Работы по настройке портала «ООО ИНКОМПРО»

Краткая информация о клиенте:
Компания: ООО «ИнКомПро»
О компании: Компания производит алюминиевую продукцию с 2002 года. Компания имеет уникальную возможность использовать только первичный алюминий в процессе производства.
Число сотрудников в Битрикс24: 46 человек
Город: Санкт-Петербург

Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?
Клиент пришел к нам уже с написанным Техническим заданием и с Запросом о внедрении Битрикс24 в компании. До этого компания не работала в Битрикс24.
В компании есть несколько разных направлений деятельности.
При обсуждении написанного Технического задания было принято решение идти поочередно по направлениям и после запуска одного направления переходить к настройке другого направления продаж.
Какие задачи были перед нами поставлены:
Проект ЮВИАЛ

• Настройка виджета на сайт, CRM форм, он-лайн чата
• Интеграция с WA через приложение из маркета
• Настройка карточек Контактов, Компаний, Сделок.
• Настройка стадий и автоматизации в них
• Настройка печатных форм КП, договора, спецификации
• Настройка интеграции с 1С.ERP
• Настройка учета номеров договоров
• Сдача настроенного портала руководителям компании
• Обучение работе с настроенным функционалом
• Проект Рондоль
• Настройка виджетов на сайты, CRM форм, он-лайн чатов
• Интеграция с WA через приложение из маркета
• Настройка карточек Контактов, Компаний, Сделок.
• Настройка стадий и автоматизации в них
• Настройка печатных форм КП, договора, спецификации
• Настройка интеграции с 1С.ERP
• Настройка учета номеров договоров
• Настройка работы с претензиями.
• Настройка ежемесячной рассылки
• Сдача настроенного портала руководителям компании
• Обучение работе с настроенным функционалом
• Проект СЕРВИС
• Настройка виджета на сайт, CRM форм, он-лайн чата
• Настройка карточек Контактов, Компаний, Сделок.
• Настройка стадий и автоматизации в них
• Настройка печатных форм договора, спецификации
• Настройка интеграции с 1С.ERP
• Настройка учета номеров договоров
• Настройка распределения заявок по менеджерам
• Сдача настроенного портала руководителям компании
• Обучение работе с настроенным функционалом
• Настройка телефонии
• Клиент выбрал нашу компанию по ряду причин:
• Системный подход в выполнении работ по Внедрению
• Наличие опыта по разному функционалу и автоматизации
• Качественный подход к своей работе
• Нацеленность на результат для клиента.
• Процесс внедрения, особенности проекта:

Перед тем как начать выполнять работы по первому проекту, всем сотрудникам было проведено общее обучение работе Битрикс24.
После обучения сотрудникам были даны задания на прохождение тестирования.
Первым шагом мы настроили интеграцию с телефонией через sip-коннектор.
Далее Мы настроили воронку для обработки входящий заявок. В воронке настроены стадии для распределения. Все заявки попадают в стадию Новая. На этой стадии реализован процесс распределения по проектам заявки в зависимости от ответственного за заявку. 
После определения проекта система переносит заявку в соответствующий проект и далее работа ведется уже там.
В каждом из проектов ведется свое формирование названий сделок по маске. Название согласовали с клиентом и реализовали через роботов на стадии.
В каждом из проектов своя специфика работы, отсюда и настройка стадий в сделках соответственно разное.
В проекте Ювиал, на каждой из стадии сделки настроена постановка задач ответственному. В задачах описан регламент выполнения работы с заявкой на этой стадии. После выполнения одной задачи ставится следующая.
На определенных стадиях на которых клиент может долго не отвечать, настроено ожидание и если нет долго движения по заявке она переходит на определенную стадию заснувшие.
На стадии договоры настроена логика работы с смарт-процессом «Учет номеров договоров». Сотрудник должен сначала проверить нет ли на клиенте уже заведенного договора и если его нет, то завести. После создания записи создается договор в 1С через синхронизацию. Далее сотрудник заходит в 1С и заводит там контрагента и дополнительные данные по договору. 
Информация из 1С выгружается в Битрикс24. После сотрудник формирует печатные формы Договора и спецификации и формирует заказ покупателя в 1С через 1С Бэкофис. В результате отправляется клиенту пакет документов.
Далее заявка переходит в оплату, после в производство и отгрузку. После отгрузки и получения закрывающих документов сделка закрывается в успешном статусе.
По результату настроек провели демонстрацию работы Руководителям компании и проекта. Записали обучающий материал и разместили его на диске компании.
Далее мы перешли в настройке следующего проекта. Отличительной особенностью было проекта Рондоль, в том, что в проекте есть несколько процессов работы с заявками: Новые заявки, Повторные и Экспорт.
В процессе по повторным заявкам настроили ежемесячную рассылку клиентам информацию о том, что нужно сделать заказ. Рассылку сделали через Генератор продаж в маркетинге Битрикс24.
После отправки рассылки система создает сделки в направлении Повторные заявки Рондоль и если пишут в ответ, то сотрудник дальше работает с этой сделкой.
В каждой воронке Проекта Рондоль есть этап приемка по качеству. На данной стадии отправляется письмо клиенту с формой обратной связи. После ее заполнения информация записывается в сделку.
Так же настроена отдельная стадия по Рекламации и настроен отдельный смарт-процесс для обработки претензий клиентов.
После выполнения настроек работы были сданы руководителям и проведено обучение сотрудников с записью материалов.
Далее мы перешли к заключительному этапу и работам по проекту Сервис.
Интересной особенностью этого проекта было распределение заявок на сотрудников. Нужно было чтобы ответственный менялся через день. Для решения этой задачи мы прибегли к использованию смарт-процесса и построения в нем очереди сотрудников. Так же написали процесс на первой стадии воронки, и он определял ответственного за заявку.
Аналогично с другими проектами на каждой из стадий настроена постановка автоматических последовательных задач, которые напоминают сотруднику о его действиях.
После выполнения работ провели сдачу портала и обучения сотрудников.
Для каждого из проектов настроили виджеты для сайтов, открытые линии и CRM-формы для получения заявок с сайтов.
По итогу выполненных глобальных работ получили настроенный портал для работы с заявками, закрывающий потребности Клиента.

Работа с решением. Достигнутые результаты:
В процессе внедрения нами были использованы следующие инструменты Битрикс24:
CRM
Бизнес-Процессы
Смарт-Процессы
Роботы CRM
Генератор продаж
Интеграция с 1С
В ходе внедрения возникали ситуации, когда продуманный процесс не приживался в компании или был не верным с слов сотрудников. Данные ситуации еще раз проговаривали с клиентом и производили перенастройку функционала. Наша цель дать клиенту результат. 
В Воронке заявки реализовали автоматизацию на стадиях сделки. Когда приходит заявка мы роботом проверяем в какой ячейке структуры компании он находится и далее меняем стадию в сделке на соответствующую проекту. На стадиях сделки настроены роботы по перемещению сделки в воронки.
Если заявка приходит и автоматом не распределяется, этим занимается ответственный за распределение сотрудник.
В воронках на стадиях до договора и счета настроены роботы, меняющие название сделки как ID сделки/месяц-год/признак проекта/название компании или контакта
Настроен смарт процесс учет номеров договоров. Настроен следующий функционал. При переходе сделок в стадию подготовки договора и счет, мы проверяем есть или нет запись о договоре на компании. Если запись есть, то мы ее прикрепляем к сделке. Если записи нет то сотрудник в сделке создается запись в Смарт-процессе по новому договору. И запись так же отражается и в компании.
При создании смарт-процесса по договорам через модуль обмена с 1С, настроено создание договора в 1С.
Так же на этих стадиях автоматически происходит создание записи в Смарт-процессе сделки в 1С. И при создании запись автоматически создается в 1С.
Далее сотрудник через 1С.Бэкофис нажимает создать заказ клиента и уже выбирает и сделку, и договор. Сотрудник создает заказ клиента и выгружает в Битрикс24 сформированный счет из 1С.
В воронке Рондоль на стадии Рекламация настроена следующая логика: когда сотрудник перевел на эту стадию сделку, он создает запись в Смарт-процессе Реестр претензий, указывая данные о рекламации.
Далее ставятся последовательные задачи на начальника производства о изучении рекламации, формирования организационного вывода. После ставится задача на ответственного по сделке для передачи информации по рекламации клиенту. И в итоге работа по рекламации закрывается.
Настроен генератор продаж, который запускается раз в месяц. Для генератора продаж был создан отдельный сегмент клиентов для отправки им информации.
Генератор продаж создает сделки в Воронке Рондоль Повторные и на первой стадии клиентам отправляется сообщение чтобы они не забыли сделать заказ.

Преимущества от внедрения:
Преимуществом от внедрения является четкая, выстроенная логика работы каждого сотрудника. 
Благодаря последовательной постановке задач на каждой из стадии появилась корректная организация работы сотрудников при обработке заявками. 
Сотрудники видят в задачах что им нужно сделать с той или иной сделкой.
Настроенная CRM позволила вести всю работу с клиентами в одном месте. Накапливать клиентскую базу. Наглядно видеть, как проходит работ с заказами.
Настроенная автоматизация позволила упростить ручной труд сотрудников. 

Отзыв заказчика о проделанной работе:
Все это позволило компании оперативно производить обработку запросов клиентов. Хранить в карточках всю важную информацию. Стала понятная схема работы системы, уменьшилось время работы с заявкой и повысилось качество обработки. Клиент остался доволен результатом.