Автоматизация патентного бюро

1. Краткая информация о клиенте
ИЛИС - компания, занимающаяся патентованием промышленных образцов, полезных моделей, изобретений, регистрацией товарных знаков и программ ЭВМ. Офис компании находится в Ульяновске. В системе работает около 5-ти человек. 

2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?
На момент внедрения у клиента уже была коробочная версия Битрикс24. 
У клиента стояла задача в переносе клиентской базы, автоматизации работы с ней. 
Так же было необходимо подключить интеграцию с телефонией и мессенджерами. 
Для клиента было необходимо настроить корректные уведомления о сроках оплаты пошлин и товарного знака. 

3. Процесс внедрения, особенности проекта
Процесс внедрения строился из этапов, в рамках которых выполнялись определенные действия по автоматизации. 
На первом этапе наша команда настроила права доступа к СRM таким образом, что сотрудник может работать только со своими контактами, компаниями и сделками, может их изменять и добавлять, но не удалять. 
Был выполнен так же импорт контрагентов и номенклатуры и на их основании созданы лиды. Выполнили настройку шаблонов документов, настройку воронок, настройку карточек лида, сделки и контакта под специфику бизнеса заказчика. 
Была выполнена настройка автоматических сообщений клиенту по email, в мессенджеры или смс / создание заданий, а также автоматическое оповещение руководителей о просроченных сроках нахождения лида в определенной стадии.

4.  Работа с решением. Достигнутые результаты
В процессе внедрения был создан подходящий набор инструментов для ведения проектов, постановки задач, то есть Проекты будут реализовываться через ведение сделок и задач.
Настройка работы с лидами позволила автоматизировать этапы следующим образом: 
секретарю поступают звонки, и он их уже перераспределяет. Если пришла заявка с сайта - определить направление и автоматически выбрать ответственного: товарные знаки; изобретения и полезные модели; промышленные образцы; программы для ЭВМ; распоряжение права (самое популярное). 
Когда сделка находится на этапе “Запланирован звонок”, то ответственному менеджеру приходит Оповещение о запланированном звонке (за 15 минут). Если не дозвонились - напоминание через 1 день.
Успешная стадия автоматически конвертирует лид в сделку. Отказные стадии ставят задачу на изучение причины отказа.

5. Преимущества от внедрения
Благодаря автоматизации воронок снизилось влияние человеческого фактора, так как были настроены и автоматизированы напоминания ответственному менеджеру о ключевых задачах на каждом этапе. 
Был так же настроен короткий процесс, который будет фиксировать наполнение поля "документы". Если сотруднику потребуется изменить данное поле - у него будет доступен процесс, в котором участник вносит актуальный документ, после чего в системе осуществляется замена.
На обучении, которая наша команда провела для клиента, были показаны механизмы работы с диаграммой Ганта, а также использования функционала проектов.