Организация работы Благотворительного Фонда CSS в Битрикс24

Краткая информация о клиенте

Благотворительный Фонд CSS

Благотворительный фонд CSS зарегистрирован в России в феврале 2019 года. Фонд занимается финансированием проектов российских некоммерческих организаций, которые реализуют программы для детей и семей, оказавшихся в Миссия Фонда - сделать сильнее НКО, помогающие уязвимым российским семьям с детьми.

Цель Фонда - построить эффективную партнерскую сеть, способную помочь семьям в тяжелой ситуации в любом уголке России.
 Основные направления деятельности благотворительного фонда CSS:

• Поддержка семей в кризисе, направленная на предотвращение институциализации детей.

• Поддержка образования детей из семей в тяжелой жизненной ситуации.

• Профессиональное обучение и наставничество

• Адаптивные занятия спортом и творчеством

• Инклюзия как инструмент социализации

 Число сотрудников: 7

География: г. Москва

Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?

Благотворительный фонд CSS обратился в нашу компанию для решения следующих задач: структурировать работу с заявками на получение грантов от благотворительных организаций, сделать процесс выдачи грантов «прозрачным» для всех членом команды.
 Основные критерии, которые играли ключевую роль при выборе в пользу Битрикс24 — это широкий спектр возможностей CRM системы, позволяющий полностью закрыть потребность клиента в коммуникации с сотрудниками, а также видеть всю текущую информацию по заявкам.

Процесс внедрения, особенности проекта

При детальном изучении бизнес-процессов Фонда, было принято решение организовать работу с заявками на получение грантов через блок CRM. Заявка, оформленная на сайте благополучателем автоматически попадает в CRM, на нее назначается ответственный сотрудник, который проводит техническую проверку заявки. По результатам проверки, благополучателю автоматически отправляется уведомление о результате проверки. При успешном прохождении проверки, заявка переходит на этап оценки экспертами. Экспертам ставится задача с чек-листом, по которому происходит оценка. По результатам оценки, благополучатель также автоматически информируется о прохождении оценки.
 Далее, была автоматизирована внутренняя работа команды Фонда с заявкой, а именно: процессы согласования поэтапного перечисления гранта, контроль сроков предоставления промежуточной и финальной отчетности.
 
 После решения основной задачи, были автоматизированы рабочие места административного персонала – использую инструмент смарт –процессов, была оцифрована работа с договорами с контрагентами фонда что позволило отслеживать ключевые даты и сроки действия договоров, а также все приложения и закрывающие документы к ним.
 Помимо этого, было настроено рабочее место специалиста по кадрам. На каждого сотрудника заводится цифровое личное дело, в которое заносится вся необходимая информация, прикрепляются скан копии документов, а Битрикс24 сам напомнит о необходимости продлить мед. Книжку, пройти ежегодный мед. Осмотр и так далее.
 
Сотрудники компании были обучены работе в Битрикс24, были даны простые задания для закрепления материала, которые сотрудники отработали. После этого сотрудники приступили к работе.

Работа с решением. Достигнутые результаты

Компания активно использует Битрикс24. Все данные о благотворительных организациях хранятся в карточках, что облегчает доступ к информации. Теперь все поступающие заявки заносятся в базу, что помогает не потерять их. Коммуникация через Битрикс24 облегчило общение между отделами, что привело к повышению скорости обработки заявок. В CRM разграничили работу отделов, что упрощает процесс трудовой деятельности.

Преимущества от внедрения

Все входящие заявки на гранты фиксируются, и вся информация по ним удобно расположена в карточках. Благодаря правильной настройке инструментов CRM, часть работы выполняется в автоматическом режиме, что позволяет повысить точки качания с благополучателями.  Вследствие проделанной работы в компании автоматизировали основные этапы работы с заявками на гранты, а также автоматизированы внутренние процессы Фонда.

Отзыв заказчика о проделанной работе:

«Битрикс24 стал для нас настоящим открытием! Внимание и профессионализм интеграторов позволил грамотно настроить процессы, повысить их эффективность. Сотрудники смогли быстро легко разобраться с функционалом и использовать его в работе. Процессы стали более прозрачными, что в свою очередь облегчило контроль по всем сотрудникам и их этапов работы»