Департамент молодежной политики Ямало-Ненецкого Автономного округа
О клиенте:
Название компании: Демартамент молодежной политики Ямало-Ненецкого автономного округа
Сайт компании: https://dmpt.yanao.ru/
Сфера деятельности: Государственное учреждение
Число сотрудников (пользователей Битрикс24): 1 000
Количество офисов/филиалов, география: г. Салехард
Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент
Клиент пришел с запросом на построение и автоматизацию процесса награждения сотрудников в рамках департаментов учреждения, на уровне региона и района.
Необходимо выстроить процесс награждения со сменой ответственных, заполнением полей и документов на этапах сделки, уведомлениями. Главная задача: автоматизировать процесс проверки кандидатов, представленных к награждению от разных отделов, на основании заданных параметров, чтобы ответственные сотрудники Отдела кадров вручную не проверяли каждого сотрудника по параметрам: стаж работы в департаменте, стаж работы в регионе и округе, наличие/отсутствие дисциплинарных взысканий.
Название компании: Демартамент молодежной политики Ямало-Ненецкого автономного округа
Сайт компании: https://dmpt.yanao.ru/
Сфера деятельности: Государственное учреждение
Число сотрудников (пользователей Битрикс24): 1 000
Количество офисов/филиалов, география: г. Салехард
Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент
Клиент пришел с запросом на построение и автоматизацию процесса награждения сотрудников в рамках департаментов учреждения, на уровне региона и района.
Необходимо выстроить процесс награждения со сменой ответственных, заполнением полей и документов на этапах сделки, уведомлениями. Главная задача: автоматизировать процесс проверки кандидатов, представленных к награждению от разных отделов, на основании заданных параметров, чтобы ответственные сотрудники Отдела кадров вручную не проверяли каждого сотрудника по параметрам: стаж работы в департаменте, стаж работы в регионе и округе, наличие/отсутствие дисциплинарных взысканий.
Процесс внедрения, особенности проекта
В ходе реализации проекта были выполнены следующие задачи:
В ходе реализации проекта были выполнены следующие задачи:
- В сущности CRM (в смарт-процессе) настроена воронка сделки с основными этапами награждения сотрудников.
- При запуске процесса в сделке формируется ссылка на бизнес-процесс, которая публикуется в ленте новостей. Ответственные сотрудники в ленте переходят по ссылке в бизнес-процесс, в котором выбирают наименование Мероприятия награждения и заполняют список сотрудников, которых они хотели бы представить к награждению.
- Срок предоставления списка сотрудников ограничен значением поля Срок подачи кандидатов. В 24:00 текущего числа добавить кандидатов не получится в данное Мероприятие.
- После добавления кандидатов в список на награждение Битрикс24 осуществляет проверку: подпадает ли кандидат под требования к награждению или нет. Если кандидат не соответсвует требованиям: стажу работы в департаменте, в округе, регионе или имеет действующие дисциплинарные взыскания, то в сделку (в процесс награждения) он не попадает (Битрикс24 его отсеивает и направляет ответственному сотруднику в процессе награждения уведомление).
- После добавления всех кандидатов в сделку к работе приступает сотрудник отдела кадров. В сделке он может удалить кандидатов из общего сформированного списка, добавить своих кандидатов минуя внутреннюю проверку Битрикс24. Также создана отдельная вкладка в сделке Сотрудники (через смарт-процессы), в которой отображены все добавленные, удаленные сотрудники (в режиме реального времени отображает пользователей из элемента списком). Реализована возможность в этой вкладке добавлять комментарии напротив каждого сотрудника, фиксируется: дата комментария, фио сотрудника, оставившего комментарий, количество комментариев не ограничено (можно указать причину добавления сотрудника в список к награждению, обосновать его удаление из списка представленных, другие комментарии).
- Далее процесс движется по этапам: смена ответственных, уведомления ответственным, постановка задач ответственным.
- После согласования всех кандидатов и завершения процесса, всем сотрудникам, которые были согласованы и представлены к награде, в карточке сотрудника проставляется отметка о выданной награде. Разработан интерфейс, отмечается дата и тип выданной награды.
- Дополнительно разработан бизнес-процесс «Дисциплинарные взыскания»: добавляем или удаляем сотрудников в этот процесс.
- Дополнительно в админ панели в карточке сотрудника добавлена возможность отметить: дату приема сотрудника на работу в департамент, общий трудовой стаж, стаж в отрасли и округе. Битрикс24 на ежедневной основе рассчитывает текущий стаж сотрудника по всем описанным направлениям.
Это необходимо для процесса проверки сотрудника при представлении его к награждению. Если сотрудник работает менее заданного срока или имеет взыскания, то он не пройдет проверку и не будет добавлен в список в процесс (реализовано через обработчик).
Составлены списки с требованиями к каждой награде. Например ,стаж работы, в округе, отрасли, отсутствие дисциплинарного взыскания для получения грамоты от губернатора округа.
Работа с решением. Достигнутые результаты
Составлены списки с требованиями к каждой награде. Например ,стаж работы, в округе, отрасли, отсутствие дисциплинарного взыскания для получения грамоты от губернатора округа.
Работа с решением. Достигнутые результаты
Большой блок работы Департамента кадров в гос. Учреждении был автоматизирован и систематизирован на базе Битрикс24 коробочная версия.
Процесс интуитивно понятно организован, и требует меньшее количество времени для реализации всеми участниками процесса, а также понятен новичкам.
Цель реализации проекта была достигнута, так как автоматизирован весь ручной труд участников процесса, минимизированы ошибки на этапах процесса, сокращен срок реализации.
Дополнительно подготовлены видео-инструкции для пользователей, размещены на Диске Битрикс24 на портале Заказчика.
Преимущества от внедрения
Процесс интуитивно понятно организован, и требует меньшее количество времени для реализации всеми участниками процесса, а также понятен новичкам.
Цель реализации проекта была достигнута, так как автоматизирован весь ручной труд участников процесса, минимизированы ошибки на этапах процесса, сокращен срок реализации.
Дополнительно подготовлены видео-инструкции для пользователей, размещены на Диске Битрикс24 на портале Заказчика.
Преимущества от внедрения
- Сотрудники отдела кадров не проводят ручную проверку соответствия кандидата к награждению требованиям к награде.
- Сотрудники отдела кадров не рассчитывают вручную стаж работы сотрудников ежедневно.
- Исключена письменная подача списка кандидатов к награждению, письменное согласование кандидатов. Отсутствует риск потери данных, сокращается срок реализации процесса награждения сотрудников.
- Исключена путаница с множеством процессов награждения, все данные по одному награждению аккумулированы в рамках одного процесса.
- Данные отображаются наглядно, не теряются и их не нужно искать в переписках в почте, телеграмм, на бумажных носителях, как это ранее выполнялось в учреждении.
- Значительно сокращается срок реализации данного процесса в учреждении, большая часть процессов реализуется Битрикс24, не используется ручной труд сотрудников.
Название проекта
Департамент молодежной политики Ямало-Ненецкого Автономного округа
Проект партнера
TKEYB
Сфера бизнеса
Государственные организации
Тип проекта
Коробочная версия
Год публикации
2024
Узнать стоимость внедрения
