Индивидуальное внедрение, БИТ ПСК

1. Краткая информация о клиенте

ООО «БИТ ПСК» (Первая Строительная Компания) занимается проектированием, монтажом и обслуживанием инженерных систем: автоматической пожарной сигнализации, охранного видеонаблюдения, дымоудаления и противопожарной автоматики, охранной или охранно-тревожной сигнализации, контроля и управления доступом, телефонии, телевидения, радиосвязи и часофикации, проточно-вытяжной и противодымной вентиляции, дренажных насосов и шиберных задвижек.

Компания сопровождает проекты любой сложности: промышленные производства, жилые комплексы, бизнес-центры, гипермаркеты, гостиницы, спортивные и образовательные объекты. Работа выполняется как “под ключ”, так и на отдельных этапах.

В компании используются инструменты передовых производителей и новейшее программное обеспечение. 

Инициатором проекта внедрения Битрикс24 выступил основатель и действующий технический директор БИТ ПСК Александр Витальевич Подчепаев. Он уже более 10 лет трудится в области проектирования, монтажа и обслуживания слаботочных систем, за плечами успешный опыт работы как в качестве наемного сотрудника, так и предпринимателя. 

2. Необходимость внедрения Битрикс24.

Компания была основана в конце 2019 года, с этого момента начался быстрый рост и развитие, заключались сделки с крупными заказчиками, например, со строительной компанией “ПИК”. Google-документов и таблиц уже было недостаточно, чтобы контролировать все процессы, поэтому возникла потребность в систематизации, а именно:

• создать полноценную "эко-систему", в которой будут наглядно взаимодействовать все отделы компании: продаж, закупок, обеспечения, сметный, договорный, производственно-технический, кадровый, юридический и бухгалтерия;

• составить воронку Проекта с этапами внедрения и ответственными за них;

• полностью оцифровать этапы взаимодействия с клиентами, чтобы ничего не терялось и отображалось наглядно;

• обучить штат работе с Битрикс24.

Решили обратиться к нам в CRM Academy, так как в нашем коллективе есть бизнес-аналитик с опытом работы в инжиниринговой сфере.

3. Процесс внедрения, особенности проекта

В первую очередь приняли решение разобраться в отделе продаж и реализации проектов. В процессе внедрения вся работа отделов компании была успешно интегрирована в функционал Битрикс24.

Затруднения в адаптации к новой системе – это естественная реакция, которую переживают все люди, когда сталкиваются с переменами. Для облегчения знакомства с Битрикс24, мы:

• организовывали онлайн-конференции, скрин-касты, записывали видео-инструкции и наполняли базу знаний компании;

• помогали пользователям научиться работать с новостями, чатами, группами, диском, календарем;

• показывали возможности Битрикс24 по постановке, контролю и анализу задач в проектах и группах;

•  демонстрировали сценарии работы с задачами.

 В течение недели после обучения проверяли эффективность, консультировали, отвечали на любые вопросы. В конце адаптации на диске Битрикс24 были размещены все записи уроков.

4. Работа с решением. Достигнутые результаты

Благодаря внедрению Битрикс24, в компании “БИТ” автоматизирована работа отделов. Каждый этап проекта наглядно отображается в системе, что упрощает отслеживание процессов. Все коллеги ведут списки задач внутри раздела постановки и контроля, благодаря чему снижена нагрузка на руководителей. Чаще всего сотрудники используют блоки "CRM" и "Офис".

Что было сделано в процессе внедрения:

• выстроена логика воронок “Проект” и “Контроль”, карточек контактов и компаний;

• сотрудники обучены работе в CRM, функционалу представлений “Канбан”, “Список”, “Календарь”, фильтрации данных по проектам;

• интегрирована облачная АТС с настройкой распределения звонков;

• подключены мессенджеры WhatsApp/Telegram с обработкой обращений в CRM;

• интегрирована почта с фиксацией писем в карточках CRM;

установлены и скорректированы этапы воронок проектов, роботов, формулировок заданий для удобства работы сотрудников.

В проектной деятельности БИТ ПСК был описан и задокументирован в нотации BPMN 2.0 процесс управления проектами. Он стартует со стадии «Новый проект» при получении запроса от Заказчика. После принятия решения об открытии проекта и согласования планового бюджета основной процесс переходит на стадию «Выполнение проекта» и разветвляется на четыре подпроцесса: 

1. Согласование условий с Застройщиком
2. Согласование условий с Подрядчиком
3. Запуск и приемка работ Подрядчика
4. Сдача работ Застройщику

После завершения всех этапов этапов процесс завершается на стадии «Проект успешен». Если условия с застройщиком не согласуются, процесс может завершиться раньше и перейти на стадию «Сделка провалена».

Эта схема реализована на базе воронок и смарт-процессов с помощью настройки постановки задач, создаваемых по шаблонам.

Основным элементом процесса является Проект, карточка которого реализована на базе стандартной карточки «Сделка» в воронке «Управление проектом». 

Карточка Проекта создается на старте процесса, в нее заносится вся важная информация, которую можно в процессе дополнить. Смена стадии производится вручную руководителем или менеджером проекта после выполнения условий.

Чтобы управлять проектом во время выполнения, необходимо контролировать четыре подпроцесса, работа в которых может вестись параллельно. Для этого этапы и задачи этих подпроцессов были оцифрованы при помощи дополнительных Smart-процессов, которые отслеживаются  во вкладке «Выполнение проектов».

Также в списке всех текущих проектов (Воронка «Все элементы») отображается, на какой стадии находится в данный момент подпроцессы каждого проекта

5. Преимущества от внедрения

После внедрения и обучения, эффективность работы менеджеров в Битрикс24 значительно увеличилась. Теперь работать стало удобнее, а времени тратится меньше. Все необходимые данные о клиентах, партнёрах, субподрядчиках находятся в CRM и распределены наглядно, что существенно упрощает рабочий процесс.

Внутри компании выстроилась прозрачная система закрытия сделок. Проекты ведутся поэтапно, можно отследить процесс выполнения работ по каждому клиенту. Управляющим внутри отделов легче принимать решения, наблюдая за работой сотрудников, отслеживая показатели эффективности. 

6. Отзыв клиента: 

Александр Подчепаев: “Коллеги, хочу выразить вам огромную благодарность от лица всей команды БИТ ПСК за ваш профессионализм, глубокое погружение в суть вопроса и терпение, которое вы проявили по отношению к нам как к непростому и требовательному клиенту. Мы искренне довольны проделанной работой, вскоре вернемся к вам с новыми и более детально отработанными бизнес-процессами. Результат нашей работы стал мощным фундаментом для построения чего-то большего, чем было у нас до встречи с вами, открыл новые горизонты и возможности, которые мы с удовольствием и жадностью теперь используем! Еще раз благодарю вас за нацеленность на результат, за тотальную синхронизацию, за успешное завершение!”