Корпоративный интранет-портал: что это и зачем нужен

Что такое корпоративный портал

Корпоративный интранет-портал — это единое информационное пространство для сотрудников компании.

Со стороны он похож на сайт с чатами, объявлениями, планерами, нормативными документами и схемами бизнес-процессов.

Портал помогает бизнесу держать контакт с каждым сотрудником, вне зависимости от того, где он находится. Каждый пользователь внутренней экосистемы в курсе текущих задач и изменений, имеет доступ к сервисам компании и может связаться с коллегами. Когда появляется новый сотрудник, интранет позволяет быстро ввести его в курс дела: это готовый путеводитель по компании и бизнес-процессам.

Чем корпоративный портал отличается от сайта компании

Коротко: почти всем. У них разная аудитория, содержание, функции и уровни доступа.

Сайт компании — визитная карточка организации с открытой информацией о продуктах, услугах и новостях. Он предназначен для внешней аудитории — клиентов, потенциальных партнеров и конкурентов. Официальный сайт легко найти в поисковике и открыть без авторизации. Все, что он содержит, можно показать и произнести публично.

Корпоративный портал — ресурс для внутреннего использования. На нем хранятся личные данные, бизнес-планы, протоколы, отчеты — то, что компании незачем афишировать. Доступ к порталу защищен: каждый сотрудник входит по логину и паролю. Посторонние не смогут попасть в систему или найти данные из нее в интернете — все, что попадает в интранет, остается в нем.

В отличие от сайта, у интранет-портала более широкая область применения. Это площадка для совместной работы и планирования задач, корпоративного обучения и управления документами. На портале настраивают интеграции с внутренними системами компании, чтобы можно было работать с ними в одном месте.

Если проводить аналогии, сайт больше похож на пресс-конференцию, а интранет-портал — на закрытое совещание.

Какие полезные функции предлагает интранет-портал

Корпоративный портал — это целая экосистема. Покажем на примере Битрикс24, какие функции и сервисы в нем могут быть:

• Управление документацией. Храните документы и работайте с ними прямо на портале. Используйте функцию совместного редактирования. Если понадобится обновить инструкцию, вам с коллегами не придется пересылать версии друг другу.
• Календарь компании. В нем видны запланированные мероприятия, встречи и дедлайны. Календарь напоминает о предстоящих событиях.
• Автоматизация процессов. Для повторяющихся задач есть электронные формы: не нужно ходить по кабинетам, чтобы выбрать даты отпуска или получить комментарий по задаче. Заявки автоматически уходят верным адресатам и согласуются онлайн. Это ускоряет и упрощает работу.
• Информационные страницы. На персональной странице пользователя есть информация о его должности, подразделении, достижениях и интересах, указаны контактные данные. В общей ленте появляются новости о структурных изменениях, конференциях, корпоративах, новых коллегах. Можно настроить систему рейтингов и доску почета, чтобы повышать мотивацию и лояльность сотрудников.
• Схема организации предприятия. Один из разделов портала показывает устройство компании, и в нем есть список всех подразделений с контактами руководителей.
• Планирование задач. Используйте встроенный таск-менеджер: создавайте задачи, отмечайте сотрудников и следите за сроками. О том, как ставить задачи подчиненным, чтобы они выполнялись, читайте в одноименной статье.
• Учет рабочего времени. Сотрудники отмечают в системе присутствие на рабочем месте, отпуска и больничные. Это позволяет считать отработанные часы, распределять нагрузку и обращаться с вопросами к тем, кто сейчас на связи.
• Мобильное приложение. Входите в систему с любых устройств: у интранет-портала Битрикс24 есть мобильная версия с доступом к календарю, задачам и другим функциям. Используйте корпоративный мессенджер, чтобы создавать групповые чаты под отдельные проекты и прямо из них ставить задачи. Здесь же можно планировать встречи и устраивать защищенные видеозвонки.

Как сделать внедрение интранета успешным

Чтобы разобраться в деталях, прочитайте подробный гайд по внедрению CRM-системы на предприятии — там все о подготовке, этапах и рисках. Здесь перечислим основные рекомендации:

• Соберите информацию о том, чем портал будет полезен для разных отделов компании. Кардинальные перемены могут вызывать отторжение у сотрудников, поэтому важно показать им пользу от новшества.
• Обсудите проект с руководителями департаментов. Постарайтесь убедить их, что изменения нужны. Договоритесь о собраниях в каждом отделе и расскажите о выгодах, которые получат сотрудники.
• Найдите единомышленников-евангелистов. Эти люди будут пропагандировать использование нового ПО уже на уровне отдельных сотрудников.
• Не усложняйте — начните работу с базовых функций. Например, календаря и таск-менеджера. Позднее можно будет внедрить корпоративный мессенджер.
• Анализируйте, что работает лучше, а что хуже. Для этого следите за количественными результатами и собирайте обратную связь. Может быть, некоторые инструменты действительно не подходят для вашей компании или же по ним нужно провести дополнительное обучение.

Если коллектив долго имел дело с электронными таблицами, мессенджерами и бумажными заявлениями, переход на корпоративный портал потребует времени и терпения. Сделать процесс более гладким помогут единомышленники, поэтапное внедрение и работа с обратной связью.

Как понять, что компании нужен корпоративный портал

Вероятно, стоит подождать с внедрением интранет-портала, если у вас молодой стартап и все сотрудники сидят в одном кабинете. В остальных случаях внутренняя экосистема необходима, потому что позволит оптимизировать процессы, добавить прозрачности, быстрее проводить онбординг новых сотрудников и снять часть нагрузки с руководителей и эйчаров.

3 признака того, что вам нужен корпоративный портал:

• компания состоит из нескольких подразделений;
• у вас больше одного офиса;
• в компании есть сотрудники, которые работают удаленно.

Если хотя бы один из пунктов про вас, интранет-портал станет удобным решением для внутренней коммуникации и позволит организовать полноценный онлайн-офис.

Битрикс24 — это не только продажи

Это набор инструментов для организации работы всей компании. Вместо десятка дорогих сервисов и приложений — один Битрикс24.

Создать бесплатно

Пример использования

В качестве примера приведем кейс SKL Group. Расскажем, как корпоративный портал помог компании повысить продажи.

SKL group – крупный производитель и дистрибьютор сантехники. Продает товары под собственными торговыми марками в России и СНГ, поставляет продукцию европейским брендам. У компании офисы в шести городах России и представительства в Казахстане и Беларуси.

Раньше все бизнес-процессы координировали с помощью разных IT-систем. Корпоративный портал на базе Битрикс был внедрен, но его использовали только в IT-подразделениях. Было неудобно, что на портал можно было зайти только в офисах, со стационарных ПК. Сотрудники в магазинах не имели к нему доступа.

С запросом на реновацию SKL group обратилась к интегратору Битрикс24. Задачи ставили такие:

• создать площадку для общения и совместной работы сотрудников из разных городов и стран;
• внедрить инструмент для поддержки продаж и управления ассортиментом из нескольких тысяч товаров;
• упростить коммуникации HR-департамента: помочь специалистам информировать сотрудников, повысить их вовлеченность и получать обратную связь.

Для установки была выбрана облачная лицензия Битрикс24:Энтерпрайз с индивидуальным интерфейсом и фирменным стилем страниц. Компания-интегратор адаптировала дизайн для работы с любых устройств. На портал добавили информацию об истории и ценностях компании, имена топ-менеджеров, новости и ссылки на полезные статьи.

Завели карточки сотрудников с контактными данными и возможностью изменить статус: на работе, в командировке, в отпуске. Сделали интерактивные карты офисных пространств, чтобы можно было найти рабочее место конкретного человека с помощью поисковой системы.

Создали несколько специальных разделов и блоков:

• Первые лица — чтобы сотрудники могли лично писать топ-менеджерам.
• Пульс компании — на главной странице всегда видно, на сколько процентов выполнен план продаж. По клику доступна детальная информация о финансовых показателях компании.
• Банк идей — сервис, где сотрудники размещают предложения по развитию бизнеса. Все идеи раз в месяц обсуждает профильный комитет и реализует лучшие.
• Опросы — с их помощью собирают ежемесячную обратную связь о работе департаментов.
• Поддержка продаж — страница с каталогом продукции и дашбордом продакт-менеджера. Например, здесь можно увидеть, какой товар покупатели обсуждают чаще всего. Есть интеграция с ERP-системой компании, специалисты из магазинов могут писать комментарии к карточкам товаров.
• Рейтинг филиалов — ежегодно подсчитывается процент выполнения плана продаж, количество новых клиентов, данные об успешных проектах и о повышениях сотрудников. Такое соревнование стимулирует сотрудников и помогает определить путь развития.
• Управление проектами — на портале можно создавать рабочие группы, управлять в них задачами, хранить документы и вести календарь.

Помимо этого, после реновации у сотрудников SKL group появилась возможность в один клик поздравлять коллег с днем рождения и говорить друг другу виртуальное «спасибо», участвовать в опросах и конкурсах.

Более тысячи сотрудников SKL group ежедневно работают на интранет-портале. Особенно активно — специалисты отделов IT, HR, продаж и маркетинга.

Позитивные изменения после реновации:

• рост вовлеченности и информированности сотрудников,
• новые идеи и подробная обратная связь,
• рост продаж,
• возможность удобно управлять текущими проектами и планировать будущие.

Кейс показывает, что корпоративный портал можно адаптировать под структуру и задачи конкретной компании. Оригинальный текст читайте по ссылке.

Частые вопросы о корпоративном интранет-портале