ООО "СИБТРАНСМАШ"

1. Краткая информация о клиенте

ООО «СибТрансМаш» работает с 2005 года. Компания производит широкий номенклатурный ряд изделий для ремонта и обслуживания подвижного состава. Доставка запасных частей для железнодорожного транспорта — по всей России.

Представительства ООО «СибТрансМаш» расположены в Москве и Барнауле. Функция компании — обеспечить потребности вагоностроительных и ремонтных компаний в высококачественных комплектующих для подвижного состава.

На портале Битрикс24 работает около 30 сотрудников, остальные заняты на производстве.

2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?

До внедрения Битрикс24 компания не использовала автоматизацию, поэтому много времени сотрудников уходило на ручную рутинную работу: подготовка договоров, спецификаций, проверки, долгий процесс согласования на разных уровнях и ручная отправка документации контрагенту. При этом рядовые сотрудники не допускаются к изменению нормативных документов, но они могут предложить правки, это нужно делать вручную.
Перед нами была поставлена задача оптимизации работы с помощью инструментов Битрикс24: 
каждый заказ формируется в виде смарт-процесса,
в смарт-процессе у пользователя на определенных стадиях нет прав на изменение элемента, но есть право перевести смарт на стадию Доработать и оставить комментарий и файл документа (договора или спецификации) в таймлайне смарта, 
это выполняется бизнес-процессом непосредственно из карточки смарта. Обсуждение в чате, как вариант оставления комментариев, не устраивает.
Мы предложили реализовать это умным сценарием с использованием роботов.

3. Процесс внедрения, особенности проекта

Нам предстояло решить проблемы по большей части отдела продаж, так как они занимаются согласованием и подготовкой документации, но не могут править непосредственно файлы спецификации. Технических сложностей в настройке не возникло, мы провели несколько онлайн-встреч для адаптации сотрудников, показали, как правильно заполнять поля смарт-процесса, чтобы роботы срабатывали корректно Сложностей в адаптации у сотрудников не возникло. Процесс согласования стал прозрачнее как для руководства, так и для менеджеров.

4. Работа с решением. Достигнутые результаты

Активнее всего компания стала использовать смарты с настроенной автоматизацией по внесению правок в документы. Были решены задачи автоматизации ручного труда, снижения затрат на рутинную работу, а также снижения количества ошибок в документах по причине человеческого фактора. Сотрудники отдела по продажам ежедневно используют настроенный функционал, так как теперь согласование документа проводится намного быстрее и менее энергозатратно. Сотрудники активно включились в работу.

5. Преимущества от внедрения

Автоматизация активно используется в отделе продаж. Преимущества от внедрения:
-среднее время согласования договора составило 3 дня вместо 5 дней.
-время работы менеджера со смарт-процессом снизилось на 20%.
-время завершения смарт-процесса снизилось на 15%.

6. Отзыв заказчика о проделанной работе

Мы получили положительный отзыв о работе, заказчик протестировал и принял работу и теперь активно использует автоматизацию на своем портале.