Внедрение CRM автоматизация документооборота для производственной компании
Краткая информация о клиенте
Проект «Скандинавия» — это производство Садовых беседок с комплексным оснащением (барбекю, мангалы, мягкие окна, садовая мебель). В организации есть свой производственный цех и отдел продаж. Битрикс24 внедрялся командой «Бот в помощь» с нуля, ранее никакими CRM сотрудники не пользовались, учет и сопровождение продаж, производственной фазы велись вручную.
Необходимость внедрения Битрикс24
Основная проблема, с которой руководство проекта «Скандинавия» обратилось в нашу компанию, заключалась в том, что с началом сезона фиксируется множество входящих заявок, которые терялись, не отрабатывались до конца из-за отсутствия системы учета и сопровождения.
С какими задачами к нам пришел клиент
Команде «Бот в помощь» предстояло автоматизировать:
-
Отдел продаж
Внедрить функционал, который поможет фиксировать каждую входящую заявку до момента оплаты заказа, а также анализировать рекламные источники.
-
Сопровождение производства
Настроить работу по контролю за выполнением заказов и полнотой их комплектации.
-
Документооборот с клиентом.
Первый этап работы с новым клиентом — изучение запросов клиента, анализ бизнес-процессов в его компании. На основании полученной информации первоначально были разработаны и внедрены 2 воронки:
-
Продажи;
-
Выполнение.
Впоследствии, после перевода клиента с архивного тарифа на тариф «Базовый», функционал работы с лидами стал недоступен, поэтому в сделках добавили еще одну лидовую воронку.
Для упрощения коммуникации с клиентами подключили мессенджер WhatsApp (через сервис ChatApp). С его помощью на разных этапах воронок покупателям отправляются соответствующие сообщения, например:
-
за 3 дня до готовности отправляется напоминание;
-
перед назначенной встречей, отправляется адрес и время ее проведения;
-
после завершения проекта — сообщение с просьбой оценить сотрудничество: просьба оставить отзыв и ссылка на раздел с отзывами на сайте.
Работа с решением, достигнутые результаты со стороны клиента
Сотрудники компании «Скандинавия» быстро влились в рабочий процесс Битрикс24. Подробнее рассмотрим, как строится работа в новых воронках.
Лиды
Сюда попадают входящие заявки, происходит квалификация клиентов. Теперь ни один клиент не останется без внимания даже в самый горячий сезон, потому что каждое обращение из любого источника лидогенерации фиксируется на этапе «Не обработан». Все обработанные отделом продаж заявки переходят на этап квалификации. В следующую воронку «Продажи» отсюда попадут только качественные целевые заявки.
Продажи
Здесь заявка находится до момента оплаты заказа покупателем продукции. В воронке учтены особенности работы с клиентами в компании. Например, созданы отдельные этапы:
-
«Длительное ожидание» для тех покупателей, которые сделали заказ на перспективу;
-
«Дожать клиента», где находятся сомневающиеся лиды, которые не могут решиться на покупку.
Для своевременного выполнения задач ответственным сотрудникам на разных этапах автоматически приходят уведомления: о заявке, о назначении встречи и др.
Выполнение
Воронка создана для контроля за процессом производства, за полнотой комплектации заказов. Для этого настроен ряд задач для ответственных сотрудников. На финальных этапах здесь автоматически формируются и отправляются клиентам документы: акты, счета на оплату. Также ответственным лицам приходят уведомления, например, о готовности продукции.
С помощью Битрикс24 компания достигла следующих результатов:
-
Сократились потери входящих заявок за счет контроля за заказами на всех этапах.
-
Значительно сократились трудозатраты менеджеров благодаря автоматизации документооборота.
-
Усовершенствование процесса производства за счет внедрения системы контроля на всех его этапах.
-
Повышение лояльности клиентов в результате внедрения сервиса ChatApp, быстрых ответов на входящие сообщения и своевременных напоминаний о важных событиях.
-
Экономия трудозатрат и повышение качества работы сотрудников за счет внедренных автоматизаций. Теперь не нужно совершать лишние действия по самым частым сценариям работы.
-
Нет потерь информации при переходе клиента с одного этапа процесса на другой.
Преимущества от внедрения
- Выручка увеличилась на 150 - 300 тыс. руб. в месяц
- Высвободилось около 7 часов рабочего времени в неделю. Это практически полный рабочий день!
Отзыв заказчика о проделанной работе
После того, как все работы были завершены, наш менеджер по сервису запросил обратную связь от заказчика.
В целом заказчики довольны сотрудничеством. Их порадовала скорость работы, которая никак не повлияла на ее качество. Менеджеры компании получили в работу отличный инструмент, который освобождает значительное количество рабочего времени. И это время можно направить на работу по развитию компании, а не на выматывающие рутину и лишние движения.
