Переработка бизнес-процесса по работе со сделками

Краткая информация о клиенте
ООО «Саратовдизельаппарат» — один из ведущих российских разработчиков и производителей пневмо-гидравлического оборудования и компонентов гидросистем для предприятий военно-промышленного комплекса, автомобильной промышленности и сельскохозяйственного машиностроения России и СНГ.

Необходимость внедрения Битрикс24
На предприятии уже использовали Битрикс24 для автоматизации некоторых процессов, но существующий бизнес-процесс требовал перестройки и доработки.
Во-первых, требовалось изменить процесс заполнения карточки счета, во-вторых, добавить проверку суммы счета с учетом оплаты в различных валютах, а в-третьих, переделать механизм согласования документов.

Процесс внедрения. Особенности проекта
У существующего процесса были такие нюансы.
Сотрудник, заполняя карточку счета указывает, что основанием счета является договор, но сам договор в специальное поле не прикладывает. Сделать поле для договора обязательным нельзя, так как основание для счета может быть другим, и в этом случае договор не нужен.
Поэтому, когда происходит описанная ситуация, и сотрудник сохраняет карточку счета, отправляем ему задание с обязательным полем для прикрепления договора.
Дополнительным усложнением задачи выступила проверка на сумму счета. Все эти условия должны соблюдаться только для суммы больше заданного значения. А так как оплата счета может запрашиваться не только в рублях, то необходима еще и конвертация валюты в рубли и сравнение этой суммы с установленным значением. Для этого при создании карточки счета сотрудник заполняет информацию по валюте счета и ее курсу к рублю на нужную дату.
В бизнес процессе происходят вычисления, и проверка условий после чего сотруднику либо уходит задание на прикрепление договора, либо счет отправляется на согласование.
Сам механизм согласования тоже был переделан. Требовалось, чтобы в зависимости от вида закупки счет согласовывал сначала один из установленных руководителей.
Мы реализовали это, добавив обязательное поле «Назначение платежа». Каждый вариант ответа согласовывает определённый сотрудник.
Последним изменением стало добавление еще одного сотрудника в процесс согласования перед утверждением у Генерального Директора.

Работа с внедрением и преимущества от внедрения
В результате нашей работы клиент получил актуализированный под текущие реалии бизнес-процесс в Битрикс24. Скорость работы со сделками выросла, а ошибки, допускаемые менеджерами при работе, исчезли. Так как бизнес-процесс напоминает менеджеру о необходимости прикрепить договор к счету, возврат счетов в работу из-за отсутствия документов прекратился. Теперь каждый счет обрабатывается гораздо быстрее.

Отзыв заказчика о проделанной работе
И руководство, и сотрудники ООО «Саратовдизельаппарат» остались очень довольны проделанной работой и новыми возможностями своего Битрикс24. Работы по развитию их портала продолжаются.