ООО «СК Муравей»

“Муравей”: как трансформировать и оцифровать процессы в строительном бизнесе?

1. Краткая информация о клиенте:

Клиент: Строительная компания «Муравей»

Город: Санкт-Петербург

Направление деятельности: Строительство и ремонт коммерческих помещений

Web: https://skmuravey.ru/

Тариф Битрикс24: Профессиональный

Количество сотрудников: 20-50

Компания занимается строительством, ремонтом и вводом в эксплуатацию коммерческих помещений для сети магазинов «Красное&Белое» и торговых точек, входящих в X5 Retail Group, ГК «Дикси» и др. География работы по всей России: от Калининграда до Владивостока. Помимо строительства, в компании развивают производство различных металлоконструкций (жалюзийные, раздвижные решётки и алюминиевые двери), которые используются в строительстве.

2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами пришел клиент.

Для руководства было важно автоматизировать процесс продаж. В компании есть несколько направлений: строительство крупных объектов как генеральный подрядчик, производство металлоконструкций (от запуска изготовления и до продажи) и склад. Со складом сотрудники уже частично работали в 1С, а частично в различных файлах, как говорится, «на коленке». Но этого оказалось недостаточно.

Руководству не хватало системности и управляемости бизнеса в целом. Более того, в планах расширять производство и запускать продажи не только с юридическими, но и с физическими лицами.

Стало очевидно, что нужно навести порядок в процессах и структурировать их. Для того чтобы держать темп и качество выполняемых работ, необходимо обеспечить доступность информации по каждому проекту в любой момент для всех участников процесса.

Директор долго искал нужный инструмент. Выбор пал на систему управления бизнесом Битрикс24 — CRM, с помощью которой возможно решить все поставленные задачи.

Первоначальный список задач:

• Для руководителя — выйти из операционки.

• Полностью оцифровать все направления работы компании, сделать их прозрачными: продажи, строительство и производство.

• Наладить коммуникацию и обмен данными между отделами.

• Систематизировать процесс продаж и контроль выполнения заказов.

• Настроить портал для работы всех сотрудников в одном месте.

Менеджер INVO Group позвонил в нужное время — как раз руководитель раздумывал над цифровой трансформацией бизнеса. Попали в точку. Ознакомившись с авторской технологией, приняли решение интегрировать CRM Битрикс24 с помощью нашей компании.

Состав рабочей группы со стороны заказчика:

Директор был настроен решительно, для него было важно помогать команде внедрения Битрикс24, чтобы помочь своему бизнесу. Периодически присутствовал на встречах, согласовывал изменения, принимал готовые работы. Заместитель директора участвовала в проектировании архитектуры бизнес-процессов и контролировала ход внедрения. В проекте также принимали участие руководители всех отделов компании, чтобы корректно настроить логику автоматизации.

С какими сложностями столкнулись на этапе внедрения:

1. Проект включал в себя сложную автоматизацию, подключение разных направлений, поэтому пришлось выйти немного за рамки MVP, чтобы реализовать все пожелания клиента.

Не смотря на плотную занятость, директор всегда включался в нужный момент, а благодаря профессионализму бизнес-аналитика INVO Group и активной вовлеченности в процесс трансформации всех отделов, внедрение системы управления завершилось в полном объеме и в срок. 

Что было сделано во время реализации проекта:

Любой проект мы начинаем с MVP (минимально жизнеспособный продукт), задача которого быстро внедрить самые необходимые инструменты Битрикс24, чтобы получать пользовательский опыт и на его основе планировать следующие доработки системы.

Такой подход позволяет сделать стартовое внедрение относительно быстро и недорого.

3. Процесс внедрения, особенности проекта.

В рамках MVP было принято решение реализовать следующий функционал:

Стандартные модули Битрикс24:

1. CRM:

1.1 Настроена воронка «Продажи», которая позволяет вести сделку по заранее прописанному сценарию, не упускать этапы взаимодействия с клиентами и оплаты.

1.2 Настроена воронка «Строительство», которая позволяет контролировать работы на объекте и поэтапно подключать ответственных сотрудников.

2. Смарт-процессы:

2.1 Настроен смарт-процесс «Работа по объекту», который позволяет осуществлять необходимые виды работ по объекту по четырём направлениям: строительные и электромонтажные работы, монтаж пожарной системы и установка мебельно-торгового оборудования.

2.2 Настроен смарт-процесс «Производство». При розничной продаже клиенту, а также при строительно-монтажных работах можно запустить и поэтапно отслеживать процесс производства.  

3. Задачи (группы/проекты):

3.1 Настроены группы «Снабжения» и «Рекламации» с разработкой стадий

3.2 Настроено 7 групп с автоматически настроенной постановкой задач для сотрудников по видам работ.

Данные группы позволяют структурировать работу над каждым проектом. Они помогают объединить все задачи, файлы, сообщения и встречи в одном месте, где всегда можно просмотреть какие действия и задачи были выполнены.

4. Списки:

4.1 Настроен реестр счетов

4.2 Настроен реестр затрат

4.3 Настроен реестр расходных материалов.

5. Контакт-центр:

5.1 Подключена телефония «Мегафон», которая позволяет совершать и принимать звонки в Битрикс24, а также записывать разговоры и прослушивать записи. 

6. Работа с документами:

6.1 В рамках системы лояльности настроены шаблоны счетов

Шаблоны позволяют формировать документы моментально и без ошибок.

7. Аналитика:

7.1 Настроен отчёт об объёме сделок по компаниям.

7.2 Настроен отчёт по закрытым сделкам в строительстве.

7.3 Настроен отчёт по закрытым сделкам по продажам.

7.1 Настроен отчёт, который позволяет отслеживать сумму по объектам.

7.1 Настроен отчёт, который позволяет отслеживать сумму по продажам.

9. Маркет-плейс:

9.1 Подключено приложение для телефонии «Mегафон»

10. Облачное хранение данных:

10.1 Настроено единое хранилище данных, которое позволяет сотрудникам работать с информацией удалённо.

Во время запуска строительства по каждому объекту создаётся автоматически папка, где хранятся фотоотчёты и документы сотрудников по разделам.

11 Чат и видеозвонки:

11.1 Чат позволяет сотрудникам вести рабочую переписку только на портале Битрикс24 вместо нескольких мессенджеров.

11.2 Видеозвонки позволяют сотрудникам оперативно выходить на связь через портал Битрикс24. 

4. Работа с решением со стороны клиента. Достигнутые результаты

1. Процессы компании оцифрованы, стали прозрачными и структурированными.

2. Руководитель контролирует все этапы строительства, производства и снабжения, чтобы оперативно устранять сбои и не допускать задержек.

3. Розничные продажи оцифрованы. Работа менеджеров упорядочена не только с крупными сделками по строительству, но и с продажами металлоконструкций.

4. Все коммуникации сотрудников ведутся в единой системе. Между отделами выстроена эффективная коммуникация, которая ускоряет работу. 

5. Теперь есть возможность вести проекты последовательно в Битрикс24, система сама напоминает о задачах ответственным лицам.

5. Преимущества от внедрения.

Сложные процессы компании по разным направлениям были реализованы через понятную логику. Бизнес-аналитик придерживался правила «чем проще, тем лучше», чтобы в итоге порталом смог пользоваться каждый сотрудник. Удалось привести в порядок процессы компании и структурировать их. Цифровая трансформация прошла успешно. 

У руководства теперь есть полноценная система управления бизнесом, настроена прозрачность и системность всех процессов.

Это поможет в дальнейшем улучшить качество оказываемых услуг за счет прозрачности работы и контроля со стороны руководителя. Исключена потеря информации, всё сохраняется в CRM.

6. Отзыв заказчика о проделанной работе.

Оценка сотрудничества с INVO Group по 10-балльной шкале: 10

Что клиенту больше всего понравилось в нашей работе:

• в целом процесс внедрения, всё прошло чётко и ровно, без срывов и задержек.

Уверенность в выборе компании INVO Group подкрепила рекомендация знакомых, уже работающих в CRM Битрикс24: «С ними можно работать!». Клиент планирует и дальше расширять компанию и на втором этапе внедрения планирует сотрудничество с нами уже на более масштабном уровне.