Настроили и доработали корпоративный портал Сибирского центра экологии и аудита, который нужен для организации автоматизированной работы проектного офиса и отдела продаж. Он реализован на Битрикс24 с использованием модулей «Smart-процессы», «CRM», «Задачи и проекты», а также интегрирован с телефонией и сайтом.

Решение

Сложная структура организации клиентов

Клиенты заказчика – это организации, которые осуществляют хозяйственную деятельность на нескольких площадках, находящихся как на одном земельном участке, так и в разных уголках страны. В соответствии с законодательством такие объекты классифицируются и имеют разный набор характеристик и требований – например, определенную документацию, частоту подачи отчетов и обязательные платежи государству. 

Ведение клиентской базы

Актуальная база контактов – мощный инструмент в руках отдела продаж, поэтому важно вести её в одном месте и постоянно обновлять данные. Но часто контакты клиентов хранятся разрозненно – на мобильных телефонах менеджеров, в старых таблицах Excel, что приводит к потере данных. 

Контроль процесса разработки

По каждому проекту нужно отслеживать выполнение нескольких задач – понимать, кто из команды участвует в создании конкретного документа, какие виды работ по тому или иному договору выполняются, как расходуется время. Помимо этого, необходимо вести систему учета документов, которые уже разработаны или могут быть реализованы в будущем. Важно хранить такую информацию структурировано в надежном месте, а также иметь возможность изменять и дополнять ее в реальном времени.

Задачи:

1. Организовать деятельность коммерческого отдела с помощью CRM

2. Создать шаблоны печатных форм для быстрого заполнения и отправки клиентам

3. Автоматизировать работу проектного офиса 

4. Продумать систему учета оказанных услуг и услуг на перспективу

5. Интегрировать сервис с внешними системами для упрощения работы

Решение

Разработка

Система пообъектного учета клиентов

С помощью Smart-процессов Битрикс24 настроили систему пообъектного учета клиентов и услуг. Теперь вся сводная информация, которая раньше разрозненно хранилась в тетрадях, Excel, головах специалистов, собрана на корпортале. Здесь есть подробные данные о заказчиках – от юридического лица и адресов фактических площадок до категории объекта и уровня надзора. Также для удобства поиска мы настроили фильтрацию по конкретному юрлицу, так можно в пару кликов найти нужного клиента и все его площадки.

Учет экологической документации

Помимо этого, ведется учет экологической документации по каждой площадке. Он позволяет отслеживать, когда какие документы были разработаны и не устарели ли они. Например, в 2019 году Сибирский центр экологии и аудита подготовил для конкретной компании пакет бумаг. Вполне возможно, что к 2022 году на законодательном уровне уже произошли существенные изменения, влияющие на конкретный документ из пакета. Отдел продаж вовремя заметит это и при необходимости предложит актуализацию. 

Ведение экологической отчетности

Экологическая отчетность – это другой тип услуг Сибирского центра экологии и аудита, когда клиент передает компании обязанности по ведению и сдаче периодической отчетности в надзорные органы. Для автоматизации этой услуги был разработан еще один Smart-процесс, который позволяет вести учет и накапливать данные об экологической отчетности заказчиков.

Организация работы отдела продаж

Для оптимизации работы отдела продаж применяются все основные сущности CRM: «Контакты и Компании», «Лиды», «Направления сделок». Настройка этих стандартных инструментов и телефонии устранила проблемы, связанные с хранением и актуализацией клиентской базы, а также с распределением прав доступа к контактам.

Взаимодействие отдела продаж и проектного офиса

Сибирский центр экологии и аудита оказывает услуги по разработке документов и юридическому сопровождению клиентов в соответствии с требованиями экологического законодательства. Такой широкий спектр услуг подразумевает сложную, многоэтапную организацию работы проектного отдела. Для повышения производительности мы настроили и доработали модуль «Задачи и проекты» корпоративного портала, при этом большое значение имело выстраивание взаимосвязи модулей «CRM» и «Задачи и проекты».

Теперь после заключения отделом продаж договора с клиентом и перехода сделки на стадию производства в корпортале происходит автоматическое создание проекта и связанных с ним задач по тем услугам, которые продали. Также система самостоятельно добавляет в проект исполнителей, распределяет задачи и уведомляет специалистов. Для того, чтобы это стало возможно, мы проработали алгоритмы действий – что и в каком случае должна делать система, а еще прописали шаблоны задач и связали их с товарами. 

Шаблоны печатных форм

Также разработали шаблоны печатных форм. После заполнения основных полей сделки, менеджер может выбрать нужный документ из списка – например, договор. В него автоматически подтянутся все известные данные о клиенте и сделке. Внести необходимые корректировки в сгенерированный документ можно онлайн в портале или оффлайн – после скачивания на устройство. 

Результат

В итоге удалось автоматизировать и облегчить работу менеджеров по продажам и руководителей проектов. Теперь сотрудники Сибирского центра экологии и аудита могут без проблем:

• Вести контактную базу клиентов – всё хранится в одном месте и легко обновляется при необходимости

• Заполнять документы – достаточно ввести нужные данные в поля шаблона

• Передавать проекты из отдела продаж проектному офису – задачи и исполнители будут назначены автоматически и получат уведомление о старте работы

• Вести пообъектный учет клиентов и услуг – видеть, что уже реализовано, и вовремя предлагать актуализацию