Оптимизация HR процессов в компании ПСБ Инновации и инвестиции

О компании 
ПСБ Инновации и инвестиции - холдинговая компания, курирующая развитие небанковских сервисов в периметре ПАО “Промсвязьбанк”. Численность сотрудников превышает 30 человек. 

Необходимость внедрения Битрикс24
Компании ПСБ Инновации и инвестиции требовалось оптимизировать HR-процессы: подбор персонала, табель учета рабочего времени, заявки на отпуск сотрудников. Для решения данной задачи компания-заказчик решил обратиться к веб-интегратору RDN Group. RDN Group специализируется на проектах веб-разработки, преимущественно на платформе 1С-Битрикс: Управление сайтом Enterprise, корпоративных порталах на платформе Битрикс24 Enterprise, 1С и интеграционных проектах. RDN Group один из 30 партнеров Битрикс с расширенной компетенцией крупные корпоративные внедрения Enterprise.

Процесс внедрения. Что было сделано в рамках внедрения проекта.
В ходе обсуждения проекта и выявления потребностей клиента было принято решение реализовать проект на платформе Битрикс24, которая закрывала все потребности заказчика. 
Реализация проекта началась с этапа согласования заявок для подбора персонала и оффера для кандидата. 
В рамках работа был создан смарт-процесс с использованием стадий и уведомлений. Это позволило организовать эффективный процесс подбора персонала. Сотрудники HR-отдела компании смогли в Битрикс24 оформлять заявку на подбор с уведомлением ответственных лиц. 
В системе появилась возможность хранить все данные о кандидате, что позволяет быстро сравнить кандидатов и оперативно принять решение. 
Удалось организовать систему согласований, связанных с подбором, с руководителем и HR-отделом. Появилась возможность контролировать процесс подбора. Это удалось реализовать в Kanban. Сотрудники могут видеть на каком этапе, сколько заявок и сколько офферов находятся на стадии согласования. 
Также в рамках проекта была проведена работа по графикам отпусков. Отметим, что в Битрикс24 уже реализован стандартный функционал для планирования и контроля графика отпусков сотрудников. 
В данном разделе специалисты RDN Group реализовали процесс согласования отпусков на основе графика отсутствий и бизнес-процесса ленты новостей. 
Из интерфейса «График отпусков» пользователь может посмотреть график отпусков коллеги и прямо в системе отправить заявление на отпуск, что позволяет исключить пересечения.
Организован процесс согласования поданных заявлений с руководством и HR отделом. В результате сотрудник получает уведомление либо о согласовании отпуска, либо о необходимости перенести даты.
Производится прием заявки от сотрудников строго в соответствии с графиком отпусков, учитывается наличие достаточного количества накопленных дней отпуска, а также рассчитывается наложение отпусков и процентное распределение отпусков по отделам таким образом, чтобы 75% сотрудников оставались на рабочем на месте.
Возможно выгружать отчетность по годовому графику отпусков по дням, где видно, кому согласовали отпуск, кто находится в стадии заявки, и кто подал заявку на перенос дат.
После реализации графика отпусков мы приступили к интерфейсу Таймшиты. 
Таймшиты - это интерфейс в Битрикс24, где сотрудники отмечают задачи и время, которое они потратили на их выполнение в течение недели по дням. 
Для организации процесса были выполнены следующие настройки:
В пятницу происходит рассылка сотрудникам с напоминанием о необходимости вноса в таймшиты затраченного по проектам времени.
После чего сотрудник указывает в тамшите активность и задачу, на которую хочет списать время. Всего можно указать не больше 8 часов в день. Можно просмотреть время за предыдущие недели, но отредактировать время нельзя.
В случае если сотрудник вовремя не заполнил данные по затраченному времени, то в пятницу вечером происходит автоматическое проставление фритайма. Занесение времени в задачу вручную закрывается.
Также была создана группа администраторов таймшитов, сотрудникам которой предоставлен доступ к исправлению времени за любую неделю любого сотрудника, а также к скачиванию отчета по всем сотрудникам за неделю. Создан ряд отчетов для контроля рабочего времени сотрудников и расчета эффективности каждого.
Функционал таймшитов внедрен для контроля рабочего времени, подсчета эффективности сотрудников и показывает, насколько сотрудник был задействован в проектных активностях, и какие сотрудники приносят компании наибольшую пользу.

Достигнутые результаты 
Настроенные бизнес-процессы в Битрикс24 позволяют сотрудникам и руководящему составу составлять планы и прогнозировать сроки выполнения задач, контролировать эффективность рабочего дня сотрудников и открытые вакансии, которые необходимо заполнить. Раздел HR-оптимизация, реализованный в Битрикс24, позволит компании уменьшить количество фактических часов работы сотрудников и руководства, а также контролировать рабочий процесс и эффективность команды или отдельного сотрудника, что напрямую влияет на прибыль компании.
Преимущества от внедрения
Повысилась эффективность работы HR- отдела за счет наглядности и оцифровки процесса согласования и подбора сотрудников. 
Коллективу стало удобнее планировать свой отпуск и график отсутствий, так чтобы это не влияло на закрытие задач компании. 
Руководителям стало удобнее контролировать рабочий процесс сотрудников.

Отзыв заказчика
Что клиенту понравилось в нашей работе: оперативность ответов, качество проделанных работ, высокий уровень компетенций команды.