Методологии управления проектами

Что такое методологии проектного управления

Проектное управление — это процесс планирования, координации и контроля задач. Сюда входит распределение ресурсов и тайм-менеджмент проекта. Чтобы оценивать прогресс, есть разные механизмы. Важно подобрать тот, который по максимуму удовлетворяет запросы заказчика и исполнителя.

Проектный менеджмент включает в себя управление рисками, коммуникациями и действиями заинтересованных сторон, так как координация работы всех участников и их адаптация к новым условиям — важные аспекты менеджмента. Такой всесторонний подход уместен и при разработках программного обеспечения, и в любой другой проектной деятельности — строительстве, маркетинге и пр.

Посмотрите этот вебинар, чтобы больше узнать о том, как работает проектное управление в Битрикс24.

Зачем нужны методы управления проектами

Методы управления помогают:

• Планировать. Проект начинается с создания детального плана. На этом этапе определите краткосрочные и долгосрочные цели и сроки их достижения. Это позволит участникам иметь ясное представление о том, что им предстоит.
• Ограничить ресурсы. Методологии ведения проектов и разработки решений нужны для определения и распределения необходимых специалистов, финансов, материалов и оборудования. Здесь важна четкость, чтобы свести к минимуму издержки и достичь всего, что было запланировано.
• Организовать коллектив. Определите роль и зону ответственности каждого участника. Это снизит вероятность конфликтов и неопределенностей при выполнении задач.
• Проводить мониторинг. Модели ведения проекта дают инструменты и техники для контроля. Иногда, чтобы увидеть проблемы и риски, нужен глубокий анализ, а затем своевременная реакция и корректировка плана. Если выбран неподходящий способ ведения проектов, мониторинг поможет это выявить.
• Обеспечить качество. Главная цель любой методики — упорядочить работу, дисциплинировать сотрудников и уточнить для всех критерии качества. Они будут служить ориентиром в ходе работы.
• Исключить риски. Методы управления включают управление рисками, что позволяет составить точный прогноз: предвидеть потенциальные проблемы и наметить пути их решения. Таким образом получится сберечь бюджет и сэкономить время.
• Выстроить коммуникацию. Методология всегда содержит коммуникационную стратегию: описание каналов для эффективного обмена информацией между участниками. Налаженная коммуникация способствует согласованной работе команды.

Какие бывают методологии управления проектами

Методологии управления развиваются на протяжении десятилетий и основываются на знаниях опытных управленцев. Профессиональные организации, такие как Project Management Institute (PMI) и International Project Management Association (IPMA), внесли значительный вклад в развитие методологий управления проектами. Они разработали стандарты и руководства, определяющие основные практики, необходимые для успешного менеджмента.

Ниже разберем популярные варианты.

Waterfall (или «Водопад», или «Каскад»)

Waterfall считается одной из самых старых методологий. В ее основе — линейный и последовательный подход к разработке и выполнению задач.

Этапы Waterfall:

1. Описание требований. На этом этапе определяют и фиксируют требования к работе. Соберите информацию от заказчика, выявите цели и ограничения.
2. Анализ. Здесь проводится детальный разбор задачи. Можно устраивать мозговые штурмы и советоваться с бизнес-консультантами и экспертами.
3. Проектирование. Подробно определяются шаги и этапы.
4. Разработка. На этом этапе распределяют задачи на основе плана. Команда работает над созданием продукта, учитывает требования, прописанные в модели управления.
5. Реализация и тестирование. Если продукт соответствует ожиданиям, значит методология сработала. Также на этом этапе исправляют ошибки и недостатки.
6. Внедрение. После успешного прохождения всех тестов готовый продукт или решение передают заказчику.
7. Сопровождение. В этой фазе осуществляют поддержку и обслуживание продукта после его внедрения. Возможно, дорабатывают на основе обратной связи.

Особенность методологии Waterfall состоит в том, что каждый этап должен быть завершен полностью, прежде чем перейти к следующему. Работа идет сверху вниз, как вода, падающая с водопада, поэтому подход не предусматривает возврат к предыдущим этапам после их завершения.

Методология Waterfall хорошо подходит для проектов с жестко определенными требованиями, когда изначально можно детально спланировать, обозначить все задачи. Однако она имеет недостатки, такие как ограниченная гибкость и возможность отклонения от требований заказчика, если они меняются по ходу проекта. Это может привести к проблемам, если необходимо вносить изменения после завершения фазы разработки.

Agile, или гибкая методология

Agile — это гибкая методология, суть которой в быстрой адаптации к изменениям и взаимодействии с заказчиком на протяжении всего процесса разработки. Agile основан на пяти принципах «Манифеста гибкой разработки»:

• Инкрементальность и итеративность. Проект разбивается на небольшие циклы разработки (итерации или спринты). Каждая итерация представляет собой полный цикл разработки, включая планирование, анализ, проектирование, разработку, тестирование и внедрение. Каждая итерация добавляет новые возможности или функции к продукту.
• Коллективная работа. Команда разработчиков, заказчик и другие заинтересованные стороны работают вместе в тесном взаимодействии. Они обмениваются информацией, обсуждают требования, принимают решения и постоянно взаимодействуют, чтобы достичь общих целей.
• Гибкость и адаптация. Agile позволяет быстро адаптироваться к новой информации и изменениям внешних условий.
• Постоянное улучшение. Agile стремится к постоянному улучшению процесса разработки. Команда анализирует свою работу, выявляет проблемы и ищет пути их решения. В будущих итерациях учитывают полученный опыт.

Ключевыми практиками Agile считают Scrum, Kanban, Extreme Programming (XP) и другие, которые предоставляют конкретные методы и инструменты для реализации гибкой методологии.

Kanban

Для визуализации работы и управления потоком задач используют доску Kanban.

Принципы Kanban включают:

• Визуальное представление рабочего процесса. Создаются колонки, которые обозначают различные этапы работы над задачами. Обычно используются колонки «В очереди», «В процессе», «Готово» и прочие. Каждая задача представлена карточкой, которая перемещается по колонкам в соответствии с ее текущим статусом.
• Ограничение Work In Progress — WIP. Канбан ограничивает количество задач, которые могут находиться в работе одновременно в каждой колонке. Ограничение WIP помогает сбалансировать рабочую нагрузку и предотвратить перегрузку команды.
• Постепенное улучшение. Канбан поощряет команду внедрять постепенные улучшения процесса работы. Они могут анализировать данные и метрики, такие как время выполнения задач, пропускная способность и эффективность, и вносить изменения для оптимизации процесса.

Scrum

Agile Scrum — пожалуй, самая широко используемая методология управления проектами. Scrum акцентирует внимание на эффективной командной работе и итеративном развитии продукта.

Процесс работы с использованием Scrum включает следующие этапы:

1. Планирование спринта (Sprint Planning). На этом этапе определяют задачи, которые будут включены в следующий спринт, и определяют цели, которые должны быть достигнуты в течение спринта.
2. Спринт (Sprint). Представляет собой фиксированный временной интервал (обычно от 1 до 4 недель), в течение которого команда работает над выполнением задач из выбранного продуктового бэклога. Задачи выбираются из верхней части продуктового бэклога и включаются в спринт.
3. Ежедневное совещание (Daily Scrum). Это короткая встреча, где каждый член команды отвечает на три вопроса: Что я сделал вчера? Что я планирую сделать сегодня? Есть ли у меня преграды или проблемы?
4. Ревизия спринта (Sprint Review). На этом этапе команда представляет достижения и продукты, разработанные во время спринта, заказчику и другим заинтересованным сторонам. Полученная обратная связь учитывается при определении следующих шагов.
5. Ретроспектива спринта (Sprint Retrospective). На ретроспективе команда анализирует свою работу во время спринта, обсуждает, что прошло хорошо и что можно улучшить в следующем спринте. Это помогает постоянно улучшать работу и процесс разработки.

Гибридная методология

Объединяет элементы и подходы различных методологий управления, чтобы достичь оптимального баланса между предсказуемостью и гибкостью.

Гибридная методология управления позволяет адаптироваться к уникальным требованиям и контексту каждой задачи, объединяя преимущества Agile и Waterfall.

Метод критического пути

Метод критического пути (Critical Path Method, CPM) в управлении позволяет определить критически важные задачи и затем эффективно их планировать и контролировать.

В методе критического пути есть следующие шаги:

• Определение задач и зависимостей. Сначала определяются все задачи, необходимые для реализации проекта, и устанавливаются связи между ними.
• Оценка продолжительности задач. Каждая задача оценивается по времени, необходимому для ее выполнения. Это может быть выражено в днях, неделях, часах и так далее.
• Создание сетевой модели. С использованием задач и их зависимостей строится сетевая модель — график задач и связей между ними. В сетевой модели используются узлы (задачи) и дуги (зависимости).
• Определение критического пути. Критический путь — это последовательность задач, которая имеет наибольшую общую продолжительность. Задачи, входящие в критический путь, определяют длительность работы.
• Оптимизация плана. Используя информацию о критическом пути и продолжительности задач, можно доработать план. Ресурсы и время могут быть перераспределены, а задачи сжаты, чтобы улучшить график работы.
• Контроль и обновление. Это этап доведения проекта до идеала.

Метод критической цепи

Метод критической цепи (Critical Chain Method, CCM) — это методология, которая фокусируется на управлении ресурсами и учете неопределенностей, связанных с оценками дедлайна задач. Главная идея метода критической цепи заключается в том, что ресурсы и их ограничения — основные факторы, влияющие на продолжительность взаимодействия заказчика и исполнителя.

В методе определяется критическая последовательность задач, которая имеет наибольшую потребность в ресурсах. Этапы:

• Внедрение буферов. В методе критической цепи используются буферы времени для управления неопределенностями и рисками, связанными с оценками скорости выполнения и дедлайна. Вместо того чтобы добавлять буферы времени для каждой задачи, буферы добавляются к концу критической цепи и к общим ресурсам, необходимым для выполнения задач внутри цепи.
• Управление ресурсами. Они планируются таким образом, чтобы минимизировать перегрузку и задержки.
• Мониторинг. В процессе выполнения задач происходит непрерывный мониторинг, анализ и обновление критической цепи, а также управление буферами времени, чтобы обеспечить сдачу проекта в срок.

Экстремальное управление проектами

Методологии экстремального управления (Extreme Project Management, XPM) устроены следующим образом:

• Короткие итерации. Проект разбивается на серию коротких итераций или спринтов, обычно продолжительностью от нескольких недель до нескольких месяцев. Каждая итерация включает в себя планирование, выполнение задач и обратную связь.
• Адаптивность. Методологии XPM основаны на предположении о наличии неопределенности. Они акцентируют внимание на гибкости и способности быстро реагировать на перемены.
• Участие заказчика и заинтересованных сторон. Они вовлекаются в процесс разработки, активно принимают решения и предоставляют обратную связь. Это позволяет обеспечить полное соответствие результатов ожиданиям заказчика.
• Раннее и непрерывное тестирование. Оно играет важную роль в методологиях XPM. Вы всегда должны владеть информацией для промежуточной аналитики, чтобы в режиме реального времени вносить коррективы и перенаправлять ресурсы.
• Самоорганизация. Команды в методологиях XPM высоко дисциплинированы. Они работают открыто и прозрачно, чтобы для каждого участника была очевидна ситуация и понятен статус проекта.
• Минималистичность. Методологии XPM стремятся к простоте в планировании, документообороте и аналитике. Приоритет отдается доставке ценности клиенту вместо избыточной бюрократии.

Как выбрать методологию управления проектом

Выбор методологии зависит от нескольких факторов, включая характеристики бизнеса, команды и ожидания заинтересованных сторон.

Несколько шагов, которые помогут вам в выборе верного подхода к управлению:

• Изучение запроса. Вначале необходимо тщательно разобраться в особенностях проекта и его целях, провести глубинное интервью с заказчиком.
• Анализ команды и ее организационных навыков. Оцените способности и опыт сотрудников, их готовность к гибкому или экстремальному подходу.
• Изучение методологий. Ознакомьтесь с различными вариантами, такими как Waterfall, Agile (Scrum, Kanban), гибридные методологии и другие. Изучите их основные принципы, практики, преимущества и ограничения.
• Сопоставление. Соотнесите особенности проекта с особенностями каждого подхода. Оцените, какая из них лучше соответствует вам и запросу заказчика, учитывая сложность, объем работ, уровень неопределенности.

Учитывайте, что методологии можно модифицировать под себя. Не всегда необходимо полностью придерживаться одного вида ведения проектов — можно создать гибридный подход, сочетая элементы различных методологий. Если не уверены в выборе, обратитесь за консультацией к опытным управленцам, внешним экспертам. Получите советы и мнения от людей, имеющих опыт работы с различными методологиями.

Часто задаваемые вопросы об управлении проектами