Корпоративный портал для компании «НафтаГаз» — одного из лидеров нефтесервисного рынка

О компании

«НафтаГаз» входит в топ-5 независимых компаний, реализующих проекты по строительству нефтяных и газовых скважин. Штат – 2,5 тыс. сотрудников. Компания пробурила более 1,3 тыс. скважин с общим объемом проходки — 5 млн метров. Инвестиции в проекты «НафтаГаза» за последние пять лет превысили 10 млрд рублей. Основные заказчики — ПАО «Газпром» и ПАО «НК «Роснефть».

Проблематика

Предпосылки для создания корпоративного портала:

Отсутствие системы онбординга

«НафтаГаз» активно расширяет штат. С момента старта проекта и до его завершения, он вырос с 1,7 тыс. человек до 2,2 тыс. человек. В компании не было системы онбординга, позволяющей новичкам быстро влиться в коллектив. Требовалась автоматизация.

Потребность в развитии HR-бренда

В нефтесервисной отрасли спрос на новых сотрудников превышает предложение. На выбор работодателя, помимо заработной платы, влияют карьерные перспективы, соцподдержка, взаимоотношения в коллективе и так называемый «диджитал-комфорт» (удобный доступ к справкам, расчетным листам и другим необходимым в работе документам). Все эти преимущества работы в компании можно демонстрировать новичкам с помощью портала.

Проблемы с коммуникациями

На старте проекта 74% сотрудников не использовали компьютер и 90% — корпоративную почту. Около 90% работали на месторождениях, где интернет нестабилен. Потребовались корпоративные сервисы, доступные с мобильного телефона и работающие в офлайне.

Задачи проекта

• Создание площадки для внутренних коммуникаций, открытой для всех сотрудников
• Повышение лояльности к компании среди действующих сотрудников и соискателей
• Повышение эффективности за счет автоматизации бизнес-процессов
• Увеличение скорости онбординга

Выбор платформы

Перед началом внедрения коммуникационное агентство «Ривелти» опросило более 300 человек, в том числе 270 рядовых работников офиса и специалистов по бурению.

По результатам исследования было описано 15 ключевых модулей будущего корпортала. Инструментарий Битрикс24 лучше всего подошел для их создания.

Ход работ

В рабочую группу вошли 9 человек со стороны разработчика и 15 человек со стороны заказчика.

Проект был реализован с января по декабрь 2022 года и включал в себя пять этапов. На первом этапе (около месяца) — аналитика, проектирование и создание ТЗ. На следующих четырех этапах – внедрение модулей, разработка мобильной версии, интеграция с информационными системами компании и написание инструкций.

«Hopper IT показали себя как эффективный и очень профессиональный подрядчик. Они составили лучшую документацию, которую я когда-либо видела при подготовке проекта. Специалисты Hopper IT всегда идут нам навстречу, мы видим их оперативность, доскональность, отзывчивость и неформальный подход к задачам. Это была очень комфортная и продуктивная работа.»

После запуска корпортала прошла кампания по его продвижению. Около половины сотрудников «НафтаГаза» — люди 40-60 лет с устоявшимися привычками, которым потребовалась помощь при переходе к новому типу коммуникаций.

Кампания включала в себя подарки за регистрацию, распространение информационные материалы, личные консультации. В помещениях разместили плакаты с QR-кодами, которые представляли собой ссылки для быстрого перехода в разделы корпортала.

Решение

Корпортал был создан с учетом возможных проблем со связью у большинства его пользователей, работников буровых установок. Все его сервисы доступны с телефона или планшета даже офлайн. Данные синхронизируются при появлении соединения.

Основные разделы корпоративного портала:

Раздел «Личный кабинет»

Позволяет сотруднику в режиме онлайн

• получать расчетные листы
• контролировать сроки действия документов для пропуска на месторождения
• отслеживать график отпусков
• контролировать срок эксплуатации рабочей одежды и средств индивидуальной защиты
• быть в курсе важных новостей
• заказывать справки по различным кадровым сервисам (например, справку о льготном отпуске и справку 2-НДФЛ)
• знакомиться с вводными материалами в рамках онбординга

До запуска корпортала все эти вопросы сотрудники решали в личном общении с руководителем или коллегами из кадровых служб.

Раздел «Оргструктура»

Решает одну из главных задач портала — построение эффективной коммуникации внутри компании.

Наглядно показана структура трех юридических лиц бренда с фильтрацией по личным данным, должности и подразделению.

В профилях руководящих сотрудников присутствует кнопка «задать вопрос» для мгновенной связи с коллегами.

Раздел «Новости»

Позволяет узнать, чем живет компания, и придает порталу функции социальной сети. Новости могут публиковать, комментировать и лайкать все пользователи.

Раздел «Витрина проектов»

Информирует о новых проектах на предприятии. Есть возможность направить свое предложение ответственному за проект.

Раздел «Стоп-карты»

Позволяет отправлять сообщения об опасных ситуациях на предприятии с мобильного телефона даже при нестабильном интернете.

Раньше сотрудникам приходилось:

• фотографировать инцидент
• запоминать данные о событии
• заполнять стоп-карту в таблице на компьютере непосредственного руководителя
• отправлять ее по электронной почте руководителю производственной безопасности

Для повышения популярности сервиса «стоп-карт» «НафтаГаз» ввел систему денежных вознаграждений и элементы геймификации — памятные награды и рейтинг бригад.

Раздел «Задать вопрос руководителю»

Позволяет анонимно или публично задать вопрос любому руководителю компании.

Вопросы собираются в базу знаний, разделенную по категориям.

Раздел «Обучение»

Дает возможность размещать необходимые для обучения материалы и курсы. В зависимости от настроек они могут быть индивидуальными или групповыми для каждого новичка. Есть функция итогового тестирования.

Новый участник команды на три месяца получает доступ в «кабинет нового сотрудника» с материалами для более внимательного изучения.

Раздел не ограничивается только обучением в рамках онбординга и может использоваться для повышения квалификации работников с любым стажем работы.

Разделы «Конкурсы», «Сообщества», «Объявления», «О компании»

Позволяют лучше узнать коллег, поучаствовать в корпоративных мероприятиях или пригласить других сотрудников. Содержат игровые сервисы.

Результаты

«НафтаГаз» стал первой буровой компанией на российском рынке, запустившей Интранет с корпоративными услугами.

К маю 2023 года на портале зарегистрированы 90% сотрудников компании. MAU (количество уникальных пользователей за месяц) – 62%, DAU (за сутки) – 15%.

Экономия от внедрения электронных форм, по прогнозам, должна составить 4 млн рублей в год, экономия за счет прямого доступа к личной информации — 6 млн рублей (расчет по формуле «Битрикс24»).

Скорость обработки большинства заявок сократилась в шесть раз. Например, оформление допуска к буровой раньше занимало час, теперь — не более 10 минут.

Корпоративный портал стал площадкой для профессионального развития, быстрого онбординга и единым местом для общения сотрудников.

«Корпоративный портал решает важные задачи. Главная из них — чтобы каждый ощущал себя частью команды, чтобы каждый понимал, что происходит в компании, что будущее у компании есть, а значит оно есть и у него. Важно, чтобы сотрудник чувствовал свою востребованность и знал о своих карьерных возможностях».

О разработчике

Цифровая лаборатория Hopper IT основана в 2008 году. Специализация: крупные корпоративные информационные системы, автоматизация бизнес-процессов и создание интранет-порталов на базе Битрикс24.

В компании работает более 150 сертифицированных IT-специалистов. Среди клиентов Департамент информационных технологий Москвы, корпорация ВЭБ.РФ, МФЦ города Москвы, Россети, МТС.

Золотой партнер Битрикс24. По итогам Bitrix Awards 2022, абсолютный лидер в категории «Энтерпрайз. Особо крупный сегмент» и серебряный призер в категории «Продажи коробочной версии 1С-Битрикс: Энтерпрайз».

Проекты Hopper IT неоднократно занимали призовые места на международной премии интранетов Russian Intranet Awards и получали признание сообщества GlobalCIO | DigitalExperts.