Как создать удаленную команду и управлять ее работой

С какими проблемами сталкиваются сотрудники и работодатели на удаленке

Специалисты из разных сфер, которые трудятся в формате хоум-офис, сталкиваются с одними и теми же проблемами удаленной работы: слабой самодисциплиной, прокрастинацией, чувством ненужности в команде. Многим трудно разобраться в инструкции или задаче, если нет возможности задавать вопросы более компетентным коллегам или руководителю.

Если оставить эти проблемы без внимания — не выстроить систему коммуникаций, забыть про онбординг, не мотивировать сотрудников и не поддерживать командный дух, — создать сильную удаленную команду и успешно управлять ее работой не получится.

Удаленка — вызов не только сотрудникам, но и работодателям, поскольку в офисе легче оценивать продуктивность работников. Руководитель видит, кто из подчиненных опаздывает или тратит рабочее время на решение личных вопросов.

Сложности с коммуникациями, контролем рабочего времени и управлением задачами сотрудников — только часть проблем, с которыми часто сталкиваются работодатели на удаленке. Однако все эти трудности решаемы, главное — запастись терпением и выбрать правильные инструменты для управления работой удаленной команды.

Плюсы работы из дома

Большая степень свободы, меньший стресс и экономия времени, которое не приходится тратить на перемещения между домом и офисом, — основные выгоды удаленки для сотрудников. Работать можно из любого места, где есть доступ к интернету, поэтому появляется возможность чаще путешествовать.

Для работодателей в удаленной работе тоже много плюсов. Главные из них — можно набирать в команду талантливых специалистов из любой точки мира, быстрее расширять бизнес. Удаленный формат работы позволяет экономить на обустройстве рабочих мест, аренде офиса, оплате коммунальных услуг, клининга и эксплуатации инженерных систем.

Что нужно сотруднику для работы из дома

Компьютер, веб-камера и гарнитура для видеозвонков, стабильный и быстрый интернет — необходимый минимум, который важно обеспечить сотруднику на удаленке. Если у кого-то нет ноутбука, принтера или другой техники, то ее предоставление — первая задача работодателя. Если специалисту для работы нужен платный специализированный софт (например, программа для видеомонтажа), то его подключение, оплату и обслуживание также берет на себя компания.

Чтобы ставить офисным и удаленным сотрудникам задачи и контролировать их выполнение, обмениваться документами и управлять бизнес-процессами, подключите и настройте CRM-систему. Важно, чтобы в ней были все инструменты, необходимые для дистанционной работы, — от таск-менеджера и командных чатов до ЭДО и встроенного сервиса аналитики.

Чтобы совместно работать над задачами, управлять бизнес-процессами и продуктивно общаться, используйте возможности современных CRM-систем. В них предусмотрены таск-менеджер, учет рабочего времени, чаты для командного общения, видео- и аудиозвонки, отчеты, моментальный документированный обмен информацией, возможность загрузки файлов в облако и другие полезные функции. Все инструменты находятся в одном рабочем пространстве — удаленным сотрудникам не потребуется непрерывно переключаться между разными сервисами.

Инструменты коммуникации с сотрудниками

Другой ключевой момент — возможность выстроить удобную систему коммуникаций и управления удаленными сотрудниками. Ведь при таком формате обсуждать рабочие моменты, делиться корпоративными новостями и ставить задачи вы будете, находясь по разные стороны монитора.

Первое, с чем нужно определиться, — система взаимодействия между участниками команды и руководителем. Разработайте инструкцию, как именно вы будете общаться, в каких форматах и насколько часто. Например, у agile-команд можно позаимствовать практику начинать рабочий день с короткой планерки, в ходе которой руководитель делится планами, ставит задачи, проводит мозговые штурмы, а сотрудники задают вопросы. Обсуждать совместную работу можно в проектных чатах. В конце каждого месяца полезно подвести итоги, обсудить проблемы и достижения всей команды и отдельных участников, озвучить планы на следующий период.

Важное правило, которое повысит продуктивность удаленной работы — использовать только согласованные каналы связи. Объясните сотрудникам, что общаться в Telegram, созваниваться в WhatsApp, а отправлять документы на электронную почту — плохая идея. Храните всю информацию по работе команды в одной системе в упорядоченном виде. Дополнительный плюс такого подхода в том, что в любой момент в пару кликов можно найти нужный файл или документ.

Чтобы избежать путаницы, выберите один основной канал связи и один запасной. Основной используется для решения и обсуждения всех рабочих вопросов. Запасной — для экстренной связи, если по какой-то причине пропадает доступ к главному каналу.

В качестве запасного канала связи используйте телефонные номера. Введите за правило, что им можно пользоваться только в том случае, если основной канал связи (например, проектный чат в CRM-системе) стал временно недоступен.

Важно, чтобы у платформы для совместной работы распределенных команд была мобильная версия — это позволит всегда оставаться на связи и быстро отвечать на сообщения. Это особенно важно, если сотрудники работают в разных часовых поясах. В случае форс-мажора специалист сможет быстро подключиться к задаче, даже если он находится вдали от компьютера. У Битрикс24 есть мобильное приложение, адаптированное под iOS и Android, в котором доступны те же функции, что на сайте и в десктоп-версии. Чтобы войти в систему, достаточно ввести логин и пароль от Битрикс-аккаунта.

Как настроить коммуникацию в распределенной команде

Составьте инструкцию, как правильно общаться онлайн, и донесите ее до всех сотрудников:

• Расскажите, какие сервисы и приложения нужно установить обязательно, в какое время будут проходить регулярные обсуждения. Оставьте контакты руководителей и ответственных за проекты для экстренных случаев.
• Четко обозначьте, какой рабочий чат является основным для всех сотрудников компании без исключения. Публикуйте в нем новости, сообщайте о форс-мажорных ситуациях, предупреждайте о срочных созвонах. Главное правило — ничего не обсуждать. Пусть общий чат работает по принципу доски для объявлений.
• Перечислите, какими чатами могут пользоваться разные отделы для работы над внутренними проектами. Отдельно создайте чат для неформального общения. У IT-специалистов, бухгалтеров, маркетологов, аккаунт-менеджеров должны быть отдельные чаты — это ускорит взаимодействие и позволит не отвлекать остальных коллег от работы. Аналогично обстоит ситуация с неформальным общением: пусть у команды будет отдельный чат для обмена шутками, фотографиями и обсуждения новостей.
  В Битрикс24 можно создавать открытые и закрытые чаты. К открытым имеют доступ все сотрудники — в них сообщают информацию, которая актуальна для всей команды. Закрытые чаты создают для разных отделов и проектных команд. Во всех чатах доступны разные стили оформления текста, набор эмодзи, прикрепление файлов, отправка войсов, цитирование, упоминание участников.







• Отправить сообщение в чат и поставить задачу — не одно и то же. Если на созвоне или в переписке достигнуты договоренности, отмечайте их в совместном виртуальном планере. Действует универсальное правило — если задачу поставили в чате, но не внесли в таск-менеджер, задачи нет.

Систематизируйте документы и файлы, с которыми работает команда. Храните всю информацию в облаке, чтобы исполнители могли открыть, просмотреть и отредактировать файлы в любое время и с разных устройств. Разграничьте доступ к папкам и документам, чтобы он был только у тех, кто с ними работает.

Полезный инструмент для удаленной работы — база знаний. В ней вы сможете сохранять всю полезную информацию для команды — от регламентов планерок и онбординга до пошаговых инструкций по работе с разными сервисами.

Какой режим установить для удаленного сотрудника

Удаленная работа — не фриланс, поэтому важно сразу обозначить правила работы вне офиса. Если вы переводите сотрудников из офлайна, то оставьте тот же режим работы, который действовал в офисе.

Если создаете удаленную команду с нуля, сразу обозначьте, во сколько рабочий день начинается и во сколько он заканчивается. Если сотрудники работают в разных часовых зонах, введите правило, что встречи можно ставить в определенное время — например, с 11:00 до 14:00 по Москве. В календаре оставьте эти часы свободными для бронирования встреч, а остальные заблокируйте.

Подходы к учету рабочего времени в разных организациях могут отличаться. Если в компании действует строгая политика конфиденциальности и введена повышенная ответственность за выполнение задач, сотрудников контролируют вплоть до отслеживания истории поиска в браузере. Это не всегда прихоть руководства — в некоторых сферах бизнеса за ошибки и утечки информации приходится платить высокую цену.

Если же вам в первую очередь важен результат, предоставьте сотрудникам возможность самостоятельно планировать рабочее время, не устанавливайте жестких рамок. Отслеживать продуктивность можно при помощи таск-трекера.

Для подсчета количества отработанных часов используйте сервисы учета рабочего времени. Можете скачать понравившийся тайм-трекер или использовать счетчик, встроенный в CRM. Принцип работы всех сервисов во многом схож: утром сотрудник садится за компьютер запускает учет времени, в конце — завершает рабочий день. Если он отлучается на кухню сварить кофе, общается по телефону по личным вопросам или уходит на обед, он нажимает на «Стоп» или «Перерыв», а при возвращении к работе — на «Продолжить».

Удобно, когда рабочий день начинается совместным обсуждением планов и заканчивается подведением итогов — это дает возможность контролировать режим. Однако помните, что иногда большое количество созвонов вредит рабочему процессу, поскольку они отвлекают участников команды от прямых задач. Альтернатива — отчеты о проделанной работе за день, неделю и месяц. Это отличный инструмент мониторинга продуктивности сотрудников, который позволяет отслеживать сроки выполнения текущих работ и планировать будущие.

Планирование рабочих задач

Залог успешной удаленной работы — грамотное планирование. Оно открывает возможности для эффективного контроля дедлайнов и управления задачами сотрудников.

Чтобы исполнители точно знали, что и когда они должны сделать, используйте виртуальные планировщики:

• Таск-трекер. Полезный инструмент, в котором руководитель может распределять индивидуальные и групповые задачи и устанавливать сроки начала и окончания работы. Задачи ставят внутри проектов, которые могут быть внутренними (например, размещение статей в блоге компании) и клиентскими. Для оценки скорости работы и продуктивности исполнителей в некоторых программах есть функция учета времени.
  Задаче можно присвоить ответственного и нескольких соисполнителей, а также наблюдателей, которые контролируют процесс выполнения. Все действия в задачах остаются в истории изменений. Исполнители могут общаться между собой в комментариях.
• Канбан. Виртуальная доска с простым интерфейсом — то, что нужно для распределения поручений и сбора идей в одном месте на удаленке. Можно создавать индивидуальные и общие пространства (для совместной работы над проектом).
• Календарь. Еще один инструмент для управления задачами и событиями. Возможностей для визуализации в нем намного меньше, чем в CRM-системах в целом. Им есть смысл пользоваться в том случае, если вся система коммуникаций в команде целиком построена на инструментах Google.

Выберите планер, который будет одинаково доступен, понятен и удобен для всех удаленных сотрудников. Чтобы ничего не упустить, отмечайте в нем все задачи по управлению распределенной командой, включая мелкие единичные поручения.

Система контроля

На удаленке важно контролировать не столько присутствие сотрудника на рабочем месте, сколько качество и сроки выполнения им задач. Главное — установить достижимые дедлайны и отслеживать их соблюдение. Крупные задачи можно разделять на промежуточные и для каждого мелкого поручения устанавливать свой срок.

Введите правило, что каждый сотрудник должен своевременно отчитываться о выполненной работе — например ежедневно вносить изменения в виртуальный планер. Также можно оценивать эффективность работы — насколько часто сотрудник вносит изменения в задачи, закрывает их, соблюдает дедлайны. Для повышения уровня самодисциплины и объективной оценки продуктивности полезно ввести практику еженедельных и ежемесячных отчетов. По понедельникам сотрудник может отправлять руководителю план работы на неделю.

Одна из удобных систем контроля удаленной работы — таск-трекер. С его помощью можно не только сохранять текущие и будущие поручения, назначать исполнителей и вести списки дел, но и контролировать своевременность их выполнения.

Система автоматически собирает информацию и в наглядной форме показывает, сколько времени у сотрудника уходит на выполнение задач, какие из них закрыты, просрочены или находятся в работе. Можно сделать выборку за нужный временной период. Это отличная возможность увидеть, кто из удаленных исполнителей работает продуктивно, а кто — вовсю прокрастинирует и в течение дня систематически отвлекается на личные дела.

Роль HR в организации удаленной работы

HR-менеджер играет важную роль при переводе сотрудников на удаленный формат работы. С первых дней перехода команды на удаленку HR-менеджер отслеживает, достаточно ли исполнителям инструментов для комфортной работы вне офиса, не снизилась ли мотивация. Вторая важная задача эйчара — онбординг сотрудников. При онбординге на удаленке HR-специалист знакомит новых сотрудников с рабочим регламентом, дает инструкции по работе с сервисами и взаимодействию внутри команды. Доброжелательность и быстрая реакция на вопросы ускоряют адаптацию новичков, сокращают текучесть кадров, повышают лояльность специалистов.

Также эйчар отслеживает, кто из сотрудников находится в отпуске, на больничном или взял отгул по личным обстоятельствам, и своевременно оповещает об этом руководителя. Тот, в свою очередь, находит замену отсутствующему участнику и перераспределяет обязанности внутри команды. Это позволяет соблюдать сроки выполнения задач и свести на нет ситуации авралов.

Поддержание командного духа

Поддерживать рабочий настрой труднее, когда нет возможности собраться за одним столом на мозговой штурм, устроить корпоратив и поделиться мыслями с коллегами в обеденный перерыв.

Однако сложно — не значит невозможно. Есть способы сплотить сотрудников на удаленке. Вот несколько рекомендаций, которые помогут поддерживать командный дух:

• Чат хороших новостей. Создайте групповой чат, в котором сотрудники смогут делиться всем, что их радует и вдохновляет. Это может быть что-то простое и не связанное с работой — обмен забавными мемами на злобу дня, фотоотчетами из отпуска, смешными историями. Конечно, это не самый важный инструмент для работы, но он отлично объединяет сотрудников, снижает стресс, помогает разрядить обстановку.
• Мозговые штурмы. Такие мероприятия, пусть даже и в онлайн-формате, поддерживают командный дух не хуже, чем обсуждения идей в офисе.
  Используйте для их проведения видеоконференции и видеочаты. В процессе созвона можно включить демонстрацию экрана и провести яркую презентацию.
• Честная обратная связь. Хвалите сотрудников, которые быстро и качественно выполняют поставленные задачи, оставляйте комментарии к выполненным поручениям, публикуйте дайджесты о событиях, которые происходят в компании, — все это отлично мотивирует и укрепляет командный дух.
• Неформальное общение онлайн. В период адаптации к удаленке сотрудникам особенно остро не хватает личного взаимодействия с коллегами и живого общения. Помочь команде лучше узнать друг друга и преодолеть психологические сложности помогут онлайн-активности — например, совместные занятия йогой, викторины и челленджи.

Частые ошибки

Создание и поддержка работы удаленной команды — сложная задача. Прибавьте к медленной коммуникации, меньшим возможностям для контроля и перебоям с интернет-соединением географический разброс сотрудников и разные часовые пояса — получите огромный плацдарм для ошибок. Свести их к нулю не выйдет, однако самые распространенные ловушки можно обойти, если знать врага в лицо. Вот основные из них:

• Использование разных каналов коммуникаций. При активном командном взаимодействии и без того легко упустить важную информацию. Если же у команды много разных каналов общения — рабочие чаты в одном месте, звонки в другом, переписки по отдельным задачам в третьем, то уследить за всем и сразу не получится.
  Удобнее, когда все собрано в одном месте — например, как в Битрикс 24. Все каналы взаимодействия объединены в одном пространстве, что позволяет быть в курсе всех новостей, вовремя отвечать на сообщения, организовывать онлайн-встречи.
• Отсутствие регламентов для созвонов. Если заранее не определить время подключения к видеоконференции и не составить список тем для обсуждения, то она вместо запланированного часа запросто продлится два.
  Решение — пишите краткую повестку для каждого созвона, разработайте регламент продолжительности выступлений участников встречи и выделите время для обсуждения вопросов и планов.
• Отсутствие сроков выполнения задач. Грамотный тайм-менеджмент — основа успешной работы из дома. Чтобы сотрудники могли планировать рабочий день/неделю, четко озвучивайте сроки выполнения каждой задачи. Исполнители должны понимать, когда и что вы хотите от них получить.
• Использование групповых чатов для постановки задач. Все поручения вносите в таск-менеджер, назначайте ответственных, устанавливайте сроки.
• Чрезмерный контроль. Ничего хорошего не выйдет, если требовать от сотрудников на удаленке, чтобы они моментально отвечали на сообщения, каждый час уточнять, точно ли они на рабочих местах. Это выглядит как недоверие и неуважение и порождает конфликты.
  Используйте систему управления задачами сотрудников. С ней вам не придется раздавать бесконечные поручения в чатах, по телефону или по e-mail и абы как контролировать их выполнение. Ставьте задачи, отвечайте на вопросы, отслеживайте сроки, ведите учет рабочего времени в одном пространстве. Текст задачи можно скорректировать в любой момент, изменить условия, добавить файл или изображение.
  Чтобы не пропустить момент, когда нужно вмешаться или напомнить о горящем сроке, обращайте внимание на уведомления, что срок выполнения задачи подходит к концу.