Автоматизация Битрикс24 для ФК "Рубин"
Автоматизация процедур согласования в компании ФК “Рубин”
1. Краткая информация о клиенте:
ФК “Рубин” - футбольный клуб города Казань .
2. Клиент пришел с задачами:
Клиент обратился с запросом на Разработку удобной системыдля ведения внутренних процессов компании
Нужно было:
1. Краткая информация о клиенте:
ФК “Рубин” - футбольный клуб города Казань .
2. Клиент пришел с задачами:
Клиент обратился с запросом на Разработку удобной системыдля ведения внутренних процессов компании
Нужно было:
- Изучить бизнес-процесс клиента
- Разработать удобные схемы совместной работы внутри компании
- Провести обучение для сотрудников по работе с разработанным функционалом
3. Процесс внедрения, особенности проекта:
Для изучения бизнес-процесса компании наш Аналитик провел несколько интервью с владельцем проекта и всеми участниками процессов. Была разработана Идея реализации системы. Наш Аналитик предложил Вариант реализации
На первом этапе работ:
Для изучения бизнес-процесса компании наш Аналитик провел несколько интервью с владельцем проекта и всеми участниками процессов. Была разработана Идея реализации системы. Наш Аналитик предложил Вариант реализации
На первом этапе работ:
- Согласовали план работ по проекту
-
Разработали Технические задания на создание систем:
-
Согласование “входящих/исходящих документов”
-
Автоматизация согласования Заявки на платеж
Вторым этапом настроили провели работы по настройке процессов
Общая логика работы процесса “Согласование Входящих/Исходящих документов”
Общая логика работы процесса “Согласование Входящих/Исходящих документов”
- При загрузке документа на диск Битрикс24, автоматически запускается Бизнес-процесс согласования документов
- Загруженному документу присваивается автоматически порядковый номер (номер формируется согласно запросу клиента )
- В список группы “Реестр документов”, автоматически добавляется элемент с информацией о загруженном документе
- Для Сотрудника создавшего документ, ставится Задание Бизнес процесса
-
В задании сотрудник заполняет поля по документу. При необходимости к приложенному документу можно Догрузить файлы - все файлы будут храниться в пределах одного элемента собранные в одном поле Файлы.
Для выполнения задания необходимо выбрать Что делать с документом дальше:
- Зарегистрировать документ
- Передать на ознакомление
Если выбран вариант Передать на ознакомление, но при этом не указали Сотрудника для ознакомления, то для сотрудника будет запущено дополнительное задание на указание сотрудника:
В случае Передачи на ознакомление, когда Сотрудник для ознакомления указан, на него запускается задание:
Сотрудник для ознакомления аналогично как и в предыдущем задании должен указать результат:
- Ознакомлен
- Передать на исполнение
Когда Ответственный выбран, на него создается задача в группе Исходящие/Входящие документы со всей ранее указанной информацией по документу:
После завершение задачи Ответственным, работа с документом считается завершенной.
Общая логика работы процесса “Согласование Входящих/Исходящих документов”
Общая логика работы процесса Заявка на платеж
Согласование Договоров настроено через инструмент Смарт-процессы
Сотрудник создает элемент-смарт процесса “Заявка на платеж”
Общая логика работы процесса Заявка на платеж
Согласование Договоров настроено через инструмент Смарт-процессы
Сотрудник создает элемент-смарт процесса “Заявка на платеж”
-
При создании элемента сотрудник заполняет поля карточки Заявки , и переводит элемент на этап подготовки
- На этапе подготовки, по контрагенту заявки автоматически собираются данные контрагенте и добавляются в карточку Заявки. Дале стадия Заявки автоматически меняется на Согласование
- На этапе согласования автоматически ставится задачи на согласование договора сотруднику компании
4. Работа с решением. Достигнутые результаты:
Все поставленные цели проекта были достигнуты. Функционал внедрялся поэтапно, пользователи имеют возможность обратится в техподдержку нашей компании в случае возникновения сложностей с работой портала.
Компания получила, удобную, функциональную, отлаженную систему для согласования заявок и обработки документов.
5. Преимущества от внедрения
- Появился инструмент согласования документов
- Пользователи могут согласовывать документы, не беспокоясь о том что процесс зависнет без их участия
- Пользователи могут своевременно и быстро подготовить ответ на входящий/исходящий документ, а также получить быструю консультацию или помощь от коллег
- Для заказчика разработана инструкция с подробным алгоритмом работы приложения
Название проекта
Автоматизация Битрикс24 для ФК "Рубин"
Проект партнера
Автоматизаторы
Сфера бизнеса
Красота, фитнес, спорт
Тип проекта
Коробочная версия
Год публикации
2024
Узнать стоимость внедрения
