Акционерное общество "МЕДНОГОРСКИЙ ЭЛЕКТРОТЕХНИЧЕСКИЙ ЗАВОД "УРАЛЭЛЕКТРО"

Краткая информация о клиенте
На сегодняшний день АО «МЭЗ «Уралэлектро» – промышленное предприятие с полным технологическим циклом производства электротехнической продукции (от разработки КД и технологии до получения и испытания готового изделия).
АО «МЭЗ «Уралэлектро» производит почти треть асинхронных электродвигателей, выпускаемых в России, и занимает прочные позиции на рынке.
За свою 75-ти летнюю историю у предприятия сложилась репутация производителя качественной продукции. Бренд компании известен как российским потребителям, так и за рубежом.

Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент.
До старта работ клиент уже успешно работал в Битрикс24, были настроены воронка продаж интеграция с сайтом, телефоние, интеграция с электронными почтами, интеграция с 1С. У клиента остро стоял вопрос организации закупок в связи с чем было принято решение создать отдельную воронку закупок, создать бизнес-процесс закупки.
Основная сложность, с которой пришел клиент заключалась в том, что данный процесс на предприятии не был автоматизирован, подписание происходило на бумажных носителях, большое количество ответственных за согласование документов. В целом процесс носил хаотичный характер, документы на срочные закупки могли подписываться неделями, а некоторые процессы закупки приостанавливались вовсе из-за потери документов. В связи с вышеописанным возникла острая необходимость оцифровать и упорядочить весь процесс с помощью инструментов Битрикс24.

Процесс внедрения, особенности проекта.
Специалисты отдела закупок ранее не работали активно в Битрикс24. Ими использовался функционал почты и внутренних чатов. Поэтому было важно не только настроить бизнес-процесс, но и уделить внимание качественному обучению сотрудников по работе в Битрикс24.
Были сделаны следующие работы:
Было проведено ряд онлайн-встреч с клиентом от руководителем отдела закупок и смежных подразделений для поэтапного описания процесса закупок, формирования очередности ответственных за согласование документов, а также были выявлены критерии и построены решения для различных категорий закупок срочная, годовая закупки.  Также предусмотрено разделение закупок по бюджету до 1млн и свыше 1 млн.
Настроена воронка «Воронка закупок», в которой бизнес-процесс по закупке должен был инициироваться вручную ответственным за закупку.
Составлена блок-схема бизнес-процесса и согласована со всеми участниками процесса. 
Произведены настройки бизнес-процесса «Процесс закупки». Учли пожелания клиента, чтобы в процессе согласования закупок фиксировались все замечания и правки для документов, ответственный мог вовремя отследить и исправить замечания и вернуть процесс на ту стадию и ответственного, с которой был отправлен на доработку. Также при разработке процесса была учтена процедура проведения тендера через платформу.
Далее сотрудниками ООО «ГенКлауд» было проведено многократное тестирование бизнес-процесса «Процесс закупки» на отсутствие багов и соответствие логике блок схемы.
Затем была проведена презентация бизнес-процесса «Процесс закупки» для ответственных со стороны заказчика. После чего внесены корректировки и дополнения процесса.
После была проведена повторная презентация бизнес-процесса «Процесс закупки» ответственных со стороны заказчика.
Проведено обучение для сотрудников по работе в Битрикс24
 и по работе с бизнес-процессом «Процесс закупки» для сотрудников отдела закупок.
С целью адаптации сотрудников отдела продаж заказчика в Битрикс24 был проведен ряд встреч с ответами на вопросы по работе в системе и бизнес-процессом «Процесс закупки».
Далее запущен процесс работы с реальными сделками по закупке.
Работа по усовершенствованию организации отдела закупок продолжается, после многократных тестирований работоспособности бизнес-процесса принято решение, что «Процесс закупки» переходит в стадию производственного использования на сотрудниках компании сроком 1-3 месяца, с целью получения обратной связи и формированию списка идей для дополнения процесса новыми сценариями.
Также в ближайшей перспективе планируется организовать работу отдела закупок с помощью программы 1С. В связи с чем возникнет новый перечень задач.

Работа с решением. Достигнутые результаты.
Работу с закупками полностью перенесли из Excel в Битрикс24.
Наладили процесс взаимодействия между сотрудниками отдела закупок и смежными подразделениями.
У сотрудника отдела продаж нет необходимости держать задачи и последовательность действий по закупке в голове. Настроенный бизнес-процесс «Процесс закупки» в Битрикс24 ведет сотрудника последовательно по всем стадиям согласования «Процесса закупки».

Преимущества от внедрения
На данный момент клиент имеет полностью оцифрованный процесс закупок с участием последовательной структурой согласующих по должностям.
При отсутствии, того или иного сотрудника есть возможность вручную заменить отсутствующего на лицо, исполняющее его обязанности, что позволяет не прерывать и не затягивать процесс согласования закупки. Нет больше необходимости распечатывать бумажные документы и носить из кабинета в кабинет на подписи к согласующим.
Исключена вероятность потери документов, отправленных на согласование закупки, инициатор закупки может отследить на какой стадии согласования (у кого из ответственных) находятся документы и оперативно получает оповещения о необходимостях выполнить доработки и корректировки документа.
Сотрудники отдела продаж имеют готовую схему работы, снижены риски по согласования документов не всеми ответственными и потери документов. В целом работа отдела закупок стала более систематичной упорядоченной, у сотрудников больше времени на исполнение должностных обязанностей, меньше времени тратится на рутину по согласованию документов.
Прогнозируется, что в среднем скорость согласования процесса закупки увеличивается в 2-3 раза, что позволит компании быстрее приобретать средства и материалы, необходимые для основных производственных и организационных процессов предприятия, и как результат быстрее выполнять обязательства по выпуску продукции и оказанию услуг для клиентов АО "МЭЗ "УРАЛЭЛЕКТРО".

Отзыв заказчика о проделанной работе
Сотрудниками ООО «ГенКлауд» проделана большая работа по описанию и оцифровке длинной последовательности действий и ответственных по процессу согласования закупок. Были учтены все наши пожелания и включены различные сценарии закупок срочных и ежегодных, учтены особенности работы по тендерной процедуре, а также различия в согласования в зависимости от бюджетов сделок.
У нас есть готовый, настроенный бизнес-процесс в Битрикс24 для проведения процедуры закупок, который поможет вывести работу отдела закупок на новый современный уровень. Больше нет необходимости переносить бумажные документы из кабинета в кабинет, тратить время на ожидание их подписания.
После 1-3 месяцев тестирования на реальных сотрудниках и сделках, мы планируем вернутся к усовершенствованию процесса закупок, с целью включение новых сценариев. Также в ближайшее время мы планируем организовать работу отдела закупок в 1С, в связи с чем у нас появятся новые задачи, по решению которых будем обращаться в ООО «ГенКлауд».