Внедрение и настройки Битрикс24 Финнтелла

Краткая информация о клиенте
Компания: Finntella.
Основное направление деятельности – производство и реализация широкой линейки финских дизайнерских красок премиум класса оптом и в розницу.
Компания обслуживают B2B-клиентов (дизайнеры, архитекторы, строительные организации, торговые организации, дилеры) и B2C-клиентов.
Есть 4 объекта: два из них располагаются в городе Тула, один располагается ТРЦ «Сказка» города Москва и последний объект находится на улице Hабережная 15, Долгопрудный.
Число сотрудников (число сотрудников, работающих с Битрикс24): 5 человек.

Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?
До обращения к нам, Компания столкнулась с проблемами в управлении клиентской базой, коммуникацией и процессами продаж. Существующая система (AmoCRM) имеет недостатки, такие как: ручной ввод данных, неинтегрированная личная почта менеджеров, неясные этапы сделки и отсутствие напоминаний об оплате.
Целью внедрения Битрикс24 являлась организация простого и удобного рабочего пространства: привести компанию к централизованному хранению клиентской базы, подключить необходимые источники коммуникации с клиентами и улучшить процесс продаж, внедрить использование инструмента для работы с постановкой и ведением задач (для улучшения контроля менеджеров).
Задачи, с которыми клиент пришел к нам:

• Организовать централизованное хранение клиентской базы.
• Внедрить складской учет и товарный каталог.
• Подключить источники и каналы коммуникации (VK-таргетинг, сайты, соц. сети, мессенджеры, почта).
• Улучшить процессы продаж: автоматизировать ввод и заполнение данных, сделать интеграцию с почтовыми ящиками, настроить и внедрить четкие этапы воронок лидов и сделок, реализовать функционал напоминаний об оплате и отгрузках.
• Организовать миграцию из Амо в Битрикс24 по сделкам и клиентской базе.
• Ввести контроль менеджеров.
• Изучить возможности системы на онлайн-обучении.

Процесс внедрения, особенности проекта
 На начальном этапе мы провели аудит организационной структуры компании «как есть» и разработали точную схему для настройки в Битрикс24, с разделением на отделы и подотделы для правильной настройки прав доступа в задачах и проектах, а в дальнейшем и CRM. Далее внедрение системы происходило пошагово:
 Шаг 1. Настройка структуры компании и приглашение сотрудников на портал.

Скриншот 1. – Структура компании

Шаг 2. Базовые настройки портала
 Настройка портала: приглашение сотрудников, настройка рабочего времени и выходных дней, смена адреса портала, логотипа компании и установка правил приглашения новых сотрудников. Также настройка Шаблонов реквизитов: для шаблона «Организация» установлены необходимые поля. Заполнены «Мои реквизиты» компании для формирования документов по шаблону. А в карточке профиля была настроена видимость необходимых для работы полей.
Были созданы роли и настроены права доступа на основании структуры компании.

Скриншот 2. – Настройки прав доступа

Шаг 3. Подключение к системе коммуникаций паблик-бота Telegram, Viber и корпоративной страницы VK, были созданы 3 виджета для сайтов.
Основные коммуникации с клиентами сотрудники ведут через Telegram, Viber и социальную сеть Vkontakte. Мы подключили эти каналы к системе Битрикс24, и теперь сотрудники отделов ведут коммуникацию с клиентами только из Битрикс24, используя функционал открытых линий.

Скриншот 3. – Каналы коммуникаций

Для каждого сайта были созданы свои виджеты и открытые линии.


   Скриншот 4. – Виджеты для сайтов.

Скриншот 5. – Открытые линии

Шаг 4. Настройка рабочих групп для каждого отдела-направления компании и их подразделений.
Это позволило классифицировать работу над задачами и систематизировать внутренние коммуникации.

Скриншот 6. – Группы

Шаг 5. Настройка шаблона задачи.
Настроили шаблон регулярной задачи, которая после запуска автоматически повторяется с понедельника по субботу каждую неделю.

Скриншот 7. – Шаблон регулярной задачи

Шаг 6. Настройка автоматизации портала используя функционал роботов и бизнес-процессов.
Были созданы 2 воронки для работы сотрудников.
1. Воронка «Новые клиенты»
В данной воронке были реализованы роботы и БП для удобства заполнения данных в карточке сделки, а также по постановке задач ответственным менеджерам при движении сделок по стадиям. Например, автоматическое завершение задач, если менеджер забыл ее закрыть. Присутствует и контроль руководителя при помощи постановки автоматических задач, если сделка была закрыта как провальная, чтобы руководитель был в курсе потери потенциальных клиентов. Если запросы не целевые, происходит автоматическое удаление контактов и/или компаний, созданных автоматически при появлении сделки – в этом случае в базе клиентов содержатся только целевые сущности.

Скриншот 8. – Автоматизация воронки «Новые клиенты»

Были так же использованы 2 бизнес-процесса.
В первом бизнес-процессе происходит проверка данных для повторных клиентов и заполнение данных сделки из созданной ранее компании или контакта.

Скриншот 9. – БП «Повторная сделка = да»

Во втором БП происходит проверка на заполнение необходимых данных, и на их основании происходит изменение названия сделки, после чего идут дальнейшие проверки на заполнение контакта или компании и отправки письма клиенту с коммерческим предложением.
Если контактные данные отсутствуют, то ставится задача на ответственного менеджера связаться с клиентом и отправить ему коммерческое предложение.

Скриншот 10. – БП «Отправка КП Клиенту»

   2.Воронка «Клиенты»
В данной воронке были реализованы роботы и БП для удобства заполнения данных сделки, а также контроля менеджеров при движении сделок по стадиям и постановка задач для контроля руководителем.


Скриншот 11. – Автоматизация воронки «Клиенты»

В данной воронке было использовано множество БП: автоматическое заполнение реквизитов клиентов при повторном обращении, автоматическая генерация документов, отгрузка товаров, сбор заказа, отправление сообщений об отправке заказа. Далее опишем самые интересные:
1.БП будет на проверку заполнения реквизитов клиентов.

Скриншот 12. – БП «Реквизиты клиента заполнены?»

Описание: мы получаем информацию о реквизитах клиента и проверяем их на заполнение. Если менеджер решил завершить задачу, не заполнив все реквизиты, с помощью цикла мы поставим новую задачу. Процесс работает до тех пор, пока данные не будут заполнены сотрудником.
2.БП на генерацию договора.


Скриншот 13. – БП «Генерация договора»

БП проверяет какой тип договора указал менеджер в сделке, и генерирует документы по настроенному шаблону. После чего ставит задачу ответственному на проверку сформированного документа.
3.БП для контроля менеджера и постановки задач логисту на отгрузку товара

Скриншот 14. – БП «Отгрузка товара»

БП начинается с того, что мы проверяем способ передачи документов и ставим соответствующую задачу менеджеру – весь процесс контролирует директор. Далее проверяем, кто забирает заказ, и , в зависимости от способа передачи документов, сотруднику будет назначена задача по отгрузке заказа клиенту.
Шаг 7. Обучение работе с основными инструментами системы и работе с мобильным приложением Битрикс24 
Обучение по работе с основными модулями Битрикс24 проводилось в онлайн-формате под запись. Записи обучений были загружены на Общий диск компании и будут полезны для изучения новыми сотрудниками. 

Работа с решением, достигнутые результаты
Благодаря внедрению Битрикс24 удалось наладить взаимодействие сотрудников и перенести коммуникацию с клиентами в одно пространство, а также внедрить новый инструмент для эффективной работы с поручениями и заданиями в компании – руководителям и сотрудникам стало проще визуализировать планы на день и контролировать выполнение дел.
Внедрение модуля CRM. Битрикс24 позволило сотрудникам компании легко ориентироваться в текущих делах и процессах работы с клиентами: автоматические напоминания составят план на день, описание в задачах поможет быстро сориентироваться, что необходимо сделать, а рутинные процессы формирования документов вручную теперь не нужны – все это возможно благодаря роботам и бизнес-процессам. Они помогли структурировать весь процесс работы сотрудников, что, в свою очередь, помогло ускорению работы и повышения качества ее исполнения. Все это также подкрепляется введением функционала складского учета и каталога товаров: клиенту стало проще следить за приходом, реализацией, перемещением и списанием продукции.
Благодаря обучению, сотрудники быстрее и проще освоили основные инструменты для совместной работы в Битрикс24, а теперь самостоятельно ищут новые возможности системы.

Преимущества от внедрения
Сотрудники компании получили доступ к быстрому общению с клиентами через единую систему.
Все обращения с разных источников фиксируются в одном окне.
Благодаря рабочим группам и классификации задач сотрудникам удобно ориентироваться в планах на день/месяц, а руководителям оценивать эффективность работы менеджеров.
Шаблоны документов и их автоматическое формирование в сделках ускорило работу сотрудников.
Модуль CRM позволил руководителю лучше следить за процессом продаж и просматривать аналитику.
Автоматизация роботами по максимуму исключила «человеческий фактор» и помогла не забывать о клиентах.
Первичное обучение позволило быстро адаптироваться к системе и эффективно использовать ее возможности в работе.