СоцМедиаМаркетинг

Внедрение Битрикс24 для компании «СоцМедиаМаркетинг»

Краткая информация о клиенте
Компания «СоцМедиаМаркетинг» обратилась к нам за помощью с работой над воронками продаж и базами данных. 
«СоцМедиаМаркетинг» — успешное коммуникационно-консалтинговое агентство со специализацией по направлениям SMM, ORM и SERM для строительных компаний Москвы и регионов. На момент обращения к нам в агентстве работало более 160 сотрудников и представителей в Санкт-Петербурге, Саратове, Воронеже, Ростове-на-Дону, Борисоглебске и других городах. 

Необходимость внедрения Битрикс24
Все рабочие процессы в компании были уже некоторым образом систематизированы, но, как известно, нет предела совершенству. Тем более, что существующей системе ощутимо не хватало структурности и цельности, по запросу самих сотрудников и руководства. 
Актуальная CRM была недостаточно комфортной и интуитивной в использовании, не выстроенной в единую систему, имела ограниченное количество функций и существенно тормозила выполнение задач. Поэтому, чтобы сделать рабочие процессы максимально эффективными, было принято решение перевести их в новый формат. За этим «СоцМедиаМаркетинг» к нам и обратились, выбрав нас в качестве подрядчиков. Почему именно нас? По словам заказчиков, в нашу пользу сыграли положительные отзывы клиентов и успешные кейсы аналогичной фактуры. 
После анализа доступных вариантов, выбор пал именно на Bitrix24 в качестве новой CRM. Основным аргументом стало то, что это хорошо отлаженная многофункциональная система, которая, ко всему прочему, хорошо интегрируется с сервисом «1С Бухгалтерия». Как мы справились с поставленной задачей — читайте далее. 

Процесс внедрения, особенности проекта
В первую очередь изменения были необходимы для оптимизации работы отдела продаж. Поэтому вот, на что мы обратили внимание при определении ключевых задач в этом кейсе:

• нужно создать структурированную базу данных;
• понадобится продуманная система построения и отслеживания сделок;
• необходима цельная и систематизированная клиентская база.

Поскольку агентство давно и успешно работает на рынке, схема сделок и взаимодействий с клиентами была отработана и ясна. Основная задача заключалась в том, чтобы минимизировать потерю сделок и пропуск событий в каждом коммуникационном кейсе с клиентом. Иными словами, нужна была тщательно спланированная и отслеживаемая системность, с которой отделу продаж было бы комфортно работать.
Одной из особенностей проекта стало то, что в компании использовалась коробочная версия Битрикс24, приложение написано на rest api, но не публиковалось в маркет. Благодаря такому подходу, теперь мы можем быстро его масштабировать и дорабатывать.
Настройка системы была довольно понятной и сложностей не вызвала — адаптировать её под задачи разных департаментов не составило труда. Для ознакомления сотрудников с новой системой были написаны регламенты, а также проводились обучающие видеопрезентации.
Топ-менеджмент компании активно использует возможности облачной версии программы: именно там хранятся все административные файлы.

Работа с решением. Достигнутые результаты
В рамках поставленных задач наши разработчики:

• настроили воронку продаж (даже две: одну для новых клиентов, одну — для текущих). Их отличает разная структура этапов;
• настроили автоматизацию работы с базой данных.

Для воронок были настроены стадии (от 8 до 10 для каждой), заведены поля и запущены роботы для выполнения сопутствующих задач (отправка писем и сообщений, подсчёт данных, настройка уведомлений при простое сделки и прочие мелкие функции в рамках бизнес-процесса). 
Две воронки помогли сделать работу более комфортной в первую очередь для сотрудников, поскольку с помощью двух воронок гораздо удобнее контролировать все процессы и минимизировать риски что-то упустить. 
Как это работает: 
Первая воронка — этап получения первичной информации о клиенте. Она начинается с момента первого взаимодействия и продолжается вплоть до проведения переговоров. Если переговоры по какой-то причине заканчиваются отказом клиента, компания получает полный анамнез с подробными данными по каждому взаимодействию. Это позволяет отследить потенциальные ошибки и не допустить отказов по той же причине в дальнейших сделках;
В случае успеха, после удачных переговоров сделка из первой воронки автоматически перемещается во вторую (работа с текущими клиентами). При этом клиент автоматически попадает в зону контроля кей-менеджера, который отслеживает качество работы с этим клиентом в течение 3 месяцев. Это также позволяет детально проанализировать успешный кейс и применять доказавшие свою эффективность практики в дальнейшем.
Помимо самих воронок, была настроена также синхронизация с почтой для общения с клиентами и телефония с опцией записи звонков для каждой клиентской карточки. А ещё было написано приложение для работы с проектами по системе OKR (определение целей и отслеживание результатов). В процессе ведения кейса приложение было переписано с важным дополнением: были внедрены недельные планы задач для более подробной аналитики.

Преимущества от внедрения
Внедрение двух отслеживаемых воронок продаж с чёткими поэтапными схемами позволило оптимизировать работу менеджеров по максимуму. Информация по каждой сделке теперь тщательно отслеживается и анализируется. Благодаря этому компания не рискует бесследно потерять клиента или упустить важную информацию по сделке. 
После внедрения новой системы менеджер отдела продаж может видеть всю историю коммуникации с каждым клиентом. Сохраняется информация по контактам на всех этапах, включая переписки и телефонные звонки. 
Также рабочий процесс стал быстрее и проще благодаря оптимизации с помощью наглядных стадий в канбане и использованию роботов-помощников для выполнения мелких подзадач. 

Отзыв заказчика о проделанной работе
"Иногда успешный опыт работы на рынке не означает, что компании не нужно ничего менять. Именно понимание того, как важно не останавливаться на достигнутом, отличает по-настоящему внимательные к своему успеху бренды. В нашем случае получилось именно так: лучшее оказалось другом хорошего и помогло сделать рабочие процессы ещё эффективнее. 
Работать без налаженной системности было возможно, но очень тяжело. И мы благодарны команде разработчиков за помощь в том, чтобы облегчить труд специалистов и добиться крутых результатов. Это стало возможно, в том числе, с помощью устранения хаоса и организации порядка. 
В результате работ были выполнены все поставленные задачи: организованы и настроены две воронки продаж, настроена автоматизация базы данных и синхронизация с почтой, а также телефония, было написано и дополнено недельными планами приложение для работы с проектами по системе OKR.
Выражаем искреннюю благодарность за продуктивное сотрудничество и рекомендуем исполнителя, как ответственного и надёжного подрядчика, а Bitrix24, как удобную и эффективную CRM-систему."