Центр репатриации "ШАЛОМ"
Кейс внедрения Битрикс24 для Центра репатриации «Шалом»
1. Краткая информация о компании
Также сотрудники Центра репатриации оказывают помощь в подтверждении еврейских корней (поиск в архивах, сдача тестов ДНК), прохождении консульских проверок, получении биометрических документов.
У компании два офиса – в Москве и Нетании (Израиль). Численность персонала – около 20 человек.
2. Необходимость внедрения Битрикс24
С учетом географической распределенности команды и наличия в штате удаленных сотрудников требовалась единая система для управления всеми бизнес-процессами, отслеживания и контроля работы персонала.
С помощью внедрения Битрикс24 планировалось решение следующих задач:
-
автоматизация и повышение эффективности взаимодействия с клиентами: фиксация информации по всем клиентам, отслеживание их статуса, запись звонков, организация хранения базы данных;
-
интеграция с сайтом: подключение всех форм и анкет, фиксация обращений из мессенджеров и электронной почты;
-
организация более эффективного взаимодействия внутри команды (постановка и отслеживание задач, контроль рабочего времени).
3. Процесс внедрения и особенности проекта
Развертывание системы проходило по стандартной процедуре:
-
диагностика (интервьюирование клиента, выявление проблемных зон, определение задач, которые требовалось решить);
-
сбор подробной информации о бизнес-процессах компании, функциональных обязанностях сотрудников, особенностях клиентов и их запросов;
-
разработка проекта и его согласование;
-
внедрение.
Выполнена интеграция с сайтом, благодаря чему создание «лида» стало автоматическим, а в CRM-системе отображаются и фиксируются все действия клиентов на сайте.
Настроена интеграция с облачной АТС «МТТ-Бизнес», что упростило процесс общения с клиентами, а также обеспечило запись и хранение всех входящих/исходящих вызовов.
Также была внедрена система сквозной аналитики, применение, которое позволило отслеживать источники заявок (входящих обращений) и анализировать эффективность используемых рекламных каналов.
4. Применение решений Битрикс24 на практике
Использование «Проектов» в модуле «Задачи и проекты» позволило организовать коммуникацию с внешними подрядчиками (экстранет-пользователями) по задачам, которые не касаются основной деятельности Центра (подготовка контента для информационных каналов, ведение социальных сетей и др.).
Повысилась эффективность взаимодействия внутри команды: теперь руководство видит, какие задачи решает каждый специалист и сколько у него на это уходит времени. Сотрудники тоже видят свой объем задач, их срочность, что помогает им более грамотно распределять свой рабочий график.
За счет внедрения Битрикс24 все удаленные специалисты получили доступ к единой базе данных и ко всей информации по клиентам. Они могут ставить задачи и принимать задания от других сотрудников.
5. Преимущества от внедрения
Сотрудники в свою очередь получили простые и эффективные решения для организации взаимодействия с клиентами, могут оперативно реагировать на их запросы, отслеживать их статусы. Также менеджеры четко знают, какие задачи и в какие сроки они должны закрыть, что повысило их уровень ответственности и одновременно мотивацию труда.
