Б24 для компании ТехноLux по выдаче рассрочек в г. Бишкек

Краткая информация о клиенте.

Компания «ТехноLUX» находится в г. Бишкек. Сферой деятельности является выдача микрозаймов на бытовую и прочую технику для дома. Основной коллектив компании насчитывает 4 человека. Так же есть 8 пунктов выдачи микрозаймов в различных торговых центрах города. Основным источником клиентов являются магазины-партнеры.

Необходимость внедрения Битрикс24.

Все коммуникации, как внутри компании, так и с клиентами осуществляются через мессенджеры: отправка документов, напоминания об оплатах, все происходило с личных телефонов сотрудников. Множество чатов в мессенджерах, в которых легко заблудиться.

Задача 1: Оптимизировать общение с как внутри компании, так и с клиентами, все должно храниться в одном месте.
      Клиентская база ведется в Excel и часто бывают случаи, что какая-то информация не сохранялась или удалилась по неосторожности. 

Задача 2: Перенести базу из Excel, закрыть возможность удаления или выгрузки для сотрудников. Все новые клиенты должны быть только в Битрикс24.
      Все договора с клиентами заполняются в ручную, в Word. В среднем, на заполнение одного договора с клиентом уходит около 15-20 минут. Далее все документы согласовываются с руководством посредством Whats’app, распечатываются, подписываются с клиентом и сканы хранятся на локальном диске. На процедуру заключения договора в среднем уходит около 30-40 минут.

Задача 3: Автоматизировать документооборот, сократить время на подготовку документов, создать удобное хранилище документов. Вручную рассчитывается   график платежей, каждый перерасчет с одним измененным параметром занимает достаточно много времени.

Задача 4: Ускорить процесс расчета и формирования графика платежей.

Задача 5: Также требовалось выстроить четкую систему отчетов. Руководитель хотел видеть количество заключенных договоров за определенные даты, суммы       договоров, а так же прибыль. Видеть количество планируемых, и оплаченных клиентами платежей. 

После проведения аудита и составления технического задания, клиенту было предложено оптимизировать работу компании с помощью Битрикс24. Штатные возможности данной программы удовлетворяли 80 процентов требований клиента. Для оставшихся 20, были использованы дополнительные инструменты из Битрикс24 Маркет. 

Процесс внедрения, особенности проекта.

В первую очередь, была перенесена клиентская база из Excel, настроена воронка сделок, с разбивкой по этапам, дополнительные поля для анкетирования клиента, причины отказа и срыва сделок. Данные о новых клиентах теперь заносятся не в Excel, а сразу в Битрикс24. Паспортные данные, прописка, средний доход, поручители и т.д., то есть вся нужная информация о клиенте теперь хранится в Битрикс24, без возможности для удаления и выгрузки для сотрудников.

Особенности и технические сложности при внедрении.

В процессе внедрения мы столкнулись со следующими техническими сложностями: для того чтобы руководитель мог получить отчет по планируемым платежам, а также по оплаченным и просроченным оплатам, требовалось настроить автоматическое выставление счетов согласно графику платежей. Также, если клиент вносит не ровный платеж, необходимо было пересчитать последний платеж и уменьшить или увеличить его в зависимости от разницы.  К сожалению, штатных возможностей для этих действий было недостаточно, в следствии чего было подключено расширение из Битрикс24 Маркет, с помощью которого все задачи были реализованы.

Решение.

1.  Для ускорения и упрощения работы сотрудников был разработан бизнес-процесс по формированию графика платежей. График формируется в зависимости от срока рассрочки, варианта оплаты (каждые 15/30 дней), суммы товара и первоначального взноса. Так же есть возможность применить индивидуальную скидку. Сотрудник задает параметры и производится расчёт суммы платежа. Если сумма платежа клиента не устраивает, можно поменять параметры и произвести перерасчет.

2.  На основании всех данных о клиенте, по нажатию на одну кнопку, формируется договор с графиком платежей, приобретаемым товаром. С Битрикс24 это занимает 1-2 минуты. Договор можно, как распечатать без факсимильной печати и подписи, так и отправить клиенту на почту уже с подписью и печатью.  Сам договор хранится в клиентской папке на Битрикс24 Диск. 

3.  Все коммуникации между сотрудниками, а так же с клиентами были перенесены из мессенджеров в встроенные чаты Битрикс24. Также, была настроена система напоминаний и уведомлений клиентам через SMS. Битрикс24 сам напоминает клиентам о подходящем сроке и сумме оплаты. Менеджеру не нужно помнить всю эту информацию. 

4.  Для контроля дебиторской задолженности и оплат клиента разработан бизнес-процесс, который после подписания договора сам формирует счета на оплату по данным из графика платежей. Бизнес-процесс по приему платежей запускается вручную, в момент поступления оплаты от клиента. Если сумма оплаты больше или меньше платежа по графику, происходит перерасчет остатка долга и суммы последнего платежа. 

Работа с решением, достигнутые результаты.

Активнее всего менеджеры пользуются функционалом составления графика платежей и формированием договора в CRM. Автоматизация этих процессов позволяет исключить человеческий фактор, невнимательность и тд. Система автоматических уведомлений клиентам о предстоящих оплатах, упрощает работу менеджеров и снижает нагрузку.

Преимущества от внедрения.

В результате, мы получили полную автоматизацию всего рабочего процесса, существенно сократили время на занесение данных о клиенте, расчет и формирование графиrа а так же договора с клиентом. Исключили возможную потерю данных по неосторожности. Также, стало удобнее в едином портале обсуждать различные вопросы как внутри компании, так и общаться с клиентами. Вся история по всем взаимодействиям теперь хранится в едином портале и доступна в любой момент, с любого устройства.

В свою очередь, руководитель получил наглядные отчеты по количеству новых договоров, сумму оплат как от одного, так и от всех клиентов, сумму задолженностей, а также реестр всех прошедших и планируемых оплат за нужный промежуток времени. 

После внедрения портала, проработав несколько месяцев, сотрудники и руководство не представляют работу без Битрикс24.

Отзыв заказчика о проделанной работе:

"Хочу поблагодарить специалистов из компании "21век" за профессионализм и внимательное отношение к нашим задачам по внедрению CRM системы Битрикс24.

Я долго подбирал удобное и оптимальное решение для нашей компании по выдаче микрозаймов, было несколько вариантов CRM в которых мы пробовали работать. Ребята вникли в процессы и предложили настроить Битрикс24, и попали в точку.

Павел, Максим и Артем предусмотрели огромное количество тонкостей и нюансов нашего бизнеса. И смогли сделать систему понятной и удобной для работы.

Я и коллеги, очень довольны результатом работы в системы Битрикс24. Ребята всегда на связи и готовы подсказать в любой момент.  

Рекомендую команду "21Век" – это настоящие профессионалы своего дела, они помогут закрыть все вопросы по автоматизации бизнеса.

Желаю вам дальнейшего развития и профессионального роста!"