ООО ЭП "ФЛОРЭКО"

ФлорЭко: как автоматизировать гибкие продажи на экологическом предприятии?

1. Краткая информация о клиенте:
Клиент: экологическое предприятие «ФлорЭко»
Город: Москва
Направление деятельности: консалтинг и сопровождение в сфере экологии
Web: https://flor-eco.ru
Тариф Битрикс24: Профессиональный
Количество сотрудников: 20-50
ФлорЭко предоставляет услуги по экологическому сопровождению предприятий. Поддержка бизнеса в сфере экологии — это разработка и ведение экологических проектов, согласование необходимой документации с органами власти, строгая отчётность. Чтобы получать положительные решения для клиентов со стороны различных государственных органов, очень важна точность в документообороте, наличие соответствующих лицензий и владение актуальной быстроменяющейся информацией.

2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами пришел клиент.
В компании уже пользовались CRM-системой Битрикс24, но преимущественно как планировщиком задач. Со временем пришли к выводу, что из-за специфики деятельности и объёмных заявок, необходимо сделать аудит бизнес-процессов и привести их в порядок.
Компания ставит перед собой цель увеличить оборот в 3 раза. Как отметило руководство, для этого нужно было либо увеличить чек, либо разработать новую услугу. Но при проработке и запуске новых направлений неизбежно страдали уже имеющиеся, так как сотрудники не успевали выполнять заказы. Стало понятно, что без автоматизации сложно масштабировать бизнес. В компании многие операции включали ручную работу. Хотя система управления CRM Битрикс24 способна облегчить работу с многочисленной документацией, но не использовалась на полную мощь.
В итоге компания решила системно выстроить работу, автоматизировать процессы для экологов и менеджеров, упорядочить получение заявок и настроить работу с документам онлайн. Обязательным шагом внедрения также отметили и объединение каналов коммуникаций.
Первоначальный список необходимого функционала:
Аудит CRM Битрикс24: со временем какие-то процессы были упущены, какие-то расширились ,поэтому необходимо было реконструировать портал под текущие бизнес-процессы.
Аналитика лидов: команде необходимо  понимать, откуда пришла заявка.
Единое рабочее пространство: компании важно не допускать потери информации по проектам и вести всю переписку и задачи через Битрикс24.
Систематизировать документацию: оцифровать многоступенчатый процесс согласований и подтверждения передачи результатов работ заказчику и их приемку.
Автоматизация продаж: зачастую менеджер продаж консультируется по полученной заявке с экспертом-экологом, на этом этапе возможна потеря времени, поэтому было важно этот функционал перенести в CRM.
Представители компании поделились, что не сразу выбрали подходящего интегратора. Некоторые интеграторы отказывались от заказа, поскольку проект был сложным. Затем, после подробного анализа компаний-партнёров CRM Битрикс24 компания выбрала одного из интеграторов, но после нескольких встреч не смогли работать дальше и, наконец, обратились к INVO Group. С командой коммуникация сразу сложилась, выстроили конструктивный диалог и погрузились в процессы.
Состав рабочей группы со стороны заказчика:
Заместитель директора и руководитель отдела продаж были активно вовлечены в проект внедрения, это и послужило залогом успешного внедрения. Вся необходимая информация по процессам была предоставлена вовремя, представители компании оперативно согласовывали изменения и внимательно принимали финальные работы.
С какими сложностями столкнулись на этапе внедрения:
Что было важно: сохранить гибкость, но регламентировать бизнес-процессы.
В чём сложность: компания очень лояльна к клиентам и зачастую условия меняются в зависимости от пожеланий клиента. Это необходимо было учитывать бизнес-аналитику INVO Group и настроить систему максимально удобно и гибко для ведения таких сделок.
В итоге: благодаря слаженной работе проектной команды было выработано оптимальное решение, которая вписывается в стадийность и, тем самым, делает работу компании прозрачной и управляемой.
Что было сделано во время реализации проекта:
Любой проект мы начинаем с MVP (минимально жизнеспособный продукт), задача которого быстро внедрить самые необходимые инструменты Битрикс24, чтобы получать пользовательский опыт и на его основе планировать следующие доработки системы.
Такой подход позволяет сделать стартовое внедрение относительно быстро и недорого.

3. Процесс внедрения, особенности проекта.
В рамках MVP было принято решение реализовать следующий функционал:
Стандартные модули Битрикс24:
1. CRM: 
1.1 Реконструирована воронка лидов, скорректированы этапы и настроены задачи. После квалификации менеджеры отправляют коммерческое предложение по проектам, а уже после подключается юрист и по проекту детализирует все необходимые этапы, которые загружаются в шаблон. Из этого и складывается окончательная цена договора и сделка переходит в следующую воронку.
1.2 Настроена воронка продаж, которая запускается на стадии заключения договора с клиентом, где проходят все необходимые согласования.
1.3 Настроена воронка счетов штатными инструментами Битрикс24, в которую были добавлены дополнительно необходимые стадии
2. Смарт процессы
2.1 Настроен смарт-процесс  «Выполнение работ экологами», которая регламентирует выполнение услуг экологами с отдельными задачами для достижения результатов в установленные сроки.
Обязательный завершающий этап — прикрепление акта выполненных работ.
3. Списки:
3.1 Настроен реестр документов.
3.2 Настроен реестр актов.
3.3 Настроен реестр оплат.
4. Работа с документами:Битрикс24 помогает бизнесу работать ❇ Автоматизация бизнеса ❇ Интернет-агентство KMAvega
4.1 Создан шаблон коммерческого предложения
4.2 Создано 2 шаблона договора
4.3 Создано 2 шаблона договора-счёта
Все шаблоны заполняются автоматически при нажатии кнопки.
5. Аналитика:
5.1 Настроен отчёт по сделкам.
5.2 Настроен отчёт по лидам.
Отчёты формируются на основе разнородных данных: категории, коды, экологические уровни и т.д. Для удобства были настроены специальные фильтры по различным критериям, которые формирую большой и подробный отчёт по видам экологических работ.
6. Маркет-плейс:
6.1 Подключено приложение «Роботы для бизнес-процессов», которое позволяет дополнительно по услугам подтягивать в CRM нужные пользовательские поля.
7. Облачное хранение данных:
7.1 Настроено единое хранилище данных, которое позволяет сотрудникам работать с информацией удалённо.
Для договоров настроена папка, куда для удобства экологов и менеджеров также подгружаются договоры и настроены соответствующие права доступа.

4. Работа с решением со стороны клиента. Достигнутые результаты
Создано полноценное единое пространство для работы и коммуникации
Оптимизированы имеющиеся и настроены новые бизнес-процессы компании
Автоматизирована ежедневная рутина сотрудников, исключён ручной труд.
Сделали гораздо больше, чем планировали.

5. Преимущества от внедрения.
Работа экологической компании налажена и полностью отстроена в Битрикс24. Автоматизация рутинных задач значительно ускорила работу. Теперь любую «мелочь» можно решить нажатием одной кнопки, вместо того, чтобы потратить на её выполнение (например, подписание и согласование актов) два часа.
В компании оказывается много различных услуг и зачастую нужно обратиться к аналогичным проектам, которые были завершены в прошлом году. Теперь с помощью CRM, находить такие проекты стало удобно. Продажи систематизированы, сделка двигается по этапам, а сотрудники подключаются к работе в нужный момент.