Настройка портала Битрикс24 с целью автоматизации процесса продаж

Кейс: Внедрение Битрикс24 в компанию по продаже расходных материалов для каплеструйных принтеров.

1. Краткая информация о клиенте:
Компания нашего заказчика специализируется на продаже расходных материалов для каплеструйных принтеров для крупных производств. Количество сотрудников, работающих в Битрикс24 составляет более 20 человек, на данный момент проводится расширение штата отдела продаж до 50 сотрудников. Головной офис компании находится в городе Москва, но по всей Российской Федерации компания имеет 11 представительств. Изначально сотрудники компании работали в облачных дисках и excel таблицах, после собственник компании решил перевести ее на Битрикс24 и обратился к нам для настройки портала компании.

2. Необходимость внедрения Битрикс24:
Заказчик обратился к нам с уже имеющимся порталом Битрикс24, на котором произвел базовую настройку под нужды своей компании. Основная проблема заключалась в следующих аспектах:
Ведение клиентской базы - отображается не вся информация, которая необходима;
Контроль работы "удаленных" сотрудников;
Выстраивание структуры компании и распределение прав доступа;
Распределение заявок по менеджерам двух уровней: первый уровень только квалифицирует заявки, второй уровень закрывает заявки и ведет работу с действующими клиентами;
Настройка полной автоматизации движения сделок по воронкам с постановкой задач с целью исключения участия "человеческого фактора" в работе с заявками;
Настройка интеграций с мессенджерами и почтой;
Обучение сотрудников работе в Битрикс24.

3. Процесс внедрения, особенности проекта:
На этапе подготовки к реализации проекта мы разработали пошаговый проект реализации необходимых настроек в Битрикс24, а также описали все бизнес-процессы и воронки продаж, которые должны быть у заказчика. Реализация проекта выглядела следующим образом:
Анализ ситуации клиента - нужно было понять какой продукт хочет получить клиент от внедрения Битрикс24;
Описание бизнес-процессов клиента в отделе продаж;
Составление и согласование технического задания по настройке Битрикс24;
Согласование технического задания.
После подготовительного этапа перешли к работе с порталом. Работы выполнялись по следующему сценарию:

• Настройка структуры компании;
• Настройка прав доступа сотрудников в отдельных отделах компании;
• Создание и распределение на этапы четырех воронок продаж;
• Настройка туннелей продаж, а также роботов и бизнес-процессов в воронках;
• Настройка карточек сделки, контакта и компании с необходимыми полями для клиента;
• Подключение интеграций с мессенджерами и почтовым сервисом;
• Полное тестирование выстроенной нами логики работы;
• Презентация и утверждение настроек заказчику;
• Обучение действующих сотрудников компании (менеджеров и руководителей).

Сложность данного проекта была в том, что на момент начала работ сотрудники компании-заказчика активно работали в Битрикс24 и данную работу нельзя было останавливать. Также ключевой особенностью проекта было выстраивание полностью автоматической системы движения сделки по всем этапам воронки, а также переход сделки из одной воронки в другую.

4. Работа с решением и достигнутые результаты:
Благодаря внедрению Битрикс 24, заказчик получил:

• Структурированную клиентскую базу с прозрачной историей коммуникации с тем или иным клиентом, а также с привязанной документацией по той или иной сделке;
• Полный контроль работы "удаленных сотрудников" с прозрачной отчетностью по рабочему дню;
• Автоматическое распределение входящих заявок по менеджерам первого уровня с учетом загрузки менеджеров на определенных этапах воронки продаж;
• Автоматическое распределение квалифицированных сделок по менеджерам второго уровня с всей необходимой для них информацией для успешного закрытия сделки;
• Автоматическое создание повторных сделок с действующими клиентами два раза в месяц с целью повторных продаж того или иного продукта компании;
• Полностью автоматизированную систему движения сделки по всем этапам воронки продаж на основе закрытых задач и заполненных полей сделок;
• Настроенные интеграции с мессенджерами и почтовыми сервисами с целью ведения коммуникации с клиентами и создания новых заявок;
• Автоматический контроль дубликатов сделок с целью перееоткрытия сделки в случае если клиент уже обращался в компанию, а не создания новой сделки.

Бонусом заказчику настроили воронки для работы отдела контроля качества с целью получения обратной связи по сделкам - достаточно важный аспект работы любой компании которая хочет развиваться и получать обратную связь от своих клиентов. Также клиент отмечал, что у него присутствует в некотором роде "текучка" кадров, и соответственно бонусом нами была настроена воронка для работы HR менеджеров компании для автоматизации процесса подбора персонала.

5. Преимущества от внедрения:
Самое важное преимущество - компания перестала терять клиентов: по каждому клиенту всегда есть актуальная информаци я о том, на каком этапе находится работа с тем или иным клиентом с прозрачной историей коммуникации, а также у клиента начали формироваться повторные продажи с клиентами, с которыми уже было взаимодействие. Руководитель компании перестал волноваться о том, что его сотрудники не работают благодаря прозрачной системе отчетности работы каждого сотрудника.

6. Отзыв заказчика о проделанной работе:
"Огромная благодарность команде StorWay за настройку нашего Битрикс24. У меня перестала болеть голова за каждого клиента, а также за моих сотрудников. Самый кайф - у нас появились повторные продажи фактически без приложенных усилий с нашей стороны. Сильно удивился, когда увидел что команда сделала нам крутой бонус в виде воронок для ОКК и HR - это позволяет нам оперативно получать обратную связь от наших клиентов и контролировать процесс подбора персонала. Мы уже видим мега положительные результаты работы в Битрикс24 и планируем дальше развивать нашу компанию при помощи данной системы." - Генеральный директор компании.