Работы по настройке портала «ООО ЧОО Неосекьюрити»

Краткая информация о клиенте:
Компания: ООО «ЧОО НеоСекьюрити»
О Компании: Частная охранная организация.
Город: Краснодар
Количество сотрудников: 30 человек
К нам обратился, Арсен, директор компании. У клиента был запрос на настройку нескольких процессов согласования документов, а так же синхронизации данных документов из Битрикс24 в 1с.

Какие задачи хотела решить компания с помощью Битрикс24:

• Необходимо было настроить процесс согласования договоров. А так же дальнейшее ведение и использование данных договоров в счетах от поставщиков.
• Настроить процесс согласования счетов, со множеством условий и проверок
• Настроить синхронизацию контрагентов, договоров, счетов создаваемых в Битрикс24 с 1с.

Процесс внедрения, особенности проекта:
Первый процесс который необходимо было настроить – это процесс согласования договоров с поставщиками. 
В данном процессе должны участвовать:
Инициатор. Сотрудник, который заводит контрагента, все реквизиты и банковские счета, а так же все данные договора в Битрикс24, подкрепляет скан договора, отправляет на согласование, а так же отвечает за подписание оригиналов. Контролирует текущую базу договоров, при необходимости закрывает договоры, при расторжении.
Юрист. На начальном этапе, после заведения контрагента и договора, юрист проверяет благонадежность контрагента, а так же сам договор.
Руководитель (в дальнейшем несколько человек), непосредственно согласующее лицо.
Сам процесс был построен на базе «Смарт-процессов» Битрикс24. У данного процесса настроено несколько этапов: 

• Заведение контрагента/договора
• Проверка контрагента/договора
• Согласование договора
• Подписание договора
• В работе
• Закрыт

Настроена автоматизация по расстановке задач на сотрудников, различные запреты на движения по стадиям и проверки. Если договор был заключен на определенный период система должна автоматически закрывать данный договор. В договоре так же могут прописываться лимиты на оплату счетов.

Работа с решением. Достигнутые результаты:
Второй процесс – согласование счетов от поставщиков. Этот процесс так же настроен на базе «Смарт-процессов».
В данный процесс заводятся данные по счету который необходимо оплатить, выбирается договор который был ранее заключен с контрагентом. 
Автоматизация в данном процессе проверяет действующий ли договор выбран, а так же если в договоре указаны лимиты по оплате на определенную сумму, происходит проверка, вышли ли мы за лимит оплаты и если вышли, система нам об этом сигнализирует. Если все хорошо, после оплаты счета, сумма по услугам данного счета, прописывается в договор, чтобы накапливать общее значение оплат по договору.
Настроена синхронизация с 1с. Все контрагенты, договоры и счета выгружаются в 1с. С ними дальше работает бухгалтерия – отправляет оплату в банк для перевода средств на счет контрагента, разносит произведенные оплаты в 1с. После чего, происходит автоматическое изменение статуса счетов Битрикс24, на статус «Оплачен».
Реализация данных мероприятий привела к улучшению эффективности работы сотрудников компании по работе с поставщиками.

Преимущества от внедрения:

• Настроен процесс согласования договоров
• Настроен процесс согласования счетов
• Настройка автоматизации и различные уведомления для сотрудников о статусах документов
• Все счета автоматически прогружаются в 1с, а сотрудники видят статусы счетов в Битрикс24. Процессы стали полностью автоматизированы.

Отзыв заказчика о проделанной работе:
Руководитель компании остался доволен выполненной работой по настройке процессов согласования. Особенно удобно стало то, что вся информация по поставщикам сведена в единое место. Для согласования документов теперь не нужно отдельно тратить время на взаимодействие с сотрудниками.