Внедрение Битрикс24 в компанию Нитроген
1. Краткая информация о клиенте
Компания «Нитроген» состоит из 20 человек и ведет деятельность в сфере производства оборудования для сельского хозяйства. Основной офис компании находится в г. Барнаул.
2.Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?
Главная задача клиента, которую он хотел решить с помощью Битрикс24 – описать основные бизнес-процессы компании, настроить воронку сделок, подключить источники заявок и автоматизировать общение с клиентом, чтобы систематизировать и ускорить обработку заявок.
3. Процесс внедрения, особенности проекта
Было проведено интервью клиента, составлена блок-схема процессов первичной обработки заявки (работа с лидом) и процесс ведения заказа от продажи до завершения производства.
Проведенные настройки:
· оформлена воронка лидов, сделок
· настроена автоматизация на воронках (роботы, триггеры и бизнес-процессы)
· подключены открытые линии
· интегрированы сайты для передачи заявок в Битрикс24
1. Воронки
Воронка лидов: новые заявки попадают в статус «Не обработан». Далее менеджер работает с заявкой на стадии «Взят в работу». После квалификации лид попадает в статус «Не целевой»/ «Спам» или квалифицируется в сделку+компанию+контакт.
Воронка «Общее»: воронка охватывает процесс продажи и производства одновременно. Включает в себя следующие стадии: Новая, КП отправлено, Подготовка договора, Счет выставлен, Запущено в производство, Готово к отгрузке, Отгружено, Монтаж начат, Монтаж завершен, Проект закрыт, Сделка успешна.
Стадии Монтаж начат и Монтаж завершен можно пропускать, так как монтаж нужен не для каждого заказа. Если эти стадии попускаются, то необходимо пройти стадию Проект закрыт для сбора закрывающих документов. В случае необходимости монтажа закрывающие документы собираются на стадии Монтаж завершен, Проект закрыт опускается.
2.Роботизация
Лиды: с помощью робота назначается ответственный менеджер – равномерно согласно очереди.
Для заявок, полученных с сайта компании, настроен бизнес-процесс авто отправки писем клиенту. В зависимости от типа обращения (их около 20) отправляется определенный шаблон с необходимым набором документов (общий прайс, прайс определенного продукта и т.д.).
Затем срабатывает триггер переноса лида при отправке сообщения.
На статусе «В работе» менеджер получает задание «Связаться с клиентом».
Сделки: на стадии «Новая» менеджеру автоматически ставится задача «Отправить КП». После выполнения задачи или отправки сообщения триггер переносит сделку на стадию «КП отправлено».
После того, как КП отправлено, менеджер получает справочное сообщение по дальнейшим шагам. Через 7 дней приходит напоминание о сделке.
На стадии «Подготовка договора» аккаунт-менеджер предварительно вводит данные по монтажу. В зависимости от выбранных вариантов, аккаунт-менеджер получает задачу составить и подписать договор, а бухгалтер – составить и отправить счет. После выполнения задач сделка автоматически передвигается на стадию «Счет выставлен».
На стадии «Счет выставлен» бухгалтер выполняет задачу проконтролировать оплату, после ее завершения сделка автоматически передвигается на стадию «Запущено в производство».
Как только сделка запущена в производство, автоматически создается группа (проект), аккаунт менеджеру ставится задача составить чек-лист для производства, снабжению ставится задача на закуп, если требуется монтаж и проект монтажа, дополнительно ставятся задачи ответственному за производство и монтажнику.
После завершения основной задачи на производство для аккаунта менеджера сделка автоматически меняет стадию на «Готово к отгрузке».
На стадии «Готово к отгрузке» аккаунт-менеджер и бухгалтер одновременно получают задачи собрать определенные пакеты документов для отгрузки. После завершения двух задач сделка перемещается на стадию «Отгружено».
На стадии «Отгружено» бухгалтер выставляет счет на остаток. Далее, если требуется монтаж, сделку вручную переводят на стадию монтаж начат и монтаж завершен соответственно.
Если монтаж не нужен, сделку переводят на стадию «Проект завершен». На этой стадии аккаунт менеджер собирает закрывающие документы. Далее сделка завершается.
3.Интеграции
С помощью приложения из Маркета была подключена и настроена интеграция с сайтами на Тильде. Все заявки, оставляемые клиентами на сайте (форма консультации, запрос прайса и т.д.), автоматически попадают в Битрикс24 как лиды для дальнейшей обработки менеджерами.
Открытые линии: для обработки заявок из соцсетей и мессенджеров были подключены следующие каналы – Инстаграм, Вк, Одноклассники, Фейсбук и Телеграмм.
4. Работа с решением. Достигнутые результаты
Активнее всего сотрудники компании используют раздел «CRM» и «Задачи и проекты».
С помощью CRM менеджеры решают задачу ведения клиентов; стадии сделок позволяют легко сориентироваться, какие дальнейшие шаги в работе с клиентом нужно предпринять.
Руководители всегда могут посмотреть, как ведется работа по подготовке договора или производству и отследить базовую аналитику по воронкам для контроля работы менеджеров.
С помощью календаря и задач сотрудники планируют свой рабочий день и управлять занятостью, оперативно получать информацию о новых задачах и отчитываться менеджерам о проделанной работе.
5. Преимущества от внедрения
К измеримым преимуществам от внедрения можно отнести сокращение времени обработки и распределения заявок с сайта и мессенджеров. Благодаря настройке очереди ответственных за каналы обращений менеджеры получают равное количество заявок.
Также руководителями и менеджерами тратится меньше времени на подсчет количества выполненных вовремя задач и завершенных сделок для ведения аналитики и расчета KPI.
Клиент выделил следующие нематериальные выгоды от использования Битрикс24: благодаря работе над общим проектом внедрения системы повысилась мотивация сотрудников к улучшению качества работы и ее систематизации.
6. Отзыв клиента
Клиент оставил следующий отзыв: работа с компанией 21 Век над нашим проектом прошла плодотворно. Особенно благодарны за проведение офлайн обучения для сотрудников нашей компании. Далее будем сотрудничать в рамках техподдержки для совершенствования настроенной системы.
