Цифровой профсоюз Федерации профсоюзов Липецкой области

У каждой профсоюзной организации есть свои устоявшиеся схемы работы, привычные инструменты и способы взаимодействия. Но часто вся работа происходит хаотично, нет синхронизации, нет контроля над многими инструментами и процессами. Но также в профсоюзных организациях наблюдается высокая нагрузка на сотрудников, которым нужно сначала разобраться с горящими задачами (в которых все мы не испытываем недостатка), а уже потом с делами для развития организации.

Для того, чтобы облегчить нагрузку на сотрудников Федерации профсоюзов Липецкой области, а также освободить и ресурсы на новые задачи было решено внедрить Цифровой профсоюз.

Задачи:

• изучить существующие удобные для сотрудников сценарии работы;

• создать структуру организации, настроить права доступа;

• произвести основные настройки системы;

• провести обучение и создать Базу знаний.

Для внедрения был выбран пакет ПРОФ+, разработанный для профсоюзных организаций среднего размера. 

Все в онлайн!

Также и наличие собственного онлайн-пространства является стандартом работы в настоящее время. Организации начинают использовать сервисы для постановки и учета задач, корпоративные мессенджеры для всего рабочего общения, сервисы для работы со всеми социальными сетями и мессенджерами организации.

В Цифровом профсоюзе в качестве связующего звена выступает Битрикс24, который объединяет в себе функции единого рабочего пространства, инструментов учета и коммуникации.

Снижаем нагрузку, повышаем эффективность

Поначалу создается впечатление, что внедрение системы лишь добавляет работы сотрудникам, а не наоборот. В этом есть и правда и неправда. В начале работать будет непривычно и на выполнение привычных действий будет уходить больше времени. Это нормальный процесс, ведь человеку нужно время на перестройку и адаптацию. Затем многие действия также будут выполняться на автомате, быстро и естественно.

Единая система позволяет собрать в одном месте всю информацию о взаимодействиях и коммуникациях как внутри организации, так и вне ее. Контроль позволяет снизить уровень тревожности, возможность что-то забыть или неправильно трактовать. Коммуникации становятся эффективнее, так как если какая-то информация была забыта, всегда можно обратиться к истории взаимодействия.

Были настроены поля в карточках, фильтры и стадии, а также в карточки загружены шаблоны Заявления на вступление в профсоюз и Заявления на отчисление членских взносов. Таким образом сотруднику надо выполнить гораздо меньше действий, а для действующего и потенциального члена профсоюза сделать коммуникацию удобнее (быстрее обработка обращения, быстрое формирование и отправка заявления, взаимодействие в удобных для него каналах коммуникации).

Надежная основа для развития

Время идет, все меняется. У организации могут появиться новые потребности, может измениться порядок работы или используемые инструменты. Внедрение Цифрового профсоюза — это не про что-то что раз сделали и таким оно и осталось на следующие 100 лет. Внедрение позволяет заложить базу под дальнейшее развитие. По мере использования системы организацией может появиться видение того, какие еще инструменты и сценарии нужны для работы.

Также ядром Цифрового профсоюза в данном проекте послужил Битрикс24, который выпускает обновления несколько раз в год, совершенствуя уже существующие инструменты и добавляя новые. Обновления происходят автоматически, что дает организации доступ к новым функциям и возможностям. 

Результаты

Теперь у сотрудников Федерации профсоюзов Липецкой области есть необходимый инструментарий для работы как офисе, так и удаленно. В идеале каждая организация должна иметь такой сценарий работы. Ситуации бывают разные как показал 2020 год, да и может случиться что угодно: карантин, неисправность в проводке офиса, плохие погодные условия или непредвиденные ситуации, когда нет возможности выйти на работу в офисе. В этом случае каждый сотрудник сможет с легкостью продолжить свою работу благодаря рабочему онлайн-пространству. Плюс это дает возможность легче взаимодействовать с удаленными сотрудниками.