Внедрение CRM «ООО Содружество»

Краткая информация о клиенте:
Компания: ООО "Содружество"
О компании: Компания занимается производством и реализацией комплексных минеральных удобрений и препаратов для сельского хозяйства. Н
Число сотрудников, работающих с Битрикс24: около 10 чел.
Город: головной офис Санкт-Петербург

Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к нам пришел клиент?
Были поставлены следующие задачи:

1. Необходимо отслеживать процесс заключения договоров, помогать менеджеру в этом процессе. Управление процессом заключения договоров.
2. Необходимо организовать контроль работы сотрудников с клиентами, обеспечение эффективного взаимодействия с постоянными клиентами.
3. Вопрос высокой трудоёмкости формирования рабочих документов взаимодействия с клиентом
4. Учет и отслеживание отгрузок и оплат.
5. Возврат сомневающихся клиентов в процесс продаж.

Процесс внедрения, особенности проекта:
Воронка лидов
Основными источниками лидов является телефония и заявки с сайта. На стадии «Поступило обращение» ответственным назначается старший менеджер. Он либо назначает ответственным менеджера по территориальному признаку, либо оставляет лид за собой.
Ответственному менеджеру необходимо оперативно выявить потребности клиента и внести данные о клиенте и его потребностях в карточку лида и конвертировать лид в сделку в воронку «Новые клиенты»
Воронка «Новые клиенты»
На стадии «Получена заявка, выявлены потребности и возражения» менеджер должен подготовить КП, отправить его клиенту и перевести сделку на стадию «Отправлено КП»  
На первой стадии менеджер связывается с клиентом, дожимает его на покупку и переводит следующую стадию. Далее офис менеджеру ставится задача Подготовить Договор / Счет/ приложение, затем, после подготовки документов и закрытия задачи, ставится задача ответственному менеджеру «Отправить договор/ Счет/ приложение клиенту» и перевести сделку на следующую стадию 
Далее происходит контроль получения оплаты и, после её получения, перевод сделки на стадию «Оплата получена». На стадии «Оплата получена» офис менеджеру ставится задача «Организовать отгрузку» и перевести сделку на стадию «Товар отгружен»
Далее если предварительная оплата не была 100% ставится задача напомнить клиенту о необходимости полной оплаты. Так же ставится задача получить закрывающие документы и перевести сделку на стадию «Успешно завершено» 
При переходе на стадию «Успешно завершено» система предлагает менеджеру заполнить обязательное поле и, после заполнения этого поля, сделка копируется в воронку «Постоянные клиенты»
Воронка «Постоянные клиенты»
В воронке «Постоянные клиенты» на первой стадии за 4 дня до наступления даты «Дата следующего контакта» менеджеру ставится задача «Связаться с клиентом».
При возникновении потребности клиента в товаре, сделка переводится на стадию «Получена заявка», далее выставляется счет и, после его оплаты, отгружается товар, то есть работа в воронке производится по логике воронки «Новые клиенты» за исключением заключения договора (который уже есть).
После завершения сделки переводом на стадию «Успешно завершено» (с заполнением обязательного поля «Дата следующего контакта» сделка копируется на стадию «База клиентов» и процесс продолжается по описанному циклу.
Воронка «Догрев
В воронку «Догрев» сделка попадает в случае, если клиент пока не готов к покупке, но и не отказался окончательно. В этой воронке менеджер, работая с клиентом и приводя ему новые аргументы дожимает его к покупке. При успешном проведении переговоров сделка копируется в воронку «Новые клиенты» и в ней производятся действия по описанной ранее логике.  
Особенности проекта:
Работа с клиентами производится с учетом сезонности сельскохозяйственных работ, учитывая региональные условия. В связи с первой особенностью возникает вторая - территориальная рассредоточенность отдела продаж. Технически сложная настройка создания документов (генерация) при большом количестве вариантов входящей информации

Работа с решением. Достигнутые результаты:
В первую очередь мы решали проблемы отдела продаж. 
Для формирования рабочих документов взаимодействия с клиентом (КП, Договор, Счет, Спецификация) был создан комплекс расчетных полей и бизнес-процесс расчета данных и подставления полученных результатов в генерируемые документы. Работа над документами производится в течение всего процесса привлечения клиента к сотрудничеству, подготовки и заключении договоров, выставлении и контроле оплаты счетов. 
Одной из сложностей работы компании в Битрикс24 является территориальная рассредоточенность отдела продаж. В этих условиях вызывает трудности контроль работы сотрудников в работе с клиентами. 
Для преодоления этих трудностей клиенту было реализовано в настройках системы решение «Посещение клиента»  
На базе смарт-процессов (в цифровых рабочих местах) была выстроена система контроля и анализа посещения клиентов сотрудниками Смарт процесс «Посещение клиента».
Элемент Смарт процесса для первого посещения создаётся вручную инициативно. 
Дальнейшие посещения создаются при автоматическом создании задачи сотруднику, ранее посещавшему клиента. Срок постановки задачи сотрудник устанавливает сам при завершении или отмене посещения. Это реализовано предложением заполнить обязательное поля «Дата следующего посещения» при переходе на завершающую стадию СП и, далее, автоматическим созданием задачи в соответствующую дату.
Во время посещения сотрудник должен прикрепить фотографии, подтверждающие посещение. Фотографии делаются непосредственно из мобильного приложения Битрикс24 и здесь же в карточке заполняются другие обязательные поля
Функциональность CRM активно используется для управления клиентскими отношениями и отслеживания платежей. Задачи по управлению процессом заключения договоров и согласования заявок успешно решаются.

Преимущества от внедрения:

• Рациональное использование рабочего времени сотрудниками.
• Улучшение текущей работы по регулярному взаимодействию с клиентами. Улучшение коммуникации и взаимодействия с постоянными клиентами.
• Ускорение процесса заключения договоров.
• Улучшение учета и отслеживания отгрузок и оплат.
• Сохранение и пополнение клиентской базы и истории общения с клиентами.
• Возможность углубленного анализа и оптимизации Бизнес-процессов компании.
• Повышение мотивации и эффективности работы сотрудников.
• Скорость принятия решений в отделе продаж заметно сократилась, стало удобнее обсуждать вопросы и принимать решения

Отзыв заказчика о проделанной работе:
Мы довольны результатами внедрения Битрикс24. Система помогла нам улучшить управление клиентскими отношениями, взаимодействие с клиентами и эффективность работы менеджеров отдела продаж. Спасибо команде за профессионализм и качественное внедрение!