Настройка бизнес-процессов «ООО Медика Групп»

Краткая информация о клиенте:
Компания: ООО «Медика Групп»
Город: Краснодар
О компании: Компания занимается оптовой и розничной продажей медицинского оборудования
Число сотрудников в Битрикс24: 40 человек

Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?
К нам обратился директор компании Марина, для реализации процесса по согласованию и оплате счетов в Битрикс24. Клиент уже давно пользуется Битрикс24 на максимальном тарифе, но в полной мере функционал не был использован. Поэтому клиент обратился к нам для оцифровки бизнес-процессов компании. Начали с процесса по согласованию и оплате счетов. 

Процесс внедрения, особенности проекта:
У данного клиента множество обособленных подразделений, между которым происходят финансовые взаимоотношения, которые нужно было отражать в Битрикс24. 
Так же ведется работа с различными поставщиками и партнерами. Все оплаты необходимо было заводить и согласовывать как внутри самого подразделения, так и между собой. 
Необходимо чтобы сохранялась история по всем принятым решениям, будь это как согласованные счета или отклоненные, а также на какой стадии находится согласование, если оно в процессе согласования, либо же уже отдано в оплату.
Так как были различные назначения платежей – это могут быть выплаты заработной платы, оплата поставщикам и прочие расходы, нужно под каждый вид счета настроить свой уникальный сценарий по согласованию со своей логикой и ответственным.
После получения всем информации от клиента было написано техническое задание, после чего, приступили к реализации данного процесса.

Работа с решением. Достигнутые результаты:
В итоге было настроено:
1. Реестр счетов с помощью инструментов смарт-процесса
Был создан смарт процесс, который вынесен за пределы CRM раздела. В данном смарт процессе были выделены несколько стадий, от заведения счета инициатором, до получения закрывающих документов. Настроена карточка согласования, где хранилась вся информация по данному счету.
2. Настроено 6 сценариев по которым происходило согласование и оплата
На этапе написания технического задания, мы четко определили, по какой логике должен пойти процесс, при выборе вида счета, которых на текущий момент 6 пунктов.
В каждом сценарии четко прописаны ответственные, которые должны принимать участие в процессе согласования, процессе оплаты и получения закрывающих документов.
3. Настроена структура компании, права доступа
Для того чтобы каждый раз не менять ответственных в настроенной логике процесса (т.к. сотрудники могут меняться, уходить в отпуск, увольняться и тд), сотрудники, участвующие в процессе были привязаны в структуре компании к нужным отделам, на которые и опирается автоматизация. 
Были прописаны права доступа к просмотру и редактированию карточек согласования, таким образом, чтобы инициаторы видели только свои процессы, а не чужие, и чтобы они не могли вносить корректировки в карточку согласования, когда процесс уже запущен.
4. Настроено множество уведомлений для всех участников процесса, а также подробное логирование работы как автоматизации, так и цепочки согласования до самого последнего этапа. 
В любой момент можно было открыть карточку данного процесса и посмотреть, что именно происходит или происходило с нашим процессом и в какое время.

Преимущества от внедрения:
Полностью ушли от «бумажных» согласований. 
Полностью ушли от согласований в группах и личных чатах мессенджеров. 
Все процессы по согласованию оплат фиксируются, находятся в едином месте
Сохраняется вся история работы сотрудников с данным процессом.

Отзыв заказчика о проделанной работе:
Экономится большое количество времени на заполнение, передаче информации по счетам. Каждый сотрудник вовлечен в процесс, только тогда, когда от него требуется какое-то действие.
Логирование процесса, дало возможность отслеживать насколько долго происходит согласование и на каких этапах.
Получилось одновременно выявить слабые места нашей работы, а также увидеть всю картину целиком.