ФГБОУ ВО МГТУ (Майкоп, респ. Адыгея)

Начать бесплатно
Партнеры
Hopper IT
ФГБОУ ВО МГТУ (Майкоп, респ. Адыгея)

ФГБОУ ВО МГТУ (Майкоп, респ. Адыгея)

ФГБОУ ВО МГТУ (Майкоп, респ. Адыгея)

ФГБОУ ВО МГТУ (Майкоп, респ. Адыгея)

Информация о клиенте

 Майкопский государственный технологический университет (МГТУ) - высокоэффективный образовательный и научно-исследовательский центр Адыгеи, один из ведущих технологических ВУЗов юга России.

Университет прочно занял достойное место в российском образовательном пространстве, а также признан во многих странах мира.

 У университета есть филиал в поселке Яблоновском. Он также является государственным бюджетным образовательным учреждением высшего образования федерального подчинения.

Персонал, работающий с Битрикс, насчитывает 15 человек.

Необходимость внедрения Битрикс24

 Раньше, для подачи документов в ВУЗ, абитуриентам необходимо было физически принести документы в университет, найти кабинет приемной комиссии и дождаться очереди, чтобы начать заполнение заявления на поступление.

 Это было неудобно как самим абитуриентам, так и сотрудникам приемной комиссии - обработка одного человека могла занять долгое время.

●       На этапе подачи документов для каждого абитуриента необходимо было распечатать шаблоны документов для заполнения и объяснить, что именно нужно заполнить

●       На этапе подачи документов некоторые абитуриенты забывали принести нужные документы, в дальнейшем приходилось обрабатывать его повторно

●       На этапе обработки документов было гораздо больше человеческого фактора - можно было забыть, какие заявления уже обработаны, по каким необходимо задать дополнительные вопросы, а какие уже обработаны и по ним принято решение

Руководством МГТУ было принято решение автоматизировать подачу заявлений в ВУЗ и упростить взаимодействие между абитуриентами и сотрудниками приемной комиссии.

Основная цель создания Системы:

●       Организация дистанционной подачи документов от абитуриентов и их обработки сотрудниками приемной комиссии;

●       Создание Личного кабинета абитуриента;

●       Создание Личного кабинета сотрудника приемной комиссии;

●       Создание основы для развития внутреннего.

 Для реализации был выбран Битрикс24, так как его продукция включена в реестр российского ПО.

Руководство выбрало нашу компанию для реализации проекта на конкурсной основе.

Процесс внедрения и особенности проекта

Основной целью проекта было обеспечение автоматизации работы приемной комиссии университета. Для реализации этого потребовалось создать систему с:

●       Дистанционной подачей документов от абитуриентов и их обработкуу сотрудниками приемной комиссии;

●       Личным кабинетом абитуриента;

●       Личным кабинетом сотрудника приемной комиссии;

●       Основами для развития внутреннего портала учебного заведения и автоматизации основных процессов.

Созданная система должна была решать следующие задачи:

●       Регистрация абитуриента на сайте университета;

●       Заполнение личного кабинета абитуриента на сайте, внесение сведений, необходимых для приема заявлений в ВУЗ;

●       Обработка поданных заявлений в личном кабинете сотрудника приемной комиссии

Работа проходила в несколько этапов. На первом было проведено предпроектное обследование:

●       Проведено интервьюирование сотрудников, которые отвечают за это направление

●       Определена структура данных

●       Определен вектор дизайна личных кабинетов

В результате команда разработки и веб-дизайнеры:

●       Сформировали рекомендации по реализации будущей системы

●       Предложили макеты интерфейсов, сформированных с учетом UX/UI.

●       Продумали ролевую модель распределения доступов к платформе

На следующем этапе разработчики приступили к созданию функциональных модулей системы на платформах Битрикс Управление Сайтом (БУС) и Битрикс24. При настройки интеграции данных платформ возникли трудности, но их удалось решить, используя одновременно стандартный функционал платформ и доработку, с учетом необходимости будущих обновлений.

Реализовали дополнительный личный кабинет для студента со страницей авторизации и CRM-формой, в которой использовались связанные списки по внесению информации в разделы.

Страница авторизации/регистрации абитуриента

Раздел “Анкета”

В этом разделе абитуриент заполняет основные и дополнительные данные о себе, адрес проживания, паспортные данные и пр.

Раздел “Выбор направления” предназначен для выбора филиала, сценария поступления и доступных направлений подготовки.

В разделе “Копии документов” абитуриент может прикрепить все необходимые для подачи заявления сканы документов.

Раздел “Заявление” содержит основные сведения о заявлении, которое собирается подать абитуриент.

Раздел “Обратная связь” предназначен для общения абитуриента с сопровождающим его сотрудником приемной комиссии.

Любой из участников диалога может инициировать вопрос и получить на него обратную связь.

 Раздел “Профиль” служит для внесения дополнительных сведений о себе, а также изменении пароля для входа в личный кабинет.

 Разработали Личный кабинет сотрудника приемной комиссии, предназначенный для работы с заявлениями (просмотр, скачивание информации, фильтрование по параметрам, изменение статусов, обратная связь с абитуриентами).

 Настроили двустороннюю интеграцию с личным кабинетом абитуриента - все заявления отправляются в личный кабинет сотрудника приемной комиссии и синхронизируются по статусам, настроен функционал уведомлений абитуриента о смене статуса заявления.

 Разработали функционал обратной связи с абитуриентами - при поступлении сообщения участники получают уведомления, как в личном кабинете, так и на почту.

 Настроили CRM-систему, в рамках которой осуществляется обработка заявлений - созданы и настроены поля в карточках Заявлений и Контактов, настроены статусы, бизнес-процессы напоминаний и постановки задач.

 Разработали автоматическое распределение заявлений по сотрудникам приемной комиссии, в зависимости от филиала университета и параметров поступления абитуриента.

Осуществили подготовку портала к последующему подключению в корпоративное пространство:

-          настроена структура компании

-          настроены права доступа к модулям

В рамках программы обучения пользователей проводились регулярные демонстрации нового функционала с подробным разбором системы. По завершению проекта были разработаны и направлены заказчику руководства для пользователей и администратора.

 Со стороны внедрения возникли сложности с созданием инструмента для общения сотрудника приемной комиссии и абитуриента. Штатные средства не подходили для реализации. Через функционал «Списки» включенный в карточку CRM, было создано окно, визуально похожее на чат, для абитуриента и более подробный инструмент для сотрудника приёмной комиссии, отражающий содержание письма, дату получения и отправки.

Работа с решением. Достигнутые результаты

 Функционал един, поэтому используется в равной степени.

 Решаются все поставленные задачи:

●       Регистрация абитуриента на сайте университета;

●       Заполнение личного кабинета абитуриента на сайте, внесение сведений, необходимых для приема заявлений в ВУЗ;

●       Обработка поданных заявлений в личном кабинете сотрудника приемной комиссии

 Сложностей с вовлечением в работу персонала с Битрикс24 не возникло.

Преимущества от внедрения

Синхронизация систем личных кабинетов помогла упростить и ускорить подачу и обработку заявлений абитуриентов.

 Информация об абитуриентах теперь хранится в единой базе, что помогает сотрудникам приемной комиссии всегда помнить, на каком этапе остановилась обработка заявления и при необходимости передать обработку коллегам, без потери времени и информации.

Автоматизация процесса сбора и обработки информации, сильно разгрузила сотрудников. Проверка проходит проходит значительно быстрее, что позволяет обработать большее количество информации в короткие сроки без привлечения новых сотрудников.

Абитуриентам из других городов теперь не обязательно ехать и подавать документы очно.


ФГБОУ ВО МГТУ (Майкоп, респ. Адыгея)
Золотой
Офис
Москва
Нижний Новгород
Готов приехать
Дубна
CRM
Бизнес-процессы
Битрикс24: Коробочная версия
Решения для гос. организаций
Системное администрирование
Крупные корпоративные внедрения
HOPPER IT – лаборатория для бизнеса. Приставка «IT-лаборатория» выносит на первый план ценность компании – возможность смешивать лучшие решения в области автоматизации и поддержки сложных IT-инфраструктур.
Является системным интегратором и разработчиком IT-решений.

Мы более 13 лет на рынке, и знаем, как:
—    сделать прозрачными процессы крупнейшего банка России ВЭБ.РФ
—    объединить более 50 разрозненных баз знаний в единую систему управления Департамента информационных технологий г. Москвы
—    ответить на вопрос «в моменте» 17 млн. пользователей портала Мэра города Москвы mos.ru
—    разработать KPI для всех отделений МФЦ «Мои документы»
—    внедрить личный кадровый кабинет для 15 тыс. работников ПАО Россети Московский регион, автоматизировать целеполагание и оценку эффективности каждого работника
Получить консультацию
Показать контакты

Адрес г. Москва, Варшавское шоссе, д.9, стр1, офис 34

Телефон +7 (495) 665-00-68

По Битрикс24 звоните: +7 (495) 665-00-68

E-mail: info@hopper-it.ru

Специализация
веб-дизайн и разработка сайтов
системная интеграция
консалтинг
бизнес-консалтинг
поставка и внедрение ПО
ИТ-аутсорсинг
обучение