам продемонстрировали возможности онлайн-офиса Битрикс24: обучили работе с новостями, чатами, группами, диском и календарем, постановке, контролю и анализу задач в рамках проектов и групп, продемонстрировали сценарии работы с задачами и выдали практические задания для лучшего усвоения материала.
Все домашние задания проверили, участники обучения получили ответы в чате со специалистом, если возникали трудности в работе с системой. После обучения, на диск Битрикс24 загрузили обучающие видеоролики.
Руководители во время обучения узнали, как следить за исполнением поставленных задач, отслеживать на каком этапе находится работа в Битрикс24, научились работать с фильтрами, канбаном, виджетами стартовой страницы, отчетами по задачам сотрудников и формированию встроенных и пользовательских отчетов.

4. Работа с решением. Достигнутые результаты
Для того чтобы видеть на каком этапе находится задача, проверить ее и при необходимости внести корректировки, настроили работу с задачами и проектами. Чтобы в дальнейшем составить рабочий процесс согласно учебному плану, настроили систему планирования и отчетности для подчиненных. Теперь работа проректора и руководителей среднего звена ведется в едином электронном пространстве. Руководители ставят задачи подчиненным, могут их корректировать, контролировать сроки, ход выполнения задачи, ответственных. По просьбе проректора настроили работу с задачами так, чтобы только руководитель мог поставить задачу подчиненному. После выполнения задачи она также отправится на проверку руководителю.
Для руководителей создали отдельный раздел "Руковожу" для отслеживания эффективности всех своих сотрудников. В разделе расположена таблица с подчиненными, разбитыми на отделы и подотделы. В колонках находятся счетчики с общим количеством задач по разным ролям, количеством просроченных задач, требующих внимания, а также эффективность работы сотрудников за текущий месяц.

Скриншот 2. – Раздел "Руковожу"
В университете есть дисциплинарная комиссия, если студент что-то нарушил, нужно собрать первичные документы, вынести вопрос на комиссию и принять решение о его дальнейшей судьбе в ВУЗе. Алгоритм процесса однообразный, работы такой много, и она рутинная, поэтому в первую очередь мы автоматизировали бизнес-процесс "Дисциплинарное взыскание". Процесс был разработан по техническому заданию, он уже запущен и успешно работает.

Скриншот 3. – Интерфейс вкладки "Дисциплинарная комиссия" в Битрикс24
Второй бизнес-процесс – автоматизация мероприятий. Как это выглядит: есть план мероприятий на год, каждый месяц сотрудниками университета подготавливаются планы и отчеты на месяц по одному и тому же алгоритму: внесение мероприятия, которое планируется, а в конце месяца создается отчет – какие мероприятия были проведены и как. Для того, чтобы снизить нагрузку на сотрудников и оптимизировать рутинный процесс, его перевели в Битрикс24.
Со слов проректора: "На 100% автоматизировать процесс мероприятий не получится, потому что нужно вносить информацию, но в два раза сократить процесс получилось. Сотрудники вносят информацию в планирование, информация попадает в базу. Когда сотрудники составляют отчет, из базы подтягиваются данные, в отчете отмечают, проведено мероприятие или нет, и отчет готов. Фактически получается в два раза сокращение времени и трудозатрат на проведение такого рутинного процесса".

Скриншот 4. – Автоматизация мероприятий

5. Преимущества от внедрения
После обучения сотрудников проректор поделился информацией, о том, что стало проще контролировать рабочий процесс, постановку и выполнение задач. Появилась единая среда для взаимодействия и ряд сотрудников, преимущественно молодых, которые дают обратную связь говорят, что стало проще и лучше вести общение. 
На этапе сопровождения мы внесли небольшие доработки на портале, которые выявили на этапе опытной эксплуатации. Чтобы сотрудники не испытывали стресс от работы с новыми инструментами все ответы на возникающие вопросы сотрудники задавали в чате технической поддержки специалисту CRM Academy.
Как отмечает проректор, по началу было отторжение нового инструмента, но не такое серьезное, в силу грамотно построенной политики его внедрения. Даже если сейчас есть мелкие проблемы с работой сотрудников в Битрикс24, то они быстро решаются и персонал постепенно привыкает к работе в новом едином пространстве.

Отзыв клиента о проделанной работе:
“Работу с CRM Academy оцениваю на высоком уровне. Никаких нерешаемых проблем не возникало. Быстрая и оперативная работа технического отдела. Все работы провелись в срок без лишних проблем и задержек. На все возникающие вопросы в ходе работы ответы получали быстро и оперативно”.