Музей Русского Импрессионизма

1. Следующий кейс с на очереди — музей русского импрессионизма. Идея его создания появилась у коллекционера Бориса Минца еще в 2012 году. Впервые как единое собрание полотна были представлены в аукционном доме MacDougall’s весной 2014 года. После официальной презентации в Москве значительная часть будущей постоянной коллекции побывала в Иванове, Венеции и Фрайбурге. В 2015 году Музей русского импрессионизма вошел в состав ICOM (Международный совет музеев). С самого первого дня существования Музей русского импрессионизма занимается специальными образовательными и просветительскими программами. А совместный с «Иностранкой» проект «Картина в библиотеке» почти за 3 года объехал несколько крупных российских городов и вывел Музей в финал «Интермузея-2016».

2. Срочно нужно было автоматизировать внутренний документооборот в музее. Руководители хотели видеть, на каком этапе находится тот или иной документ: статус, у кого находится, наличие подписи и сопроводительного файла, этапы согласования и т.д. Плюс ко всему этому нужно было придумать систему учета договоров, которые постоянно терялись и было нереально найти человека, у которого он сейчас находится.

3. В рамках проекта, специалистами консалтинговой компании DMC.ru была установлена и настроена коробочная версия Битрикс24.

Мы провели работы по автоматизации внутреннего документооборота музея с визуализацией всего массива документов, находящегося в работе. Разработали модуль, визуально демонстрирующий состояние документов на согласовании: цветом - статус, плюс подпись, у кого находится, все на одной странице.

Сделали удобный интерфейс для участников документооборота с протоколированием всех этапов: с печатью сопроводительного файла, со всей историей согласований в виде PDF файла.

Настроили систему учета договоров, сделав сложный бизнес-процесс семиуровневых согласований.

4. В результате мы собрали воедино всею внутреннюю документацию музея. Это позволило существенно увеличить скорость работы сотрудников. После внедрения системы появился понятный контроль действий и возможность просмотра всей истории и пути интересующего документа. И если вдруг приходит новый сотрудник, он намного быстрее сможет влиться в работу, зная всю историю, которая теперь для всех максимально прозрачна.

5. Теперь вся информация хранится в единой системе. Всё находится в одном месте и ничего не теряется. Клиент добился ощутимой экономия времени. Кроме того, мы провели обучение сотрудников, помогли разобраться во всех нюансах и возникших вопросах.

6. Все эти действия и ряд других работ, сильно облегчили работу музея и автоматизировали бизнес-процессы, которые раньше отнимали кучу времени. Сейчас всё это происходит само собой.

7. Выражаем благодарность компании DMC.ru. Быстро отреагировали на заявку, провели презентацию, учли все наши пожелания и приступили к работе. Сначала сотрудникам было сложно работать в системе, так как непривычно. Но прошло буквально пара недель и теперь мы не представляем, как работали без неё. Спасибо Алексею и всей его команде! И да, будем рекомендовать их своим знакомым, если кому-то потребуется внедрение.