СТ Эксперт

1. Краткая информация о клиенте
СТ Эксперт проводит экспертизу земельных участков в суде по гражданским делам, например, при спорах о разделе земли. Также эксперты проводят оценочную, строительную экспертизы, кадастровые работы и другое. В компании около 50 сотрудников, работающих с Битрикс24.

2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?
Так как экспертиза проводится для судебного рассмотрения, для каждого объекта экспертизы заводится дело. Учет дел клиент ведет в таблице Гугл. В таблице фиксируется, откуда поступило дело, ФИО судьи, номер дела, истец, ответчик, предмет экспертизы, когда нужно передать экспертизу в суд, оплачена ли экспертиза, дата выставления счета. Дела идентифицируются по уникальному номеру. Само собой, за все годы работы компании эта таблица стала очень длинной, и поиск необходимого дела (а удалять данные нельзя) стал довольно долгим.
Доходы компании считаются на отдельном листе по формулам, учитывающим вклад каждого эксперта в объем выручки, специальные расходы, расходы на фонд оплаты труда и итоговый доход предпринимателя. Для клиента эти данные являются основной статьей для аналитики. 
Далее, эксперты должны вести задачи, и делают они это тоже в электронной таблице, каждый - в своей. Выглядит она аналогично общей таблице, каждое дело для эксперта является задачей, у него есть стадии, сроки и так далее. Здесь очень много ручного труда и сам клиент недоволен таким методом ведения работы.
Счета на экспертизу также формируются в эксель, также как приходно-кассовые ордера, заявления на взыскания, ходатайства и другие официальные документы, хранятся они в карточке дела, которая представляет собой отдельную таблицу.
2.1. Первое, что мы предложили - перенести задачи экспертов из таблиц в задачи Битрикс24. В каждой задаче создать пользовательские поля, в которые выгрузятся данные из таблиц, чтобы сохранить культуру работы и все материалы каждого конкретного дела.
2.2. Для каждого дела создать смарт-процесс, также создать сделку с суммой экспертизы и привязать к смарт-процессу, по статусу сделки можно отследить, есть задолженность или нет.
2.3. Все документы перегнать из таблиц в соответствующие смарты или сделки, создать шаблоны для автоматического заполнения документов с помощью бизнес-процесса.
2.4. Для учета доходов и оплаты отдельных экспертиз по экспертам создать отдельный отчет и дашборд с помощью Пинкит.

3. Процесс внедрения, особенности проекта
Нам предстояло решить проблемы как рядовых экспертов, так и руководства. Технических сложностей в настройке не возникло, мы провели несколько онлайн-встреч, показали, как правильно заполнять контакты, сделки, смарты с настроенным бизнес-процессом по созданию документов из шаблона. Сложностей в адаптации у сотрудников не возникло. 

4. Работа с решением. Достигнутые результаты
Активнее всего компания стала использовать сделки и их связку со смартами, а также БП в смартах.  Были решены задачи автоматизации ручного труда, снижения затрат на рутинную работу, а также снижения количества ошибок по причине человеческого фактора. Сотрудники ежедневно используют настроенный функционал ведения сделок и смарт-процессов, а выгрузка из Битрикс24 в таблицу происходит автоматически, а не руками.

5. Преимущества от внедрения
Автоматизация активно используется всей компанией. Преимущества от внедрения:
-среднее время закрытия задачи экспертом составило 4 дня вместо 10 дней.
-время работы сотрудника с задачей снизилось на 15%.
- уменьшилось количество задолженностей по делам.

6. Отзыв заказчика о проделанной работе
Мы получили положительный отзыв о работе, заказчик протестировал и принял работу и теперь активно использует автоматизацию на своем портале. Мы рады, что смогли качественно и оперативно решить задачу клиента.