Корпоративный портал для компании «ИРБИС»

Компания «Ирбис» занимается комплексным управлением строительными проектами с 1993 г. Не счесть объектов жилой, коммерческой, промышленной и общественно-социальной недвижимости, которые появились в разных городах благодаря экспертизе и профессиональной работе этой организации.

«Ирбис» оказывает услуги по управлению проектированием, строительному контролю, технологическому и ценовому аудиту, обследованию зданий и сооружений, выступает в качестве технического заказчика и генерального подрядчика и т.д. Среди клиентов компании — «Сбербанк», «Ашан», «ИКЕА», «Лукойл» и другие крупные организации.

Задачи

Чем эффективнее работает компания, тем легче и быстрее она масштабируется. Чтобы подготовиться к расширению присутствия на рынке, руководство «Ирбиса» поставило цель сделать внутренние процессы более прозрачными, сократить издержки на них и снизить риски потери инвестиций.

Что мы должны были сделать:

Создать коммуникационную площадку для общения сотрудников «Ирбиса» с клиентами и совместной работы над проектами в экстранете. Нужна была прозрачная и удобная система для постановки задач, фиксации договоренностей и промежуточных результатов, оперативного получения обратной связи.

• Создать единую автоматизированную систему хранения информации по взаимодействию с клиентами, которая позволила бы не терять деньги и время, инвестированные в сотрудников.
• Создать удобный инструмент для совместной работы над договорами.

Решение

Мы предложили внедрить корпоративный портал «Битрикс24». Этот продукт хорош сочетанием удобного интерфейса, напоминающего популярные соцсети, и набора возможностей для коммуникации, хранения данных и совместной работы.

Мы настроили и доработали стандартный функционал «Битрикс24» под конкретные задачи компании, промоделировали и автоматизировали ключевые бизнес-процессы.

Бизнес-процессы, которые мы автоматизировали

1.   Бизнес-процесс для рабочей группы

Мы тщательно изучили жизненный цикл проекта в компании, зафиксировали рабочие сценарии и создали шаблон того, как компания обычно выполняет заказ.

Работа над проектом делится на несколько этапов. Каждый из них имеет свою структуру внутреннего документооборота. Доступ к документам в зависимости от стадии проекта должны иметь разные люди.

Мы учли эти данные, смоделировали рабочие сценарии и, когда алгоритм действий по проекту был полностью выверен, автоматизировали бизнес-процесс, доработав типовой функционал «Битрикс24».

Теперь в ходе исполнения процесса опрашиваются сотрудники, создаются рабочие группы, определяются права доступа к документации соответственно стадии проекта и роли пользователя.

Положительные эффекты решения: экономия времени, удобство коммуникации и полный порядок во внутреннем документообороте.

2. Согласование договора

Процедура согласования договора затрагивает множество служб внутри компании: клиентский отдел, бухгалтерию, руководство, юристов и других специалистов, работающих над проектом. Самым сложным было увязать порой взаимоисключающие требования к процессу всех заинтересованных сторон, чтобы выигрывала компания в целом.

Мы учли запросы и потребности людей и разработали схему решения их задач. Теперь разные сотрудники параллельно работают над договором прямо на корпоративном портале.

Автоматизированный бизнес-процесс запускается с пакетом файлов:

Все участники одновременно могут обсуждать документ в едином пространстве комментирования, каждый член команды видит мнения и замечания остальных. Процесс продолжается, пока все участники не утвердят документ. При этом на портале полностью сохраняется история обсуждения договора.

После согласования в библиотеке документов портала создается специальная директория для утвержденного договора и связанных с ним документов. В итоге сотрудники всегда знают, где найти результаты совместного труда.

Итоги

Компания сократила издержки на работу с документами. Благодаря четким бизнес-процессам создавать и согласовывать договоры стало удобнее и быстрее.

За счет автоматизации сократилось время ведения проекта. Компания раньше получает результат и быстрее оборачивает деньги.

Система фиксирует все согласования, передачу информации и переписку. В компании сократились потери инвестиций в сотрудников: всё, что человек создал, включая историю общения с клиентами, остается на портале.

Документы хранятся в упорядоченной библиотеке, в которой разграничены права доступа на просмотр и изменения.

На выходе компания «Ирбис» получила именно то, зачем пришла: современный инструмент для уверенного роста и развития.