Создание бизнес-процесса «Визирование документов» в Битрикс24 для отделов Первого канала

1. Краткая информация о клиенте.
АО «Первый канал»  – общероссийский федеральный канал, который состоит из множества отделов, дирекций, студий и служб.
В штате почти 3000 сотрудников.
Головной офис находится в Москве, а остальные – по всей России.

2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?
К нам обратились из двух служб Первого канала: «Дирекция общественных связей и интернет-вещания и «Договорное управление». Какая у них была ситуация? Между ними курсировало множество документов, каждый из них проходил какой-то этап, принимался или отклонялся, согласовывался, подписывался, отправлялся дальше... И все это занимало очень много времени и сил у сотрудников. Задача была этот процесс максимально автоматизировать.

3. Процесс внедрения, особенности проекта.
Задача была простой на словах и сложной на деле – отладить процесс согласования документов между отделами за счет автоматизации рутинных действий. Мы хотели, с одной стороны убрать лишнюю рутину, с другой – минимизировать риск человеческих ошибок, таким образом ускорить визирование. Для этого было принято решение создать смарт- и бизнес-процессы. В самом начале мы настроили необходимые поля в карточке Смарт-процесса:
Для хранения данных о Поставщиках – в компаниях с контактами
Для учета самих документов – год оказания услуги и дата ее начала.
Для дальнейших действий в бизнес-процессе – текст обоснования, список документов, контактные данные – и ответственного сотрудника, и email юриста (и еще множество других полей, которые пригождаются в дальнейшем).
Аналогичная работа была проведена с самими шаблонами документов – все настроено в соответствии со спецификой и потребностями отделов Интернет-вещания и Договорного управления. Сам смарт-процесс состоит из девяти стадий (да, так много было нужно). На двух из них мы настроили отдельные бизнес-процессы с вариантами исполнений - в зависимости от того, выполнялись или нет условия. Тогда письмо высылалось в приёмную, либо процесс начинался сначала.

4. Работа с решением. Достигнутые результаты.
После внедрения бизнес-процессов сотрудники активно используют автоматизацию в своей работе - не следят вручную за каждой своей служебкой и не дергают друг друга. Сейчас они видят статусы, знают, что, если что-то не подпишется или отклонится – они получат сообщение об этом. Юристы, в свою очередь, получают только подтвержденные и подписанные документы.

5. Преимущества от внедрения.
В итоге визирование документов стало процессом прозрачным и понятным. Существенно сократилось время на согласование между отделами, снизился фактор человеческих ошибок, а сотрудники получили больше времени на остальную часть своей работы.

6. Отзыв заказчика о проделанной работе.
Мы получили положительный отзыв о проделанной работе. Отделы «Дирекция общественных связей и интернет-вещания и «Договорное управление» теперь активно пользуются автоматизацией в процессе визирования.