Департамент праздника

О КОМПАНИИ

Event-агентство «Департамент праздника» — это команда специалистов своего дела, с амбициозными идеями и нетривиальным подходом к созданию событий. Каждый проект — это четко выверенная система, отлаженная работа и увлекательное действо.

ЗАДАЧИ

• Регламентировать и систематизировать работу с клиентской базой и новыми заявками.
  

• Устранить возможность потери входящих заявок.

• Перенести базу клиентов из таблиц Excel в более функциональную систему Битрикс24.

• Хранить историю взаимодействий с клиентом.

ОСОБЕННОСТИ ПРОЕКТА

• За годы работы собрана крупная клиентская база, которую нужно без потерь импортировать в CRM-систему.

• В компании за годы работы сформировалась система продаж, нужно было внедрить CRM-систему максимально безболезненно для персонала.

ПРОЦЕСС

• Настроены карточки сделки, лида, контакта и компании согласно требованиям бизнеса заказчика.

• Спроектирована и настроена воронка продаж.

• Импортирована база клиента, которая до этого хранилась в формате excel-таблицы.

• Проведено две онлайн-конференции с целью обучения работе в новой системе сотрудников и руководство. В рамках технической поддержки создан чат в мессенджере, куда каждый сотрудник мог задать интересующий его вопрос по работе с системой и получить оперативный ответ.

ПРИМЕР ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СИСТЕМЫ

При поступлении заявки на почту в Битрикс24 создается новый лид. Руководитель отдела продаж назначает ответственного менеджера, если заявка поступила от нового клиента. Менеджер связывается с клиентом, заполняет карточку лида, определяет, является ли лид целевым. В случае, если с клиентом будет продолжаться работа, лид конвертируется в сделку. Клиенту назначается первая встреча, по результатам которой заполняется информация о сделке – бриф. За этим следует подготовка проекта, результатом которой является подготовка и добавление в карточку сделки файла сметы, а затем назначается вторая встреча. За второй встречей следует доработка проекта, вносятся правки, доработанный проект согласуется с заказчиком. После обратной связи от клиента следует заключение договора и реализация проекта. По факту реализации проекта клиенту предоставляется медиа-отчет, формируются закрывающие документы.

РЕЗУЛЬТАТ

• Работа с клиентом ведется в Битрикс24 с сохранением истории взаимодействия.

• Все заявки попадают в CRM-систему, что исключает возможность их потери.

• Руководство компании имеет чёткое понимание о конверсии лидов в сделки и причинах отказа.