Университет профессионального постдипломного образования (УППО)
(ООО «Университет постдипломного профессионального образования», г. Москва)
Краткая информация о клиенте
Университет постдипломного образования организует обучающие курсы для переподготовки, повышения квалификации и дополнительного образования медицинских работников. Большинство клиентов — больницы, которые заключают договоры на обучение своих сотрудников на тех или иных курсах.
Заявки на услуги приходят в университет от менеджеров по продажам (холодные звонки), а также автоматически подгружаются с портала медобразования. Продажи на 70% повторные, что обусловлено спецификой аккредитации медработников.
В организации работают до 40 сотрудников, среди которых стоит отметить менеджеров по продажам и методический отдел (занимается подготовкой документов).
До внедрения Битрикс24 сотрудники работали в AmoCRM. Руководство университета пришло к решению о переходе на Битрикс24, так как в AmoCRM их не устраивал функционал, особенно в части задач и проектов.
С какими задачами к нам пришел клиент
Первоначальная и самая важная задача, которую за год не смогли решить предыдущие интеграторы — качественная миграция из AmoCRM в Битрикс24. При этом нужно было перенести всю информацию из предыдущей CRM за 3 года. Также нам предстояло провести аудит работ предыдущего интегратора и откатить до нуля предыдущие настройки на портале, которые он произвел. Переход из одной системы в другую должен быть максимально мягким, чтобы не вызвать саботажа среди сотрудников.
Дополнительно руководство университета озвучило нам свой план по работе в Битрикс24 на перспективу: кастомизировать систему под требования бизнес-процессов компании и автоматизировать все процессы от сбора лидов до генерации и отправки документов клиенту.
Процесс внедрения, особенности проекта
Как всегда, начало работы с проектом — анализ потребностей заказчика. Затем бизнес-аналитик изучил все бизнес-процессы компании, провел аудит работы предыдущего интегратора. И на основании этого была построена первоначальная архитектура нового портала, который на первом этапе будет максимально похож на AmoCRM по своему функционалу.
От предыдущих интеграторов нам осталась коробочная версия Битрикс24. Бизнес-аналитик сделал копию этой коробки, затем развернул новую чистую коробку, на которую выкатил нужную информацию из AmoCRM. В предыдущей версии Битрикс24 интеграторы настраивали некоторую автоматизацию, которую мы оставили в тестовом режиме, так как какие-то ее элементы нам могут понадобиться в будущем.
Итак, что мы сделали на первом этапе:
-
внедрили две воронки: «Продажа» и «Методисты»;
-
перенесли всю необходимую информацию из AmoCRM в Битрикс24;
Внедрение воронок CRM
В AmoCRM была одна общая воронка для всех сотрудников. В Битрикс24 для более эффективной работы внедрили две:
«Продажа» - В этой воронке пока настроена всего одна автоматизация. На стадии «Оплачено» сделка автоматически переносится в воронку «Методисты». При этом в ней сохраняется вся информация, все коммуникации и т. д.
«Методисты» - Здесь все стадии аналогичны стадиям воронки в AmoCRM. Они соответствуют этапу прохождения обучения медработником: от начала учебы до выдачи сертификата.
Так как сотрудники много работают с задачами, мы настроили им соответствующие шаблоны. В AmoCRM шаблоны были, но пустые. Мы же расширили функционал задач и прописали, что нужно указывать в каждой из них. Теперь ставить задачи стало гораздо проще, быстрее и удобнее.
Для того, чтобы функционал Битрикс24 был схож с AmoCRM, мы настроили один бизнес процесс. Он заключается в том, что при смене ответственного за компанию сотрудника, все связанные с этой компанией сделки и контакты также передаются этому сотруднику.
Перенос информации из AmoCRM в Битрикс24
Для того, чтобы бизнес-процессы университета во время миграции не страдали, и, соответственно, не снижалась выручка, перенос информации мы выполнили в короткое время и без остановки основной деятельности.
Что было сделано:
-
перенесены карточки компаний;
-
перенесены карточки контактов;
-
сохранена связь между компаниями и контактами;
-
перенесен отдельный список карточек физических лиц;
-
сохранена история коммуникаций в каждой карточке (в том числе все звонки с их записями и письма из почты);
-
сохранена связь сделок.
Обучение сотрудников университета работе в Битрикс24 мы провели в онлайн-формате в 3 этапа:
-
обучение методистов (у них свои задачи и свой регламент работы);
-
обучение менеджеров по продажам;
-
обучение администраторов (в коробочной версий своя специфика по некоторым алгоритмам работы).
Задачи на перспективу:
Так как клиент полностью удовлетворен результатами нашего сотрудничества, а проект подразумевает несколько этапов для достижения всех целей по автоматизации, мы запланировали следующие задачи на ближайшую перспективу:
-
подключение почты и мессенджеров;
-
подключение платежных систем;
-
интеграция с 1С;
-
настройка аналитики;
-
настройка дашбордов.
Какие выгоды получил университет от проведенной работы:
-
Экономия бюджета на CRM, так как аналогичный функционал в AmoCRM стоит существенно дороже. При том, что многие функции Битрикс24 там просто недоступны.
-
Задачи и работа с ними стали намного понятнее. Новые шаблоны задач существенно экономят время на основные рутинные действия сотрудников.
-
В целом значительно увеличился потенциал системы для дальнейшей автоматизации.
-
Сотрудники максимально быстро перешли на новую систему за счет аналогичного функционала на первом этапе внедрения и качественного обучения. В приживаемости Битрикс24 у этого клиента мы уверены на 100%.
Часть отзыва заказчика о работе с нашей командой:
«Первое, что хочется отметить — оперативность. В отличие от предыдущего специалиста вы смогли реализовать задачу менее чем за 3 месяца. Приятно удивило качество переноса базы с Amocrm в Битрикс24. Это огромный плюс, мы очень рады, что обратились к вам. Качество — на уровне».
