Внедрение CRM «ИП Копылова Тамара Михайловна»

Краткая информация о клиенте:
Компания: «ИП Копылова Тамара Михайловна»
О компании: Производство и продажа сельскохозяйственной техники
Число сотрудников работающих в Битрикс24: 45 человек
Город: ст. Новотитаровская

Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?
К нам обратился владелец компании с задачей отцифровки процесса производства. С Битрикс24, до нашей встречи, он не был знаком. После презентации возможностей и аудита текущих процессов компании, задач стало гораздо больше:

• Миграция из сторонней CRM в Битрикс24
• Интеграция с сайтом на платформе wordpress
• Интеграция с сайтом на платформе opencat
• Настройка ВАТС Мегафон и интеграция с Битрикс24
• Интеграция с WhatsApp
• Интеграция с почтой
• Настройка воронки продаж под разные продукты
• Настройка процесса контроля закрытия сделки без полной оплаты
• Настройка воронки производства
• Настройка процесса согласования оплаты поставщикам

Процесс внедрения, особенности проекта:
Дополнительно с автоматизацией процессов, большой упор был сделан на обучении сотрудников работать с корпоративным порталом. 
В систему Битрикс24 были заведены все сотрудники компании, даже охранники. Это позволило избавится от многочисленных чатов в сторонних мессенджерах и перевести внутрикорпоративное общение полностью в Битрикс24
По запросу руководителя компании, мы подключили к проекту наших партнеров по развитию отдела продаж, которые взяли на себя работу по усовершенствованию навыков сотрудников отдела.
Воронка продаж и клиентская база.
Т.к. в компании уже использовалась другая CRM система, накопился большой объем сделок. В первую очередь мы перенесли все данные из сторонней CRM как все есть. Т.е. количество воронок и этапы оставили прежними. Дальше подключились наши партнеры по развитию отдела продаж, и в тандеме модернизировали воронку продаж под нужные условия. 
Т.к. в компании несколько продуктов, этапы продаж в которых отличаются, под каждый продукт, была создана отдельная воронка.
Для контроля полной оплаты, был разработан алгоритм, который не позволяет перевести сделку в успешную стадию, пока не будут созданы счета в стадии Оплачен на общую сумму равную сумме сделки.
Продукты компании активно рекламируются на просторах интернета. Качество заявок не всегда хорошее, поэтому было принято использовать воронку Лидов, для предварительной квалификации заявки. 
Бывают ситуации, когда клиенты оставляют заявки с разных ресурсов и появляются дубликаты обращений. Что бы не тратить время на их обработку, мы разработали собственный алгоритм контроля дубликатов, который проверяет новую заявку по номеру телефона с уже имеющимися клиентами в базе или с Лидами в работе. Если найдено совпадение, менеджер получает соответствующее уведомление, а заявка-дубль уходит в соответствующую проигранную стадию.

Работа с решением. Достигнутые результаты:
Коммуникации
В битрикс24 были интегрированы все каналы коммуникации с клиентами. Подключена ВАТС Мегафон. Интеграция с WhatsApp проведена через сервис ChatApp. Подключены почтовые ящики сотрудников. 
Производство
Отдельная задача по оцифровке процесса производства была решена с помощью инструмента смарт-процессы. Для начала мы провели полный аудит процесса. 
В процессе производства учувствуют 4 цеха: цех заготовки, цех сборки, малярных цех, цех контрольной сборки. В каждом цехе есть свои производственные точки, каждая из которых идет либо параллельно, либо последовательно. 
Мы описали каждый этап производства и зафиксировали по ним отдельные задачи. В задачах есть четкий перечень необходимых работ в виде чек-листа, постановщик и ответственный. В некоторых задачах добавлены наблюдатели. 
Для контроля загруженности каждого участка производства, задачи ставятся в группу. Перейдя в нужную группу, можно увидеть точное количество задач в работе.
За счет грамотной отцифровки каждого этапа, нам удалось определить ключевые этапы, после выполнения которых процесс двигался дальше. Это позволило автоматизировать процесс перехода карточки изделия от этапа к этапу в реальном времени. 
Дополнительно была разработана связь производственной воронки с воронками продаж. Компания сначала получает предоплату, потом отгружает произведенное изделие и потом получает окончательную оплату. 
Работа менеджера заканчиваться когда полная оплата получена. Поэтому менеджерам очень важно видеть, как идет процесс производства и контролировать финальные этапы. 
Процесс согласования оплаты поставщикам
Руководитель компании тратил много времени на подписание бумажных документов по согласованию оплаты поставщикам. Мы предложили отцифровать это процесс. Для этого мы использовали функционал смарт-процессов.
Основные этапы:

• Сотрудник получает счет от поставщика и отправляет документ на согласование руководителю
• Руководитель принимает решение об оплате и проценту оплаты (некоторым поставщикам можно платить частями)
• После согласования, процесс уходит бухгалтеру
• После оплаты бухгалтера, уведомление получают инициатор процесса и руководитель. Если оплата производится частями, процесс доплаты можно запустить из замой карточки оплат
• Дополнительно каждая оплата фиксируется в виде отдельных строк привязанных к карточке запроса на оплату.
• Отдельно стоит ответить удобство использования канбана. Руководитель в режиме реального времени общую сумму оплат на этапах подготовки, согласования, доплаты и т.д.

Преимущества от внедрения:
Благодаря интеграции со всеми каналами коммуникаций, вся история взаимодействия с клиентом теперь фиксируется в карточке контакта и сделки
Исключен процесс «слива» заявки, теперь можно только выиграть или проиграть заявку
Контроль дубликатов позволяет освободить время менеджеров и сосредоточится на действительно новых заявках
Алгоритм прохождения сделки теперь понятный. Карточка сделке наполняется нужной информацией. Технология push-crm позволяет не оставлять сделки без запланированных дел.
Процесс производства идет по отработанному алгоритму, каждый получает своевременную задачу по конкретному изделию. Видно, на каком этапе сейчас находится производимое изделие. 
Канбан производственной воронки выведен на больших мониторах в каждом производственном цеху, что помогает заблаговременно готовится к поступлению нового заказ на каждый участок производства. Такой подход существенно сократил время на передачу задания в производственные цеха. Появилась прозрачность и последовательность выполнения действий.
Отображение финальных этапов производства в воронке продаж, позволило уйти от ненужных общений начальника производства и менеджера. Теперь все видно в карточке изделия для отдела продаж.
Реализация бизнес-процесса согласования оплаты поставщикам, позволило существенно сократить время согласования и оплаты счетов поставщикам. Важным моментом является то, что руководитель может проводить согласование на мобильном телефоне в приложении Битрикс24

Отзыв заказчика о проделанной работе:
Заказчик остался очень доволен работой системы Битрикс24 и выполненными работами по настройке портала. На текущий момент продолжаем сотрудничество по автоматизации следующих процессов компании